Beschaffung von Projektmanagement- und Prozesssteuerungsleistungen im Rahmen einer Zusammenführung der städtischen Wohnungsbaugesellschaften

Hauptort der Ausführung: Landeshauptstadt München Körperschaft des öffentlichen Rechts Blumenstraße 31 80331 München

Mit Beschluss der Vollversammlung vom 09.06.2021 (Sitzungsvorlage Nr. 20-26 / V 03182 - abrufbar über das RIS (RatsInformationsSystem München)) hat der Stadtrat der Landeshauptstadt München die Vorbereitung der Zusammenführung der beiden großen städtischen Wohnungsgesellschaften GEWOFAG Holding GmbH ("GEWOFAG") und GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München GmbH ("GWG München") mit ihren jeweiligen Beteiligungsunternehmen (zusammen "Gesellschaften") beschlossen. Hierbei ist es das Ziel, durch eine organisatorische Zusammenführung beider Wohnungsbaukonzerne und ihrer Aufgaben in Wohnungsbau und Wohnungsbewirtschaftung langfristig die wirtschaftliche, zweckmäßige und effiziente Erfüllung der Gesellschaftszwecke zu garantieren, Synergien zu heben, Kosten einzusparen und die Umsetzung der notwendigen Energie- und Klimastandards sowie die Schaffung von mehr bezahlbarem Wohnraum in städtischer Hand zu beschleunigen. Betriebsbedingte Kündigungen und Änderungskündigungen im Zusammenhang mit der Zusammenführung der Gesellschaften sind auszuschließen.

Mit Beschluss der Vollversammlung vom 15.12.2021 (Sitzungsvorlage Nr. 20-26 / V 05110 - abrufbar über das RIS) fasste der Stadtrat der Landeshauptstadt München eine Entscheidung über die vorgesehene Steuerung und Organisation des weiteren Zusammenführungsprozesses.

Gemäß dem Stadtratsbeschluss vom 15.12.2021 beauftragt die Landeshauptstadt München ("Auftraggeberin") eine unabhängige und neutrale externe Beratung ("Auftragnehmer") mit der Prozesssteuerung und dem Projektmanagement der weiteren erforderlichen und soweit vom Stadtrat im weiteren Projektverlauf beschlossenen Schritte im Zusammenführungsprozess. Die Beauftragung umfasst gemäß dem Stadtratsbeschluss hierbei insbesondere die Übernahme des fachlichen und organisatorischen Projektmanagements für die Auftraggeberin, deren strategische Beratung und das Risk-Management sowie die Koordination aller erforderlichen und soweit vom Stadtrat beschlossenen Zusammenführungsprozesse.

Für weitergehende Ausführungen wird verwiesen auf die "Vertragsunterlagen", die aus der Leistungsbeschreibung und aus den Vertragsbedingungen bestehen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y1AR2L3

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Hauptort der Ausführung: Landeshauptstadt München Körperschaft des öffentlichen Rechts Blumenstraße 31 80331 München

Mit Beschluss der Vollversammlung vom 09.06.2021 [abrufbar über das RIS (RatsInformationsSystem München)] hat der Stadtrat der Landeshauptstadt München die Vorbereitung der Zusammenführung der beiden großen städtischen Wohnungsgesellschaften GEWOFAG Holding GmbH ("GEWOFAG") und GWG Städtische Wohnungsgesellschaft München GmbH ("GWG München") mit ihren jeweiligen Beteiligungsunternehmen beschlossen. Im Rahmen des Beschlusses vom 21.12.2022 (abrufbar über das RIS) wurden die anstehenden maßgeblichen Meilensteine für den weiteren Zusammenführungsprozess beschlossen, wobei auch die rechtliche Zusammenführung zum 01.01.2024 bestimmt wurde. Durch die Auftragserweiterung wird der Gesamtcharakter dieses Auftrags nicht verändert. Die Beschreibung der Beschaffung ändert sich mit der Erweiterung des Vertragsgegenstandes durch die Aufnahme der Durchführung eines Seminars für die Aufsichtsräte der Gesellschaften zur Zusammenführung der Wohnungsbaugesellschaften, dem Standortkonzept des zukünftigen gemeinsamen Wohnungsunternehmens sowie der Hinzunahme des Change-Managements und der Change Communication nur geringfügig. Es wird weiterhin das übergreifende Ziel verfolgt, durch eine organisatorische Zusammenführung beider Wohnungsbaukonzerne und ihrer Aufgaben in Wohnungsbau und Wohnungsbewirtschaftung langfristig die wirtschaftliche, zweckmäßige und effiziente Erfüllung der Gesellschaftszwecke zu garantieren, Synergien zu heben, Kosten einzusparen und die Umsetzung der notwendigen Energie- und Klimastandards sowie die Schaffung von mehr bezahlbarem Wohnraum in städtischer Hand zu beschleunigen. Die gemäß dem Stadtratsbeschluss vom 15.12.2021 (abrufbar über das RIS) insbesondere beauftragte Übernahme des fachlichen und organisatorischen Projektmanagements für die Auftraggeberin, deren strategische Beratung und das Risk-Management sowie die Koordination aller erforderlichen Zusammenführungsprozesse gilt unvermindert fort.

In Vorbereitung auf die künftig zusammengeführte Wohnungsbaugesellschaft wurde bereits von der Auftragnehmerin ein Change-Prozess angestoßen, damit die Münchner Wohnen zum 01.01.2024 als starkes und zuverlässiges Unternehmen hervorgehen kann. Es bedarf darüber hinaus noch zusätzliche Hilfestellungen hinsichtlich des Change-Managements sowie der Change Communication durch die Auftragnehmerin. Eine effektive Steuerung und transparente Kommunikation sind entscheidend, um die Akzeptanz und das Engagement der Belegschaft sowie den weiteren Akteur*innen der Gesellschaften während des Veränderungsprozesses sicherzustellen. Zur Einhaltung des Zeitplans ist es ferner notwendig, dass die Change Communication einen Informationsfluss zur Auftraggeberin und den weiteren städtischen Beteiligten pflegt, um ein besseres Verständnis für die Veränderung zu ermöglichen.

Ferner ist eine zusätzliche Unterstützung in Form eines Seminars, das die Rolle des Gremiums insgesamt sowie die des einzelnen Aufsichtsratsmitglieds im Rahmen des Zusammenführungsprozesses beleuchten soll, nötig geworden.

Darüber hinaus wird die Erarbeitung eines Standortskonzepts erforderlich, welches eng mit dem PMO in Verbindung steht. Bei der Standortanalyse spielt die Auftraggeberin als Gesellschafterin eine wichtige Rolle, objektiv bestmöglich Entscheidungen in Bezug auf den zukünftig gemeinsamen Standort im Interesse der Gesellschaften zu treffen. Aufgrund strategischer Überlegungen und der Overheadfunktion der LHM hat sie insbesondere sicherzustellen, dass die Gesellschaften gleichrangig zur Entscheidung eines gemeinsamen Standorts beitragen. Zusätzlich wurde erst im Rahmen des Stadtratsbeschlusses vom 21.12.2022 das Ziel festgesetzt, die rechtliche Zusammenführung zum 01.01.2024 zu vollziehen, um schneller Synergiepotenziale realisieren zu können sowie die Motivation der Day-One-Teams / Querschnittsprojektteams aufrechtzuerhalten. Dadurch ging ein hoher Zeitdruck für die Day-One-Teams / Querschnittsprojektteams einher, die die Vorbereitung des Tag 1 neben dem Tagesgeschäft gewährleisten müssen. Der vorgezogene Tag 1 ist kurzfristig nur durch erhöhten Kapital- sowie Personalbedarf möglich, da die vollständige Zusammenführung nur mit externer Unterstützung gewährleistet werden kann. Ferner benötigte die Erstellung der Meilensteinplanung zusätzliche Termine, die für die Auftragnehmerin nochmals zusätzlichen Arbeitsaufwand verursachte. Dies ist maßgeblich auf die hohe Komplexität des Verfahrens zurückzuführen, um die Meilensteine sowie die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teams identifizieren zu können. Im Rahmen des aktuell laufenden Zusammenführungsprozesses ist durch eine Fülle an neu aufgetretenen Fragen betreffend die gesellschaftsrechtliche Struktur der zusammengeführten Wohnungsbaugesellschaft, welche eng mit dem Projektmanagement und der Prozessteuerung (PMO) zusammenhängt, eine Verzögerung entstanden, die zu einem erhöhten Arbeitsaufkommen des Projektmanagements führte. Nicht zuletzt verursachten die Entwicklungen im Hinblick auf die Geschäftsführungen der Gesellschaften, die von zwei Geschäftsführer*innen zu jeweils einer*m führten, zusätzlichen Arbeitsaufwand im Projektmanagement. Darüber hinaus entsteht ein erhöhter Beratungs- und Projektsteuerungsbedarf wegen des Wechsels in der Leitung des PMO der Kooperationsleitung. Aufgrund der Änderung in der Geschäftsleitung sind Verzögerungen durch die Neudefinition von Verantwortlichkeiten entstanden, weswegen hiermit aufgetretene Unklarheiten im Prozess nochmal aufgearbeitet werden mussten. Die Verzögerungen wirkten sich schließlich auch auf die PMO seitens der Auftragnehmerin (AN) aus. Diese sammelt und fasst alle Ergebnisse der am Zusammenführungsprozess beteiligten Einheiten zusammen sowie legt diese der 3. Bürgermeisterin zur Entscheidung einschließlich Beratung vor. Ferner nimmt sie alle organisatorischen Aufgaben wahr. Dadurch kam es zu einem verstärkten Kommunikations- und Berichterstattungsbedarf.

Die derzeitige AN ist umfassende Wissensträgerin bzgl. des laufenden PMO. Ein AN-Wechsel wäre wegen der nötigen Einarbeitung eine(s)*r neuen AN mit beträchtlichen Zusatzkosten verbunden. Auch zeitlich könnte keine ordnungsgemäße Durchführung des laufenden PMO gewährleistet werden, insbesondere hinsichtlich der angestrebten rechtlichen Zusammenführung der Gesellschaften zum 01.01.2024. Der übermäßig hohe Arbeitsaufwand der AN wegen der Vielzahl an Fragen, hätte von der Auftraggeberin im Rahmen ihrer Sorgfaltspflicht auch bei einer nach vernünftigem Ermessen sorgfältigen Vorbereitung der ursprünglichen Zuschlagserteilung durch sie unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Mittel, der Art und Merkmale des spezifischen Projekts, der bewährten Praxis im betreffenden Bereich und der Notwendigkeit, ein angemessenes Verhältnis zwischen den bei der Vorbereitung der Zuschlagserteilung eingesetzten Ressourcen und dem absehbaren Nutzen zu gewährleisten, nicht vorhergesehen werden können.