Software für das Konferenz- und Institutsmanagement (KIMa 2021)

Das MPI-PKS hat Bedarf an einer Softwarelösung für das Management der wissenschaftlichen Konferenzen sowie weiterer Institutsabläufe, insbesondere: Bewerber-Management: Wissenschaftler können sich weltweit auf ausgeschriebene Stellen am Institut bewerben. Das System generiert dabei die Online-Bewerbungsformulare und ermöglicht eine Speicherung und Weiterverarbeitung der Bewerbungsdaten und Unterlagen. Erfolgreiche Bewerbungen können direkt in einen Mitarbeiterdatensatz umgewandelt werden. (s. nächster Punkt) Beschäftigten-Management: Relevante Informationen wie z.B. Zeitraum der Beschäftigung, Büronummer, Tel.-Durchwahl und Zugehörigkeit zu einer Forschungsgruppe werden gespeichert. Für beide Bereiche gibt es umfangreiche Suchfunktionen Konferenz-Management-System: Bewerbung für die Durchführung von Workshops und für die Workshop-Teilnahme. Das System generiert die entsprechenden Online-Bewerbungsformulare und ermöglicht eine Speicherung und Weiterverarbeitung der Bewerbungsdaten. Konferenz-Ablauf-Management: Programm, Beiträge und Teilnehmerlisten können erstellt und bearbeitet werden. Mit Datenübergabe an das CMS der Homepage sowie weiteren umfangreichen Exportfunktionen. Konferenzen können in Präsenz, virtuell oder hybrid erfolgen Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, der für den Auftraggeber eine zeitgemäße und zukunftsorientierte Softwarelösung für das Management der Mitarbeiter und Konferenzen entwickelt. Diese soll die derzeit noch verwendete Lösung ersetzen.

Hauptort der Ausführung: Max-Planck-Institut für Physik komplexer Systeme Nöthnitzer Str. 38 01187 Dresden Deutschland

Der Leistungsumfang setzt sich aus den folgenden Leistungsphasen zusammen: Phase 1 Konzeptionsphase für das Pflichtenheft Der Auftragnehmer soll die bestehende Softwarelösung analysieren und ein Pflichtenheft erstellen, welches alle vorhandenen Funktionen abbildet. Zusätzlich bringt der Auftraggeber (MPI-PKS) weitere Funktionen mit ein. Dieses Pflichtenheft soll Grundlage für die Erstellung der neuen Software sein. Die Erstellung erfolgt in 3 Unter-Phasen: Grobkonzept Es werden die Hauptmodule definiert, Funktionen strukturiert und logisch miteinander verbunden. Die Navigationsstruktur und mögliche API-Schnittstellen werden geplant. Feinkonzept Inhalte der Eingabemasken sowie die Struktur der Datenbank werden geplant. Festlegung von Rechtemanagement und Nutzerrollen. Planung von notwendigen Abläufen für mögliche Anwendungsfälle. Erarbeitung eines DSGVO-konformen Löschkonzeptes. Definition aller Import und Export Schnittstellen. Pflichtenheft Erstellung des Pflichtenheftes. Darin enthalten ist eine komplette Beschreibung aller Menüpunkte, Eingabefelder und der Funktionen, Datenbankstruktur und Definition aller API-Schnittstellen. Neben den notwendigen vorhandenen Funktionen gibt es gewünschte Erweiterungen, welche im Rahmen der Analyse durch den AG an den AN kommuniziert werden. Phase 2 - Umsetzung des Konzepts gemäß Pflichtenheft - Erstellung der Individualsoftware Anhand des Pflichtenheftes soll die Software erstellt werden. Es wird ein Testsystem mit Demodaten freigeschaltet, in dem der Auftraggeber alle Funktionen prüfen kann. Fehler und Änderungswünsche werden dem Auftragnehmer mitgeteilt. Nach erfolgreichem Testbetrieb mit den Demodaten werden die bestehenden Daten der bisherigen Softwarelösung durch den Auftragnehmer in das neue System migriert. In einer 4-wöchigen Testphase im Praxisbetrieb werden weitere Fehler und Änderungswünsche durch den Auftragnehmer behoben bzw. umgesetzt. Phase 3 - Betriebsphase (Softwareservice/Support) Nach Abnahme des Systems durch den AG beginnt unmittelbar im Anschluss an die Inbetriebnahme der Softwareservice/Support mit einer Laufzeit von 60 Monaten. Nach Ablauf der 60 Monate ist eine Verlängerung des Servicevertrags unter Einhaltung der vergaberechtlichen Grundsätze geplant. Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands siehe die Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlagen. Es besteht ein Selbstausführungsgebot im Hinblick auf die kritischen Aufgaben der Leistungen Softwareentwicklung und Softwareservice/ Support. Diese müssen direkt vom Bieter selbst ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen.

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 5

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 5