Agenturleistungen Nordamerika

Nordamerika gehört zu den wichtigsten Auslandsmärkten des Berlin Tourismus. Die USA waren bis Start der Pandemie nach Großbritannien der bedeutendste Auslandsmarkt. Auch für die Zeit nach der Pandemie rechnen wir mit einer raschen Regeneration der Nachfrage. Eine Fortführung der kontinuierlichen Bearbeitung der Märkte USA und Kanada ist daher wichtig für die zukünftige Positionierung Berlins im Nordamerikanischen Markt.

Die Ausschreibung zielt auf die Findung und Verpflichtung einer geeigneten Agenturvertretung für visitBerlin in den USA und Kanada ab, die auf der Basis von definierten Leistungspaketen über einen bestimmten Zeitraum im Markt tätig ist. Hauptaufgabe ist die Erbringung von Marketing-Dienstleistungen im Medien- und PR Bereich, die auf die Zielstellung der Positionierung von Berlin und visitBerlin in Nordamerika und eine damit verbundene positive Imagebildung im Markt einzahlen. Die Agentur unterstützt die Tätigkeit von visitBerlin in Nordamerika und ist neben den zu erbringenden Basisleistungen in der Lage, weitere Tätigkeiten auszuführen, die nach einer zu vereinbarenden Gebührenordnung honoriert wird.

Der Auftragnehmer hat nicht die Aufgabe als selbständige Repräsentanz/Handelsvertretung/ Niederlassung der Auftraggeberin im Markt zu fungieren. Insbesondere wird der Auftragnehmer nicht über eine Vollmacht zur Eingehung von Rechtsgeschäften namens und in Vollmacht der Auftraggeberin verfügen.

Hauptort der Ausführung: Berlin Tourimsu & Kongress GmbH Am Karlsbad 11 10785 Berlin

Nordamerika gehört zu den wichtigsten Auslandsmärkten des Berlin Tourismus. Die USA waren bis Start der Pandemie nach Großbritannien der bedeutendste Auslandsmarkt. Auch für die Zeit nach der Pandemie rechnen wir mit einer raschen Regeneration der Nachfrage. Eine Fortführung der kontinuierlichen Bearbeitung der Märkte USA und Kanada ist daher wichtig für die zukünftige Positionierung Berlins im Nordamerikanischen Markt.

Die Ausschreibung zielt auf die Findung und Verpflichtung einer geeigneten Agenturvertretung für visitBerlin in den USA und Kanada ab, die auf der Basis von definierten Leistungspaketen über einen bestimmten Zeitraum im Markt tätig ist. Hauptaufgabe ist die Erbringung von Marketing-Dienstleistungen im Medien- und PR Bereich, die auf die Zielstellung der Positionierung von Berlin und visitBerlin in Nordamerika und eine damit verbundene positive Imagebildung im Markt einzahlen. Die Agentur unterstützt die Tätigkeit von visitBerlin in Nordamerika und ist neben den zu erbringenden Basisleistungen in der Lage, weitere Tätigkeiten auszuführen, die nach einer zu vereinbarenden Gebührenordnung honoriert wird.

Der Auftragnehmer hat nicht die Aufgabe als selbständige Repräsentanz/Handelsvertretung/ Niederlassung der Auftraggeberin im Markt zu fungieren. Insbesondere wird der Auftragnehmer nicht über eine Vollmacht zur Eingehung von Rechtsgeschäften namens und in Vollmacht der Auftraggeberin verfügen.

I Rahmenvertrag und Leistungszeitraum

visitBerlin schließt mit dem erfolgreichen Bieter einen Rahmenvertrag. Der Rahmenvertrag wird zunächst auf den Zeitraum vom 01.08.2021 bis zum 31.12.2022 abgeschlossen. visitBerlin behält sich vor, den Rahmenvertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern, längstens jedoch bis zum 31.12.2024. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens drei Monate vor Ablauf des jeweils vereinbarten Leistungszeitraums.

Im Falle einer Verlängerung des Rahmenvertrages gilt die Vergütung für den ursprünglichen Auftrag auch für die Verlängerungszeiträume als vereinbart. Allerdings erfolgt vorab ein Abgleich zum geltenden Wechselkurssatz US-Dollar/EUR (siehe § 9.6 des Rahmenvertrags).

Die Leistungsbeschreibung und das Angebot des/der erfolgreichen Bieter/s werden Bestandteil des Rahmenvertrages.

I Basisleistungen

? Für die Umsetzung der notwendigen Agenturleistungen über eine PR-Repräsentanz wird ein jährliches Grundhonorar (Teilbereich 1-4) von 40.656,00 $ zzgl. eventueller weiterer Einzelabrufe (Teilbereich 5) veranschlagt. Das Grundhonorar darf einen Maximalpreis von 42.350,00 $ nicht übersteigen.

Die Agenturleistung umfasst:

? Teilbereich 1: Ansprechbarkeit im Markt und Marketingunterstützung

? Teilbereich 2: Sales Calls/Redaktionsbesuche im Markt

? Teilbereich 3: Pitch bestimmter Themen bei US-Medien

? Teilbereich 4: Teilnehmerauswahl und Einladungsmanagement für Multiplikatorenreisen

? Teilbereich 5: weitere Einzelaufträge je nach Erfordernis

Diese Leistungen sind aus einer Hand zu erbringen. Eine Gliederung in Teillose ist angesichts der auftragsspezifischen Anforderungen nicht möglich.

Die Teilbereiche 1-4 erfordern einen Arbeitsaufwand von ca 30 Stunden pro Monat.

Soweit Einzelaufträge entsprechend des Leistungsspektrums zu erbringen sind, werden diese regelmäßig in einem jährlichen Aktionsplan dargestellt. Die Vergütung erfolgt anhand der im Preisblatt vereinbarten Preise für Einzelaufträge bzw. - soweit keine Preise benannt sind - anhand Preise vergleichbarer Leistungen. Der Aktionsplan wird regelmäßig bis zum 30.11. des Vorjahres von der Auftraggeberin in Abstimmung mit dem Auftragnehmer erstellt. Die Auftraggeberin behält sich jedoch ausdrücklich vor, den Umfang der im Aktionsplan festgelegten Einzelaufträge im laufenden Jahr zu erweitern bzw. gegebenenfalls auch zu limitieren.

Die Kommunikation mit visitBerlin erfolgt vornehmlich in deutscher Sprache.

Teilbereich 1: Ansprechbarkeit im Markt und Marketingunterstützung

? Ansprechbarkeit im Markt für Berlin-relevante Anfragen

Der Auftragnehmer bietet vor Ort den Erstkontakt für US-amerikanische und kanadische Medien sowie selbständige Journalisten, Reiseblogger und Influencer, und ggf. weiterer Multiplikatoren. Es wird vorausgesetzt, dass sich der Auftragnehmer der grundlegenden Informationen zur Destination Berlin und seiner Angebote dergestalt annimmt, dass er potenziellen Kunden eine Erstberatung (innerhalb von 72 h nach Eingang der Anfrage) erteilen kann.

Interessens- und Angebotsanfragen von Vertretern aus der Reiseindustrie oder Tagungsplanern werden unverzüglich (innerhalb von 72 h) an visitBerlin übermittelt.

Agenturanfragen, Medien- oder Journalistenanfragen sowie Anfragen von Bloggern/Influencern aus den USA oder Kanada, werden vom Auftragnehmer selbstständig bewertet (hinsichtlich Relevanz und Potenzial) und beantwortet. Der Auftragnehmer unterstützt z.B. bei der Recherche zu spezifischen Berlin-Themen, Story ideas, Informationsprüfung, Bereitstellung von Bild- und Videomaterial auf Basis des Pools der Auftraggeberin.

? Ansprechbarkeit für visitBerlin im Hinblick auf Marktgeschehen, professionelle Evaluierung von Formaten und Kontakten, etc.

? Lead Generation

Der Auftragnehmer muss zur Leistungserbringung ein Customer-Relation-Management-System (CRM) verwenden, , über welches er Kundenkontakte, insbesondere Medienkontakte (Bestandskunden/neu akquirierte Kunden: Name, Position/Jobtitel, Firmenanschrift - falls vorhanden, E-Mail-Adresse, Internetadresse, Informationen zum Unternehmen/zum Kontakt), fortlaufend für die Auftraggeberin qualifiziert und aktualisiert. Der Auftragnehmer erhält von visitBerlin nach Beauftragung eine Vorlage mit allen erforderlichen Mindestmerkmalen der Leads. Für die Datenübermittlung an die Auftraggeberin ist die Einrichtung einer Schnittstelle zu Systemen der Auftraggeberin nicht erforderlich. Die Übermittlung der Daten hat monatlich in Form von Lead Reports (als Excel-Datei) zu erfolgen.

? Erstellung von monatlichen Arbeitsberichten

Akt

Preis - Gewichtung: 40%

Voraussichtlicher Zeitplan

- Angebotsabgabe: 06.07.2021, 12:00 Uhr

- Öffnungstermin: 06.07.2021, 13:00 Uhr

- Versand Vorabinformation 14.07.2021

- Zuschlag: 30.07.2021

- Start der Umsetzung: 01.08.2021

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFRMQQ