See the notice on TED website
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Vrije Universiteit Brussel
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Raamovereenkomst Dienstreizen
Beschreibung: VUB wenst een raamovereenkomst af te sluiten voor de organisatie van zakenreizen. De opdracht bestaat uit: - bestellen van vliegtuigtickets point to point via een online tool - bestellen van vliegtuigtickets voor complexe reizen via offline modus - mogelijkheid tot bestellen van hotelovernachtingen, wagens, treintickets al dan niet in online of offline modus Op dit ogenblik boekt VUB +/- 50% van zijn reizen online en +/-50% offline. Het is de bedoeling om het online gedeelte nog verder te doen toenemen. Wij zijn op zoek naar een reisagent die erkend is als officiële SAP Concur-partner en beschikt over bewezen expertise binnen het SAP Concur Travel ecosysteem. SAP Concur, inclusief Travel, is reeds aangekocht en de implementatiediensten zijn voorzien. De geselecteerde partner zal instaan voor de uitgifte van reisinformatie en tickets, en moet een directe koppeling kunnen maken met het Global Distribution System (GDS) voor een naadloze integratie met SAP Concur. Aangezien CO2 compensatie belangrijk voor ons is, zoeken wij een partner die mogelijks één van de volgende drie oplossingen rond sustainability en CO2 compensatie ondersteunt: - Thrust Carbon for Concur Travel - Jet-Set Offset - SQUAKE CO2 Solution Suite SAP Concur is het door ons gekozen platform voor geïntegreerd reis-, uitgaven- en factuurmanagement. Het systeem wordt gebruikt door meer dan 46.000 organisaties wereldwijd en biedt: • Geautomatiseerde reisboekingen via een centraal platform • Real-time uitgavencontrole met AI-ondersteunde verwerking • Mobiele app voor reizigers en beheerders • Geïntegreerde beleidshandhaving met automatische controles • Uitgebreide rapportagemogelijkheden voor management en compliance • Wereldwijde compliance ondersteuning inclusief Belgische regelgeving Voornaamste vereiste voor deelname aan deze overheidsopdracht: 1. SAP Concur Partnerschap Extra toelichting rond deze opdracht: zie bijlage D vereisten voor deelname De initiële contractduur van de opdracht is 3 jaar met één mogelijke verlenging van drie jaar tot een maximale contractduur van zes jaar. De verlengingen gebeuren op basis van de Wet van 17 juni 2016, artikel 57, tweede lid van de wet overheidsopdrachten. De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven. De verlenging gebeurt via uitdrukkelijke beslissing. Het maximale bestelbedrag van deze opdracht bedraagt 4.000.000 EUR excl. BTW per jaar of over de de totale looptijd van 6 jaar 24.000.000 EUR excl. BTW, dus inclusief de verlengingen. Plaats van dienstverlening: Vrije Universiteit Brussel, Pleinlaan 2 te 1050 Brussel
Kennung des Verfahrens: 76816f47-0bba-48de-90b3-4cacc7e99c83
Interne Kennung: PPP0NS-896/6026/VUB/2025/DFAA/002
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Er werd een tweede Q&A document gepubliceerd. Het document kan gedownload worden via de link in het oorspronkelijke publicatiebericht. Alle communicatie met betrekking tot de onderhavige opdracht, zoals inhoudelijke vragen over deze overheidsopdracht, verloopt uitsluitend per e-mail. De communicatie wordt daarbij gericht aan: hugo.demullier@vub.be met in cc ivan.vanroy@vub.be, dit tot uiterlijk 15/1/2026 10h. Gelieve in het onderwerp van uw e-mail het volgende te noteren: “RAAMOVEREENKOMST DIENSTREIZEN”. In het andere geval kan geen correcte opvolging gegarandeerd worden .
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: TEST Raamovereenkomst Dienstreizen
Beschreibung: VUB wenst een raamovereenkomst af te sluiten voor de organisatie van zakenreizen. De opdracht bestaat uit: - bestellen van vliegtuigtickets point to point via een online tool - bestellen van vliegtuigtickets voor complexe reizen via offline modus - mogelijkheid tot bestellen van hotelovernachtingen, wagens, treintickets al dan niet in online of offline modus Op dit ogenblik boekt VUB +/- 50% van zijn reizen online en +/-50% offline. Het is de bedoeling om het online gedeelte nog verder te doen toenemen. Wij zijn op zoek naar een reisagent die erkend is als officiële SAP Concur-partner en beschikt over bewezen expertise binnen het SAP Concur Travel ecosysteem. SAP Concur, inclusief Travel, is reeds aangekocht en de implementatiediensten zijn voorzien. De geselecteerde partner zal instaan voor de uitgifte van reisinformatie en tickets, en moet een directe koppeling kunnen maken met het Global Distribution System (GDS) voor een naadloze integratie met SAP Concur. Aangezien CO2 compensatie belangrijk voor ons is, zoeken wij een partner die mogelijks één van de volgende drie oplossingen rond sustainability en CO2 compensatie ondersteunt: - Thrust Carbon for Concur Travel - Jet-Set Offset - SQUAKE CO2 Solution Suite SAP Concur is het door ons gekozen platform voor geïntegreerd reis-, uitgaven- en factuurmanagement. Het systeem wordt gebruikt door meer dan 46.000 organisaties wereldwijd en biedt: • Geautomatiseerde reisboekingen via een centraal platform • Real-time uitgavencontrole met AI-ondersteunde verwerking • Mobiele app voor reizigers en beheerders • Geïntegreerde beleidshandhaving met automatische controles • Uitgebreide rapportagemogelijkheden voor management en compliance • Wereldwijde compliance ondersteuning inclusief Belgische regelgeving Voornaamste vereiste voor deelname aan deze overheidsopdracht: 1. SAP Concur Partnerschap Extra toelichting rond deze opdracht: zie bijlage D vereisten voor deelname De initiële contractduur van de opdracht is 3 jaar met één mogelijke verlenging van drie jaar tot een maximale contractduur van zes jaar. De verlengingen gebeuren op basis van de Wet van 17 juni 2016, artikel 57, tweede lid van de wet overheidsopdrachten. De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven. De verlenging gebeurt via uitdrukkelijke beslissing. Het maximale bestelbedrag van deze opdracht bedraagt 4.000.000 EUR excl. BTW per jaar of over de de totale looptijd van 6 jaar 24.000.000 EUR excl. BTW, dus inclusief de verlengingen. Plaats van dienstverlening: Vrije Universiteit Brussel, Pleinlaan 2 te 1050 Brussel
Interne Kennung: VUB/2025/DFAA/002_1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 63510000 Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 63510000 Dienstleistungen von Reisebüros und ähnliche Dienste, 79997000 Dienstleistungen für Geschäftsreisen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Pleinlaan 2
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1050
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Zusätzliche Informationen: Vrije Universiteit Brussel
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 72 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Weitere Informationen zur Verlängerung: De opdracht bevat een verlenging. De contractduur is voorzien voor 36 maanden en kan 1 keer verlengd worden met 36 maanden.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Omzetverklaring Minimumeisen: De kandidaat dient voor de laatste drie beschikbare boekjaren een verklaring voor te leggen die een gemiddelde omzet van 8 mio € of meer per jaar aantoont
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des Eignungskriteriums: IATA licentie Minimumeisen: Het reisbureau dient zijn IATA licentie te kunnen aantonen door middel van een kopie dat de geldigheid aantoont van de IATA licentie tijdens de uitvoering van de opdracht.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bankverklaring Minimumeisen: De inschrijver dient een bankverklaring in overeenkomstig het model vervat in bijlage 11 van het KB van 18 april 2017 (zie ook bijlage B in het bestek).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Klantenreferenties Minimumeisen: De inschrijver dient 3 klantenreferenties van €1.250.000 voor te leggen van de laatste 3 jaar betreffende gelijkaardige klanten betreffende de grootte en de aard van de opdracht van het bestek (niet UZ of VUB referenties).
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Aansluiting Belgisch Garantiefonds Reize Minimumeisen: Aansluitingsbewijs bij het Belgische Garantiefonds Reizen (GFG) of een attest van een verzekeringsmaatschappij die dezelfde waarborgen / verzekeringsdekkingen biedt als het Belgische Garantiefonds Reizen. Dit certificaat of attest mag niet ouder zijn dan 12 maanden en moet jaarlijks voor vervaldag automatisch bezorgd worden aan de opdracht gevende overheid. Dit is een vereiste binnen deze opdracht.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des Eignungskriteriums: PCI DSS Compliance Minimumeisen: De inschrijver dient aan te tonen dat zij voldoen aan de vereisten inzake gegevensbescherming en informatiebeveiliging met betrekking tot betalingskaartgegevens door middel van een geldig PCI DSS-certificaat.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Eignungskriteriums: Low cost vluchten en treinen, chartervluchten en lokale vluchten in derde landen Minimumeisen: Het reisbureau dient te staven met samenwerkingsakkoorden, of nodige licenties of software dat het instaat is om low cost vluchten en treinen alsook chartervluchten en lokale vluchten in derde landen te boeken.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Belgische licentie voor SNCF platform Minimumeisen: Concur heeft een koppeling (“Rechtstreekse connectie met de SNCF PAO API”) met de Franse SNCF, maar daarvoor heeft de inschrijver een Belgische licentie op het SNCF platform nodig. Dit dient gestaafd te worden door de nodige documenten.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Back-up team Minimumeisen: De inschrijver dient met de nodige documenten te kunnen aantonen dat het over een back-up team beschikt dat buiten de Belgische kantooruren de dienstverlening kan garanderen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Umweltmanagementmaßnahmen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Beschikbaarheid tools voor duurzaamheidsbeleid Minimumeisen: Partnerships met duurzaamheidsdataleveranciers kunnen aantonen (zoals Thrust Carbon for Concur Travel of Jet-Set Offset of SQUAKE CO2 Solution Suite) om de totale CO2- uitstoot voor de hele VUB-gemeenschap te kunnen berekenen
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: CONCUR partnerschap Minimumeisen: - Aantonen dat de inschrijver een partnerschap heeft OF bewijzen dat de inschrijver bereid is om een partnerschap aan te gaan binnen de 6 maanden na de kandidaatstelling (fase 1) - Aantonen dat de inschrijver beschikt over de nodige technische infrastructuur voor naadloze integratie met het Concur platform - Aantonen dat de inschrijver ook over de kennis en het personeel beschikt om de naadloze integratie tot een goed einde te brengen en te onderhouden
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. Russische niet-betrokkenheid (uitsluitingsgrond) Op straffe van uitsluiting, is het verplicht dat de inschrijver het formulier in verband met de Russische niet-betrokkenheid invult en ondertekent (Bijlage C)
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Beschreibung: Prijs
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Kwaliteit
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 60
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Niederländisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 30/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Begründung der Laufzeit der Rahmenvereinbarung: De maximale looptijd van de overeenkomst wordt op 6 jaren gesteld, d.w.z. 3 jaar met één mogelijke verlenging van 3 jaar tot een maximale contractduur van zes jaar. Een dergelijk project (integratie van Concur in het nieuwe boekhoudpakket SAP S4/Hana) dient duurzaam opgezet te worden. Een beperking van vier jaar zou kunnen leiden tot een verlies van kennis, ervaring en ingezette middelen. De looptijd van deze opdracht bedraagt dan ook meer dan 4 jaar gezien de diversiteit van de opdracht, een hoge investeringskost, een lange implementatieperiode en een langer optimalisatieproces.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Raad van State
Informationen über die Überprüfungsfristen: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Rechtbank van Eerste Aanleg
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Vrije Universiteit Brussel - Aankoop
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Rechtbank van Eerste Aanleg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Vrije Universiteit Brussel - Aankoop
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Vrije Universiteit Brussel
Registrierungsnummer: 0449.012.406-1
Postanschrift: Pleinlaan 2
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1050
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Kontaktperson: Nic Van Craen, Algemeen Beheerder
Telefon: +32 26292096
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vrije Universiteit Brussel - Aankoop
Registrierungsnummer: 0449.012.406-3
Postanschrift: Pleinlaan 2
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1050
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Kontaktperson: Marco Visser
Telefon: +32 26292102
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Rechtbank van Eerste Aanleg
Registrierungsnummer: BE0308.357.753
Postanschrift: Quatre Brasstraat 13
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 25087111
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Raad van State
Registrierungsnummer: BE 0931.814.266
Postanschrift: Wetenschapsstraat 33
Stadt: Brussel (Etterbeek)
Postleitzahl: 1040
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 22349611
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registrierungsnummer: BE 0475.480.736
Stadt: Antwerpen / Anvers
Postleitzahl: 2000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Telefon: +32 3 294 30 51
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0006
Offizielle Bezeichnung: FPS Policy and Support
Registrierungsnummer: BE 0671.516.647
Stadt: Brussels
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 740 80 00
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 9bc7a7c5-d4f7-4118-8aaa-135ca6bc6123-01
Hauptgrund für die Änderung: Aktualisierte Informationen
Beschreibung: De opdrachtdocumenten zijn aangepast op 16/01/26.Er werd een tweede Q&A document gepubliceerd. Het document kan gedownload worden via de link in het oorspronkelijke publicatiebericht.
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: PROCEDURE
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: c1dc218e-9ad3-4886-b2a9-dd5ed71dc434 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 16/01/2026 00:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 16/01/2026 00:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 40906-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 13/2026
Datum der Veröffentlichung: 20/01/2026