1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: European Central Bank
Rechtsform des Erwerbers: EU-Institution, -Einrichtung oder -Agentur
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: TENDER PROCEDURE FOR THE PROVISION OF FACILITY MANAGEMENT (FM) AND ADMINISTRATIVE SERVICES
Beschreibung: The ECB intends to use a negotiated tender procedure to conclude one contract for the provision of “Managed Services” for the Facility Management (FM) and Administrative Services. The duration of the contract shall be three years with a possible extension of one additional year. The envisaged contract start date is 1 March 2026, including a 3-months transition period. Full operations shall start as of 1st June 2026. Services shall include: 1. Facility Management (FM) and Administrative Services, including: a) Telephone Switchboard b) FM Service Desk c) Booking of meeting rooms and services d) Administrative support services (e.g. Lost & Found, fax management, etc.) 2. Validation of Business Travel Expense Claims: a) Administration of Pre-paid expenses b) Other Business Travel related Administrative Tasks 3. Functional Support 4. Welcome Desk 5. Coordination of Conferences and Events
Kennung des Verfahrens: 147aa1af-90e6-43c6-9723-2cb06a850ea0
Vorherige Bekanntmachung: 442b2138-e344-4760-a944-b55f6aac8523-01
Interne Kennung: PRO-2245563957
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: The tender procedure shall be open on equal terms to all natural or legal persons resident or located in the European Union and to all natural and legal persons resident or located in a country which has ratified the World Trade Organisation Agreement on Government Procurement or has concluded with the European Union a bilateral agreement on procurement under the conditions laid down in the said agreements. The tender procedure is conducted in accordance with Decision ECB/2016/2 laying down the rules on procurement (as amended), available at https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.html And in EUR-Lex: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:02016D0002-20200501. The detailed features and terms and conditions of the procedure can be found in the procurement documents.
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64214200 Telefonzentraldienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79993000 Gebäude- und Betriebsmittelverwaltung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22 Sonnemannstrasse 22
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 16 400 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 18 860 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: This tender procedure is conducted via the ECB’s electronic tendering system (SAP Ariba) which can be accessed via the following internet address: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html If you have not used the ECB’s electronic tendering system before, you need to register via the above link. Under the above link you also find user guides for detailed information on how to use the system and contact details for technical support. Should you require technical help when using the system, please raise a contact support request on the following website: https://eu.service.cloud.ariba.com/Sourcing.aw. Any other queries relating to this procurement procedure and the content of the procurement documentation shall be submitted as laid down in the procurement documentation itself.
Rechtsgrundlage:
Andere
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: PROVISION OF FACILITY MANAGEMENT (FM) AND ADMINISTRATIVE SERVICES
Beschreibung: Details of the requirements and the scope of the tender are included in the tender documentation.
Interne Kennung: PRO-2245563957
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 64214200 Telefonzentraldienste
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79993000 Gebäude- und Betriebsmittelverwaltung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: The contract is subject to renewal.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 48 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
5.1.5.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 11 000 000,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 18 860 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Zusätzliche Informationen: Facility Management (FM) and Administrative Services (standard services) The ECB is seeking a contractor who will operate the ECB’s Facility Management (FM) and Administrative Services under its own responsibility and according to set standards and service levels. Both are key functions within the Directorate Administration, as the service has a high reputational impact through internal and external stakeholders. The Switchboard is the first point of contact for internal and external callers. The FM Service Desk provides the internal customers with a first level support for a wide range of services, such as technical, infrastructural and commercial facility management services. The Facility Management (FM) and Administrative Services Support will be located within the ECB premises in Frankfurt am Main. Current operational hours are from 07:00 to 19:00 h which requires operation in shifts. Services may also be requested outside regular service hours, on weekends or public holidays.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Price with 40% weight
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Price with 40% weight Quality with overall 60% weight, divided as follows: a) Service Delivery Model and Staffing - 30% b) Experience and qualifications of the proposed team - 20% c) Detailed service handover strategy - 5% d) Detailed description of the methodology on Continuous Improvements and Innovations - 5%
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: The European Ombudsman
Überprüfungsstelle: European Central Bank - Procurement Review Body of the European Central Bank, c/o Legal Advice Team
Informationen über die Überprüfungsfristen: Within 10 days of receipt of the notification in accordance with Article 34(1) or the first sentence of Article 34(3) of Decision ECB/2016/2 laying down the rules on public procurement. Further requirements are outlined in Article 39 of this Decision. A complaint to the European Ombudsman does not affect the deadline for lodging appeals.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: European Central Bank
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: European Central Bank
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: European Central Bank
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Central Bank
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 9 648 023,40 EUR
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 9 648 023,40 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: SPS Germany GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: TEN-0001
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: ID3170023818
Titel: Contract awarded to SPS Germany GmbH
Datum des Vertragsabschlusses: 29/04/2026
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: European Central Bank
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 2
Bandbreite der Angebote:
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots: 9 648 023,40 EUR
Wert des höchsten zulässigen Angebots: 12 290 720,48 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: European Central Bank
Registrierungsnummer: 0001
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Central Procurement Office
Telefon: +49 6913440
Sonstige Kontaktpersonen:
Offizielle Bezeichnung: Procurement Review Body of the European Central Bank, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Legal Advice Team
Telefon: +49 6913440
Fax: +49 6913446886
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: The European Ombudsman
Registrierungsnummer: 0002
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Stadt: Strasbourg
Postleitzahl: 67001
Land, Gliederung (NUTS): Bas-Rhin (FRF11)
Land: Frankreich
Kontaktperson: The European Ombudsman
Telefon: +33 388172313
Rollen dieser Organisation:
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: SPS Germany GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: HRB 110
Postanschrift: Am Börstig 5
Stadt: Bamberg
Postleitzahl: 96052
Land, Gliederung (NUTS): Bamberg, Kreisfreie Stadt (DE241)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Andrea Berger
Telefon: +49 95191682802
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
10. Änderung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: e1456b46-d9c4-43a8-bbf9-2c3b3b1880ae - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 12/06/2026 12:37:17 (UTC+00:00) Westeuropäische Zeit, GMT
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 409254-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 113/2026
Datum der Veröffentlichung: 15/06/2026