409488-2023 - Vorankündigung – DirektvergabeDeutschland-Emden: Systeme zur Verwaltung von Patientenakten
OJ S 129/2023 07/07/2023
Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Lieferungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.
Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Trägergesellschaft Kliniken Aurich-Emden-Norden mbH
Postanschrift: Bolardusstraße 20
Ort: Emden
NUTS-Code: DE942 Emden, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 26721
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Winter Rechtsanwälte
E-Mail: gw@winter-maintal.com
Telefon: +49 61814381840
Fax: +49 61814381844
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.anevita.de/
I.4.
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Krankenhaus in öffentlicher Trägerschaft
I.5.
Haupttätigkeit(en)
Gesundheit

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.
Umfang der Beschaffung
II.1.1.
Bezeichnung des Auftrags
HA 53 Aurich/Emden Heydt
II.1.2.
CPV-Code Hauptteil
48814500 Systeme zur Verwaltung von Patientenakten
II.1.3.
Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4.
Kurze Beschreibung
Die Auftraggeberin beabsichtigt die Erweiterung der Aktenauslagerung des Standortes Emden um die Standorte Aurich und Norden.
II.1.6.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7.
Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 1,00 EUR
II.2.
Beschreibung
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE947 Aurich
Hauptort der Ausführung: Aurich Sitz der Auftraggeberin
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Die Erweiterung um die beiden Standorte Aurich und Norden beinhaltet folgende Arbeiten:
- Es handelt sich insgesamt um ca. 5.500 lfd. Meter Akten in Aurich und Norden, die ausgelagert werden sollen
- Anlieferung der zur Auslagerung benötigten Materialien
- Entnahme der Akten aus den Regalen in der Sortierreihenfolge
- Falten der Archivkartons
- Verpacken von mehreren Patientenakten, abhängig von der Aktenstärke, in einen Karton durch Mitarbeiter des Auftragnehmers.
- Das Maximalgewicht pro Karton beträgt ca. 25 Kilogramm.
- Bekleben der Archivkartons mit einem Barcodeetikett
- Jeder Karton erhält eine eindeutige Nummer.
- Elektronische Erfassung je Karton im Aktenverwaltungssystem C[depot] (pro Karton wird der Inhalt gem. der ersten und der letzten Akte (Geburtsdatum von/bis, alphabetisch von/bis, Behandlungsjahr und Vernichtungsdatum) erfasst).
- Stapeln der Archivkartons auf Paletten
- Verpacken (Einstretchen der Palette) der Palette
- Transport der Paletten/Kartons bis zum LKW
- Be- und Entladen des LKWs
- Scan on demand
- Voraussetzungen:
- Installiertes Archivsystem beim Auftraggeber
- Installiertes C[act]-System beim Auftraggeber
- Installierter C[serve]-Dienst zum Datentransfer beim Auftraggeber
- Valide Patientenstammdaten stehen dem Auftragnehmer zur Verfügung
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.
Beschreibung
IV.1.1.
Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung
Erläuterung:
Die Auftraggeberin beabsichtigten die bisherige Akteneinlagerung physischer Patientenakten zu erweitern. Die bisherigen Auslagerungen erfolgten durch die gleiche Auftragnehmerin. Da es sich um sensible und schutzbedürftige Daten handelt sieht die Auftraggeberin hier durch die Verringerung der Anzahl der beteiligten Menschen ein Sicherheitsvorteil. Darüber hinaus wird durch die Erfahrung sichergestellt, dass die Archivierung so durchgeführt, dass keine Fehler bei der Archivierung passieren können.
IV.1.3.
Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8.
Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2.
Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: HA 53 Akten
V.2.
Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1.
Tag der Zuschlagsentscheidung
04/07/2023
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: Heydt Services GmbH
Postanschrift: Gartenstraße 87
Ort: Rottenburg
NUTS-Code: DE142 Tübingen, Landkreis
Postleitzahl: 72108
Land: Deutschland
E-Mail: info@heydt.com
Telefon: +49 747298680
Internet-Adresse: www.heydt.com
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: nein
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 1,00 EUR
V.2.5.
Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.
Zusätzliche Angaben
Der Gesamtwert der Beschaffung (§ 39 Abs. 6 Nr. 3 VgV) sowie der Tag des Vertragsschlusses können zum
Zeitpunkt dieser Bekanntmachung nicht verbindlich veröffentlicht werden. Aus technischen Gründen werden die
entsprechend angegebenen Platzhalter verwendet (s. Ziffern II.1.7, II.2.5, V.2.1, V.2.4). Da das System einen
Nullwert nicht akzeptiert, wurde 1 eingetragen. Hinsichtlich des Datums in Ziffer V.2.1 kann kein in der Zukunft
liegendes Datum eingetragen werden. Der Vertrag wird dennoch frühestens zehn Kalendertage nach dem Tag
der Absendung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5), § 135 Abs. 3 Nr. 3 GWB, abgeschlossen. Ansonsten
wird auf die Rechtsbehelfsbelehrung in Ziffer VI.4.3 verwiesen.
VI.4.
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1.
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Postanschrift: Auf der Hude 2
Ort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de
Telefon: +49 4131153308
Fax: +49 4131152943
Internet-Adresse: https://www.mw.niedersachsen.de/startseite/themen/aufsicht_und_recht/vergabekammer_rechtslage_ab_18_04_2016/vergabekammer-niedersachsen-144803.html
VI.4.3.
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Nach § 160 GWB Fassung 2016 gelten nachfolgende Vorgaben und Fristen für Rechtsbehelfe:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der
Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von
Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete
Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht
innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt
unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1
Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Hinsichtlich der Fristen wird insbesondere auf die für Ex-Ante-Bekanntmachungen relevante Zehn-Tages-Frist
gemäß § 135 Abs. 3 GWB verwiesen. Eine Rüge gegenüber dem Auftraggeber ist nicht ausreichend.
VI.4.4.
Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Postanschrift: Auf der Hude 2
Ort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de
Telefon: +49 4131153308
Fax: +49 4131152943
Internet-Adresse: https://www.mw.niedersachsen.de/startseite/themen/aufsicht_und_recht/vergabekammer_rechtslage_ab_18_04_2016/vergabekammer-niedersachsen-144803.html
VI.5.
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
04/07/2023