1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinfurt
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Beschaffung einer TK- und UCC-Lösung für den Kreis Steinfurt
Beschreibung: Beschaffung und Migration einer neuen leistungsfähigeren TK- und UCC-Lösung. Die Migration muss parallel zur alten Lösung erfolgen. Die Umgebung ist für mehr als 2.000 User aufzubauen. Die Lösung muss mandantenfähig aufgebaut werden, da neben der Kreisverwaltung auch Tochtergesellschaften, Schulen und Kommunen in die Lösung integriert werden.
Kennung des Verfahrens: cf195060-eb74-4aab-9051-f9582ddfa8e7
Interne Kennung: 30-01.59.05-16-126-EU
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48500000 Kommunikations- und Multimedia-Softwarepaket, 48510000 Kommunikationssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Stadt: Steinfurt
Postleitzahl: 48565
Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXPWYY2L99T
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach Formular VHB NRW 521 EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Beschaffung einer TK- und UCC-Lösung für den Kreis Steinfurt
Beschreibung: Beschaffung und Migration einer neuen leistungsfähigeren TK- und UCC-Lösung. Die Migration muss parallel zur alten Lösung erfolgen. Die Umgebung ist für mehr als 2.000 User aufzubauen. Die Lösung muss mandantenfähig aufgebaut werden, da neben der Kreisverwaltung auch Tochtergesellschaften, Schulen und Kommunen in die Lösung integriert werden.
Interne Kennung: 30-01.59.05-16-126-EU
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48500000 Kommunikations- und Multimedia-Softwarepaket, 48510000 Kommunikationssoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Stadt: Steinfurt
Postleitzahl: 48565
Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/01/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst# ___________________________________________________________________________ Zeitplan: - Kickoff und erste Vorbesprechungen im September 2025; - Aufbau der Umgebung und Funktionstests im Oktober 2025; - Testbetrieb und Abnahme Testkatalog November 2025; - ab Dezember 2025 Umstellung/Migration auf die neue Lösung. Falls der Testbetrieb nicht erfolgreich verläuft, wird der nächst günstigere Bieter zum Aufbau der Testumgebung aufgefordert. Hierdurch wird eine längere Bindefrist für das Vergabeverfahren erforderlich.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung (EU) 2023/2878 des Rates vom 18. Dezember 2023 (Russlandsanktionen)
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Referenzen: Zeitraum 2023 bis 2025, Vergleichbare Leistung mind. 2000 Softphone-User, die in einer Citrix-Umgebung umgesetzt sind
Kriterium: Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des Eignungskriteriums: Angaben zu Fachkräften für die angebotene Lösung: Anzahl 5
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Zertifikat ISO 27001 oder gleichwertig
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: direkter Herstellersupport für die Lösung (deutschsprachig)
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: die Arbeitsstätte (Serviceleistungen) muss innerhalb der EU liegen
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: deutschsprachige Support-Hotline und Service-Einheit
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Angebotspreis
Beschreibung: Angebotspreis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 22/07/2025 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 29/07/2025 10:30:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 187 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Fehlende Unterlagen können nach Maßgabe der VgV nachgefordert werden.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 29/07/2025 10:30:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: 48565 Steinfurt, Tecklenburger Str. 10, Raum B692
Eröffnungstermin — Beschreibung: Keine Anwesenheit von Bietern oder sonst interessierten Personen
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Zahlungsbedingungen: - 10% der Auftragssumme nach Aufbau der Umgebung; - 40% der Auftragssumme nach Abnahmeprüfung Testkatalog; - 20% der Auftragssummer nach dem Probebetrieb (30 Tage); - 30% der Auftragssummer 60 Tage nach Abnahme. Die Rechnungen werden jeweils innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der prüfbaren Rechnung gezahlt. - Software-Wartung und Dienstleistungen während des Betriebes (Laufzeit nach Abnahme): nach Absprache jährlich zum 01.01. oder im Voraus
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Kreis Steinfurt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Kreis Steinfurt
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Kreis Steinfurt
Registrierungsnummer: 055660084084-31002-70
Postanschrift: Tecklenburger Str. 10
Stadt: Steinfurt
Postleitzahl: 48565
Land, Gliederung (NUTS): Steinfurt (DEA37)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 2551691290
Fax: +49 25516991290
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251411-1697
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 23043372-1844-4104-a840-776624f1ddb9 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 26/06/2025 07:29:13 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 415097-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 121/2025
Datum der Veröffentlichung: 27/06/2025