Beschaffung und Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECMS) Bzw. Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Die Leuphana Universität Lüneburg plant vor dem Hintergrund der Verwaltungsmodernisierung die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. In mehreren Projektstufen soll die papierbasierte Aktenhaltung in allen Verwaltungsbereichen der Universität abgelöst werden. Ziel des Projektes ist es, dass das gesamte aktenrelevante Schriftgut mit Hilfe eines DMS digital gespeichert, bearbeitet, weitergegeben und später an ein Archivsystem überführt wird.

Hauptort der Ausführung: Stiftung Universität Lüneburg Universitätsallee 1 21335 Lüneburg

Im Fokus liegen zunächst die fünf Pilotbereiche:

- Elektronische Lehrauftragsakte

- Elektronische Personalakte (mit SAP),

- Elektronische Vertragsakten,

- Elektronische Studierendenakte (mit CAMPUSonline) und

- Elektronische Rechnungsablage (mit SAP).

Die genannten Pilotbereiche sollen bis Ende 2025 produktiv gesetzt werden. Eine Ausweitung des Systems auf andere Einsatzbereiche soll im weiteren Zeitverlauf erfolgen.

Vor diesem Hintergrund sind folgende Bestandteile Inhalt dieser Ausschreibung:

- Beschaffung einer bedarfsgerechten Organisationslizenz

Das DMS soll perspektivisch breit in der Universität eingesetzt werden. Daher soll eine Organisationslizenz beschafft werden, sodass allen Beschäftigten und Studierenden bedarfs-gerecht grundlegende Funktionen zur Aktennutzung bzw. Akteneinsicht zur Verfügung gestellt werden können. Die Organisationslizenz soll darüber hinaus leichte Schwankungen der Nutzerzahlen (Verwendungskorridor) berücksichtigen, ohne dass eine Nachlizensierung erforderlich ist.

- Wartungs- und Pflegedienstleistungen, Übernahme des Betriebs

Wartungs-, Pflege- und Betriebsdienstleistungen sollen mehrstufig angeboten werden. In jedem Fall soll die Stufe 1 dieser Leistungen zur Organisationslizenz sowie zu den weiteren zu beschaffenden Lizenzen beauftragt werden. Stufe 2 oder 3 sollen als Option während der Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren für eine initiale Beauftragung oder einen späteren Wechsel zur Verfügung stehen. Dieses erfolgt in Abhängigkeit der verfügbaren Kapazität der Leuphana in Bezug auf diese zusätzlichen Leistungen.

Stufe 1 - Wartungs- und Pflegevertrag zur Software: Hierunter fallen die folgenden üblichen Leistungen, u. a.:

- Aktualisierung der Software (u. a. Funktionserweiterungen)

- Fehlerbehebungen in der Software (auch Hotfixes)

- Bereitstellung eines Supports zur Klärung und Behebung von Störungen

Stufe 2 - zusätzliche Übernahme des Betriebs auf Hardware der Leuphana: In dieser Stufe übernimmt der Auftragnehmer zusätzlich die DMS-bezogenen Aufgaben des Betriebs, u. a.:

- Erhalt und die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft

- Turnusmäßig Prüfung des Systems in Bezug auf Betriebssicherheit

- Verbesserung der Systemleistung in regelmäßigem Turnus

- Durchführung von Pflegemaßnahmen wie etwa Einspielen von Updates, Upgrades etc.

- Dokumentation der durchgeführten Arbeiten

- Einrichtung/ Installation neuer Komponenten

Stufe 3 - zusätzliche Übernahme der Bereitstellung der Infrastruktur als private Cloud: In dieser Stufe stellt der Auftragnehmer auch die erforderliche zentrale Infrastruktur zum Betrieb der Server zur Verfügung. Dabei übernimmt er zusätzlich die hierzu üblichen Aufgaben, u.a.:

- Bereitstellung einer Betriebsinfrastruktur für den Betrieb der zentralen Server des DMS

- Sicherstellung der Erreichbarkeit der Server

- Sicherstellung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes

- Unterstützung und Beratung bei der Einführung des Systems (Rahmenvertrag 4 Jahre)

In diesen Rahmenvertrag fallen neben der Einführungsunterstützung in den genannten Pilot-bereichen auch die Schulungen der Anwender, Entwickler und Administratoren. Weitere Beratungs- und Programmierleistungen sollen jederzeit aus dem Rahmenvertrag beauftragt werden können. Es wird mit einem voraussichtlichen Volumen von rd. 120 Personentagen zzgl. der Schulungstage für den Rahmenvertrag geplant (voraussichtlich gleichmäßig verteilt über den Zeitraum).

Es ist davon auszugehen, dass aufgrund der sukzessiven Einführung des DMS in ausgewählten Pilotbereichen und der weiteren Ausweitung in den ersten Jahren noch keine organisations-weite Nutzung des DMS erfolgen wird. Deshalb sollen sich die Kosten entsprechend der geplanten Nutzungszahlen entwickeln. Hierzu werden in der Angebotsphase Nutzerzahlen und erforderliche Funktionen in der Leistungsbeschreibung konkretisiert. Eine Nachjustierung kann in der Verhandlungs-phase erfolgen. Die Beschaffung von Hardware ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung. Die genaue Beschreibung des Umfangs erfolgt in den Unterlagen der Angebotsrunde. Diese Informationen dienen lediglich der ersten Orientierung zur Einschätzung des Angebotsumfangs.

Preis - Gewichtung: 30

Beschreibung der Optionen:

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

Bekanntmachungs-ID: CXQ6Y6WDLW5

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: