Prozessmanagement Leistungen in zwei Losen für den Kreis Paderborn

Los 1: Für die ca. 2000 Prozesse der Kreisverwaltung Paderborn (das Gesundheitsamt ist hierbei ausgenommen) soll eine Prozesslandkarte erstellt, ein vollständiges Prozessregister auf-gestellt und erste Prozesse modelliert werden.

Los 1

Hauptort der Ausführung: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Zur Implementierung des Prozessmanagements wurden in der Kreisverwaltung erste wichtige Grundsteine gelegt. Als Standardnotation / Modelliersprache wurde BPMN 2.0 ausgewählt, für die Darstellung der Prozessmodelle hat sich die Kreisverwaltung Paderborn auf die Ver-wendung des bausteinbasierten Dialektes PICTURE-BPMN festgelegt. Eine Fachsoftware wurde mit der Prozessplattform der PICTURE GmbH bereits beschafft und in Betrieb genommen. In der Prozessplattform sollen Prozesslandkarten, ein vollständiges Prozessregister sowie Pro-zesssteckbriefe und Prozessmodelle erfasst und kontinuierlich gepflegt werden. Erste Rahmenbedingungen des Prozessmanagements wer-den durch den Entwurf von Rollen-, Schulungs- und Kommunikationskonzepten und der Erstellung eines Handbuches vorgegeben. Der Fo-kus liegt nun auf der Identifizierung und Abbildung aller Prozesse in einem Prozessregister. Auf Grundlage dieses Registers soll eine Filte-rung und Priorisierung der Prozesse möglich sein, die anschließend und vorrangig zu optimieren sind. Los 1 - Prozessmanagementeinführung in der allgemeinen Verwaltung der Kreisverwaltung Paderborn (ausgenommen Gesundheitsamt) Für die allgemeine Verwaltung Paderborn soll für die ca. 2000 Prozesse eine Prozesslandkarte erstellt, ein vollständiges Prozessregis-ter aufgestellt und erste Prozesse modelliert werden. Die Einführung des Prozessmanagements soll in Phasen erfolgen. In einer ersten kurzen Phase (ca. ein Monat) soll die Projektplanung erfolgen, eine Prozesslandkarte für die Kreisverwaltung Paderborn erstellt werden, welche einen strategischen Überblick und den Rahmen für Detailinformationen bietet. Des Weiteren soll ein Kommunikationskonzept entwickelt werden und Informationsveranstaltungen – gezielt für Führungskräfte – durchgeführt werden. Kerninhalt der zweiten Phase ist die Erstellung eines vollständigen Prozessregisters. Hier erfolgt die Durchführung von Screening-Interviews, die Feststellung der vorhandenen Prozesse und die Erstellung der Prozesssteckbriefe. Diese Phase sollte möglichst nur wenige Monate andauern (max. 6 Monate). Erwartet wird hierzu die Zurverfügungstellung von Referenzinformationen in Form einer Referenzliste, um die Fertigstellung des Prozessregisters zu vereinfachen, zu beschleunigen und die beteiligten Mitarbeitenden / Führungskräfte des Kreises Paderborn bestmöglich zu unterstützen. Diese Referenzliste sollte möglichst alle in einer Kreisverwaltung von vergleichbarer Größe zugeordneten und anfallenden Prozesse enthalten, so dass lediglich ein Abgleich mit den tatsächlich vorliegenden Prozessen erfolgen muss. Für die Erfassung der Metadaten und Attribute als Inhalte der Prozesssteckbriefe soll die bei der Kreisverwaltung Paderborn bereits ausgearbeitete Screening-Liste herangezogen werden.  Im Anschluss beginnt mit der dritten Projektphase die Prozessmodellierung. In Interviews / Workshops werden die Prozessabläufe gemein-sam mit den Prozessdurchführenden (den Fachexperten des Kreises Paderborn, die mit den Prozessen arbeiten) aufgenommen und im Nachgang nach den vorhandenen Standards in der Plattform modelliert. Die Begleitung der Interviews und Workshops durch den Auftraggeber und Unterstützung bei der Modellierung gestaltet sich in unterschiedlichem Umfang (siehe unten folgende Auflistung). Für die Pro-zessmodellierung werden weitere Mitarbeitende durch den Auftraggeber geschult und als Multiplikatoren eingebunden, so dass die externe Unterstützung des Bieters hier auf ca. 15 % gesenkt werden kann.Die abschließende Qualitätssicherung der Prozesse erfolgt im Zentralen Prozessmanagement der Kreisverwaltung Paderborn.Konkret werden für das Los 1 folgende Leistungen erwartet: a) in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentrales Prozessmanagements -1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) – Beteiligung des Auftragnehmers 50%:  Erstellung einer Prozesslandkarte für die Kreisverwaltung Paderborn (ausgenommen Gesundheitsamt) Erstellung eines vollständigen Registers der ca. 2000 Prozesse unter Heranziehung der durch den Auftragnehmer zur Verfü-gung gestellten Referenzliste  Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Screening-Interviews zur Erfassung der Prozesse für das Prozessregister (pro Interview ca. 1,5 Tage) es wird von ca. 54 Interviews mit den jeweiligen Sachgebietsleitungen ausgegangen  Erstellung Prozessteckbriefe  Erstellung Kommunikationskonzept  Durchführung von Infoveranstaltungen für Führungskräfte des Auftraggebers b) in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentralen Prozessmanagements - 1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) - Beteiligung des Auftragnehmers ca. 15%:  Modellierung erster Prozesse (ca. 60 / Jahr), davon sind insgesamt geschätzte 60% zu dokumentieren (ca. 1-3 Tage/Prozess) geschätzte 25% organisatorisch zu optimieren (ca. 3-6 Tage/Prozess) geschätzte 15% digital zu optimieren (ca. 3-6 Tage/Prozess). Der Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung (vsl. Mai 2023). Der Vertrag endet spätestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, soweit der Auftraggeber nicht von seinem einseitigen, in seinem freien Belieben stehenden Optionsrecht (Gestaltungsrecht) zur einmaligen Verlängerung des Vertrages für • Los 1 um höchstens 24 Monate Gebrauch macht.Die Ausübung des Vertragsverlängerungsoptionsrechts seitens des Auftraggebers bedarf der Schriftform. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Verlängerung des Vertrags. Für die Prozessdokumentation ist die Prozessplattform der PICTURE GmbH einzusetzen und dabei die Fachsprache PICTURE-BPMN zur nutzen. Dabei sind die für die Kreisverwaltung Paderborn festgelegten Modellierungsstandards zu berücksichtigen.Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung (b-Unterlagen).

Preis - Gewichtung: 40

Los 2

Hauptort der Ausführung: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Los 2 – Prozessmanagementeinführung im Gesundheitsamt der Kreisverwaltung Paderborn Zur Implementierung des Prozessmanagements wurden in der Kreisverwaltung erste wichtige Grundsteine gelegt. Als Standardnotation / Modelliersprache wurde BPMN 2.0 ausgewählt, für die Darstellung der Prozessmodelle hat sich die Kreisverwaltung Paderborn auf die Ver-wendung des bausteinbasierten Dialektes PICTURE-BPMN festgelegt. Eine Fachsoftware wurde mit der Prozessplattform der PICTURE GmbH bereits beschafft und in Betrieb genommen. In der Prozessplattform sollen Prozesslandkarten, ein vollständiges Prozessregister sowie Pro-zesssteckbriefe und Prozessmodelle erfasst und kontinuierlich gepflegt werden. Erste Rahmenbedingungen des Prozessmanagements wer-den durch den Entwurf von Rollen-, Schulungs- und Kommunikationskonzepten und der Erstellung eines Handbuches vorgegeben. Der Fo-kus liegt nun auf der Identifizierung und Abbildung aller Prozesse in einem Prozessregister. Auf Grundlage dieses Registers soll eine Filte-rung und Priorisierung der Prozesse möglich sein, die anschließend und vorrangig zu optimieren sind.  Los 2 - Das Gesundheitsamt des Kreises Paderborn hat sich in einem Modellprojekt zum Ziel gesetzt, bis Ende 2024 alle seine Prozesse (ca. 350) so aufzuarbeiten und durch IT-Unterstützung zu optimieren (“digitalisieren”), dass die Prozesse im Krisenfall skaliert werden können, das Amt resilienter wird und die vorhandenen Fachkräfte von ihren Routineaufgaben entlastet werden.Zur Umsetzung des Projektes hat der Kreis Paderborn eine Zuschusszusage aus Mitteln des Bundes zur „Förderung von Maßnahmen zur Steigerung und Weiterentwicklung des digitalen Reifegrades des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Deutschland“ erhalten.Im Mittelpunkt des Projektes steht die Prozessorientierung und die Prozessoptimierung im Gesundheitsamt Paderborn. Hierzu ist es notwen-dig, alle Prozesse in der aktuellen Form einmal zu erheben (IST-Zustand) und diese anschließend so weit wie möglich zu optimieren, auch unter Einbezug von IT-Systemen. Dieses Hauptziel wird gleichzeitig durch zwei Nebenziele unterstützt: Zum einen sollen die Mitarbeitenden, insbesondere die Führungskräfte, so geschult werden, dass sie die prozessorientierte Arbeitsorganisation verstehen und im Alltag leben kön-nen. Zum anderen werden die Themen Informationssicherheit und Datenschutz strukturell und in der prozessorientierten Arbeitsorganisati-on mitgedacht. Damit ergeben sich für das Los 2 als inhaltlicher Fokus die ganzheitliche Prozessaufnahme und -dokumentation für das Gesundheitsamt. Alle wesentlichen Prozesse (ca. 350) sollen im IST-Zustand erfasst werden und dann unter Berücksichtigung von IT-Unterstützung optimiert wer-den. Hierfür gilt es durch Techniken wie LowCode und Robotic Process Automation, aber auch Schaffung von passenden, standardisierten Schnittstellen eine maximale Medienbruchfreiheit zu erreichen. Gleichzeitig wird der Einsatz des bereits vorhandenen Fachverfahrens Äsku-lab21 in jedem Prozess überprüft und optimiert oder aber neu eingeführt. Im Rahmen des Förderprojektes zur Digitalisierung des Gesundheitswesens („ÖGD-Pakt“) soll der Auftragnehmer die ganzheitliche Prozess-aufnahme und -dokumentation zu 100 % übernehmen. Seitens der Kreisverwaltung Paderborn wird das Projekt durch eine Projektleitung begleitet. Diese Projektleitung ist direkter Ansprechpartner für den Auftragnehmer. Im Rahmen des Los 2 wird im ersten Arbeitspaket (Projektzeitraum: Mai 2023 – 31.07.2023) eine Prozesslandkarte sowie ein vollständiges Prozessregister erstellt. In einem zweiten Arbeitspaket (Projektzeitraum: 01.08.2023 – 30.04.2024, Option auf Verlängerung bis zum 31.10.2024) werden die Prozesse aus der Prozesslandkarte dokumentiert und modelliert. Hierbei wird gemeinsam mit der Projektleitung des Auftraggebers entschieden, bei welchen Prozessen der IST-Zustand aufgenommen wird und bei welchen Prozessen ein SOLL-Zustand modelliert wird. Zudem wird im An-schluss an die Erstellung des Prozessregisters eine Prioritätenliste erstellt. Die Prioritätenliste kann im Laufe des Projektes angepasst werden, allerdings werden bereits begonnene Modellierungen und Dokumentationen von Prozessen nicht unbeendet abgebrochen, sondern zu-nächst zu Ende geführt, bevor ein weiterer Prozess angegangen wird. Die Modellierung und Dokumentierung der Prozesse erfolgen aus-schließlich durch den Auftragnehmer. Die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung werden hier lediglich für den Informationsaustausch im Rah-men der Interviews und Workshops zur Verfügung stehen. Zur Koordinierung der Ressourcen steht die Projektleitung in der Kreisverwaltung zur Verfügung.Der Auftragnehmer hat dabei seine Leistung stets so auszurichten und durchzuführen, dass die Förderbestimmungen insbesondere hinsicht-lich der erforderlichen Dokumentationen, der Reifegradmessungen und vorgegebenen Meilensteinen ausnahmslos eingehalten werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung (b-Unterlagen).

Preis - Gewichtung: 40

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 4

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: