1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stabsreferat Einkauf und Versicherungen
Rechtsform des Erwerbers: Organisation mit besonderen oder ausschließlichen Rechten
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Transformation des Rechnungswesens und der Beschaffung auf SAP S/4HANA
Beschreibung: Im Rahmen der Vorbereitung eines öffentlichen Vergabeverfahrens nach § 38 Abs. 4 VgV ruft die Max-Planck-Gesellschaft interessierte Unternehmen zur Interessenbekundung für das Projekt "Transformation des Rechnungswesens und der Beschaffung auf SAP S/4HANA" auf. Ziel des Projekts ist die Umstellung des aktuellen SAP ERP Systems auf SAP S/4HANA für die Bereiche Finanzwesen, Controlling, Haushalt, Drittmittel sowie Beschaffung in Verbindung mit der Neugestaltung der existierenden Arbeitsprozesse.
Kennung des Verfahrens: 1e46c0ff-79cb-4543-bd97-d77a0690ce76
Interne Kennung: 2204.0102.00-01.0303_11/25
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Auf diese öffentlich bekannt gemachte Vorinformation hin werden interessierte Unternehmen gebeten, ihr Interesse per E-Mail an it-vergabe@gv.mpg.de zu bekunden und sich auf der Vergabeplattform www.tender24.de (kostenlos) zu registrieren; diese Registrierung ist unbedingt erforderlich, für die Teilnahme am weiteren Verfahrenslauf (Übersendung der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Interessenbestätigung, Bieterfragen, Angebotsabgabe usw.)! Diese Unternehmen werden unter Zuverfügungstellung der vollständigen Vergabeunterlagen über die o.g. Vergabeplattform sodann zu einem Verhandlungsverfahren eingeladen, in dem sie ihr Interesse mit einem Teilnahmeantrag bestätigen. Daran schliesst sich eine Angebotsphase mit Verhandlungsrunde an. Über den Zuschlag entscheidet nicht nur der Preis. Weitere Ausführungen enthalten die Vergabeunterlagen. Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU und VgV Verfahrensart: Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV (ohne gesonderte Auftragsbekanntmachung) Frist für die Interessensbekundung: Die Interessensbekundung ist bis zum 24. Februar 2026 um 18:00 Uhr einzureichen.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Transformation des Rechnungswesens und der Beschaffung auf SAP S/4HANA
Beschreibung: Projektbeschreibung: Ziel des Projekts ist die Umstellung des aktuellen SAP ERP Systems auf SAP S/4HANA für die Bereiche Finanzwesen, Controlling, Haushalt, Drittmittel sowie Beschaffung in Verbindung mit der Neugestaltung der existierenden Arbeitsprozesse. Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) besteht aus 84 rechtlich unselbständigen Instituten vorwiegend in Deutschland, zwei rechtlich selbständigen Instituten und einer zentralen Generalverwaltung mit Sitz in München. Aktuell arbeiten alle Institute und die Generalverwaltung in einem gemeinsamen SAP System und sind in eigenen Buchungskreisen organisiert. Die beiden rechtlich selbstständigen Institute sind eigene Mandanten. Ein rechtlich unselbständiges Institut hat noch ein eigenes SAP System und soll im Rahmen der Umstellung auf SAP S/4HANA integriert werden. Die Max-Planck-Gesellschaft ist für die zentrale Pflege des Systems sowie den Support verantwortlich. In der Generalverwaltung ist die fachliche Projektleitung für das Transformationsprojekt angesiedelt. Der Betrieb ist unterteilt in 1st, 2nd, und 3rd Level Support und wird in einer Mischform zwischen internen und externen Mitarbeitern erbracht. Das SAP-Hosting ist ausgelagert an einen externen Hosting-Dienstleister. SAP-Basisdienstleistungen werden mit Ausnahmen vom externen SAP-Hosting-Dienstleister erbracht. Das bestehende SAP System ist die zentrale Software der Verwaltung und hat diverse Schnittstellen u.a. zu SAP HCM, SAP SRM und SAP BW4/HANA sowie zu speziellen Verfahren, wie z.B. für die Abwicklung von Bauprojekten. Die Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgt mit xSuite. Die MPG bilanziert nach HGB, hat aber durch ihre Rolle als Zuwendungsempfänger von Bund und Ländern auch eine Berichtspflicht nach öffentlichem Haushaltsrecht. Darüber hinaus bestehen weitere Berichtspflichten an verschiedene Drittmittelgeber. Wesentliche Anforderungen der MPG zur Abbildung in SAP S/4HANA sind: - Abbildung eines integrierten Rechnungswesens bestehend aus Finanzbuchhaltung, Controlling und Haushaltsmanagement - Abbildung kaufmännischer Geschäftsvorfälle zur Erstellung handelsrechtlicher Jahresabschlüsse - Abbildung eines zahlungsorientierten Rechnungswesens zur Erfüllung haushaltsrechtlicher Vorgaben - Abbildung einer steuerlichen Sphärenrechnung zur Erfüllung von Vorgaben des Gemeinnützigkeitsrechts - Abbildung der EU-Trennungsrechnung - Abbildung einer mittel- und kurzfristigen Finanzplanung mit Budgets inkl. der sich anschließenden Budgetbewirtschaftungsprozesse - Abbildung des Lebenszyklus von Drittelmittelprojekten für verschiedene Mittelgeber - Abbildung eines cash-poolings für die Organisationseinheiten der MPG - Abbildung einer workflow- und katalogbezogenen Beschaffung. Der Projektansatz ist ein Greenfield Approach mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse künftig so zu gestalten, dass diese möglichst im SAP Standard abgebildet werden. Die Arbeitshypothese ist, das System in einem Cloud-Szenario zu betreiben. Sofern dies sinnvoll in einem Public-Cloud Szenario möglich ist, wird dies bevorzugt. Die MPG sucht einen Implementierungspartner, der mit dem internen Projektteam zusammen die Prozesse im Finanzwesen, Controlling, Haushalt, Drittmittel sowie Beschaffung neu gestaltet und implementiert und dann das System auf alle Organisationseinheiten ausrollt. Folgende Dienstleistungen sollen Bestandteil der Vergabe sein: - Beratung bzgl. des Umstellungsszenarios und des SAP-Lösungsportfolios zur Abdeckung der fachlichen Bedarfe - Fach- & Systemkonzeption (u.a. Herstellung von Sollprozessen in SAP Signavio/LeanIX in einem Prototypen) - Realisierung (mit Toolunterstützung durch Focused Build im Solution Manager inkl. Anbindung Umsysteme - Testmanagement - Unterstützung beim Schulungsmanagement inkl. -durchführung inkl. Wissenstransfer zum Betriebsübergang für alle Zielgruppen - Durchgängiges Change Management - Durchführung des Projekte mit der SAP Activate Methodology - Go-Live und (erweiterte) Go-Live Unterstützung Nicht Gegenstand der Vergabe sind: - Notwendige SAP - Lizenzen - Laufender Betriebsunterstützungsdienstleistung für das Altsystem nach Projektabschluss Der Zeitrahmen sieht vor, dass der Vertrag mit dem Implementierungspartner etwa Mitte 2026 geschlossen wird und die (schrittweise) Produktivsetzung spätestens 01.01.2030 erfolgen soll. Ein verbindlicher Projektplan ist jedoch erst noch zu erarbeiten, genauso wie ein geeignetes Rollout-Szenario.
Interne Kennung: LOT-0000
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: s. Vergabeunterlagen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/08/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium. Die Bewertung erfolgt auf das beste Preis-Leistungs-Verhältnis (Z) nach der einfachen Richtwertmethode gem. UfAB (Z=L/P). Die detaillierte Beschreibung der Zuschlagskriterien erfolgt in den Vergabeunterlagen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: einfache Richtwertmethode gem. UfAB
Beschreibung: (Z=L/P)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
Begründung für die Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Auftragsunterlagen: Aspekte des Schutzes der Rechte des geistigen Eigentums
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Informationen über zugangsbeschränkte Dokumente einsehbar unter: www.tender24.de
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Nicht zulässig
Begründung, warum eine elektronische Einreichung nicht möglich ist: Aspekte des Schutzes der Rechte des geistigen Eigentums
Beschreibung: Auf diese öffentlich bekannt gemachte Vorinformation hin werden interessierte Unternehmen gebeten, ihr Interesse bis zum 24.02.2026 um 18:00 Uhr per E-Mail an it-vergabe@gv.mpg.de zu bekunden und sich auf der Vergabeplattform www.tender24.de zu registrieren. Die Registrierung ist nötig, damit eine spätere Aufforderung zur Interessenbestätigung erfolgen kann! (Übersendung Vergabeunterlagen usw. wie zuvor bei "Zusätzliche Informationen" beschrieben)
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Interessenbekundungen: 24/02/2026 18:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gem. § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern (betrifft nur den weiteren Verfahrensablauf)
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Jeder Bieter muss unter Verwendung der im späteren Verlauf bereit gestellten Unterlagen erklären, dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäss Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/ 2014 i. V. m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht und alle rechtlichen Verpflichtung gem. § 128 Abs. 1 GWB eingehalten werden.
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Informationen über die Überprüfungsfristen: Information über die Überprüfungsfristen: § 160 GWB findet Anwendung. Die Vorschrift lautet auszugsweise: "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (...) (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoss gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstösse gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt wird, 3. Verstösse gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind." Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Bieter wegen des Akteneinsichtsrechts aller Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens nach § 165 Abs. 1 GWB damit rechnen muss, dass sein Angebot von den Beteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Daher liegt es in seinem Interesse, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe nach § 165 Abs. 2 GWB für eine Versagung der Akteneinsicht hinzuweisen und betroffene Angebotsteile kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Zur Durchsetzung seiner Rechte muss sich der Bieter an die Vergabekammer wenden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stabsreferat Einkauf und Versicherungen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stabsreferat Einkauf und Versicherungen
8. Organisationen
8.1.
ORG-7001
Offizielle Bezeichnung: Stabsreferat Einkauf und Versicherungen
Registrierungsnummer: t08921080
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Stadt: München
Postleitzahl: 80539
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 8921081712
Fax: +49 8921081384
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-7004
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Registrierungsnummer: t:08921760
Stadt: München
Postleitzahl: 80538
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-7005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6f728d38-c9b7-4a80-b861-f00b6892685d - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung als Aufruf zum Wettbewerb – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 10
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 19/01/2026 11:22:09 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 42026-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 13/2026
Datum der Veröffentlichung: 20/01/2026