Softwareupgrade und Prozessoptimierung des Personalmanagementsystems im Rahmen der Förderung des digitalen Wandels im Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW)

Softwareupgrade und Prozessoptimierung des Personalmanagementsystems im Rahmen der Förderung des digitalen Wandels im Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW) - Vertrag zur Implementierung sowie den laufenden Betrieb

Zur Umsetzung und Fortentwicklung der Digitalisierung im Personalbereich sucht das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (nachfolgend nur "GZW" genannt) einen kompetenten und zuverlässigen Partner/Dienstleister, der in der Lage ist das neue Programmpaket zu implementieren, zu betreiben und damit die Digitalisierung im GZW zukünftig vorantreibt. Nach der Migration (Leistungsübernahme) des aktuellen Programmpakets ist geplant alle weiteren Module des Loga-All-In-Paketes sukzessive einzuführen. Diese Schritte werden als jeweils als Projekt durchgeführt.

Leistungsanforderungen

1. Bereitstellung "Loga-All-In" in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum (ca. 2000 Abrechnungsfälle) inklusive der notwendigen Hardware und Netzwerkanbindung.

2. Übernahme der bestehenden Daten und Funktionalitäten. Die laufende Lohn- u. - und Gehaltsabrechnung darf durch die Migration nicht beeinträchtigt werden.

3. Systembetrieb (Hardware , Software, Lizenzen).

4. Sukzessive Integration aller weiteren Loga-All-In-Funktionalitäten (Projekt).

Hauptort der Ausführung: Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (GZW) Chaumontplatz 1 61231 Bad Nauheim

Ausgangslage (entspricht Punkt 3.1 des Dokumentes "Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb"): Derzeit wird das Verfahren "Loga" in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum bereitgestellt. Das Leistungsspektrum umfasst die Module • Loga-Payroll - Lohn und Gehaltsabrechnung • Loga-Scout - Auswertungsgenerator • Loga-Etat - Kostenplanung • Loga-Dossier • Loga-Archiv • Loga-Druckarbeiten, • Loga-Kuvertierung, • Loga-Umschläge • Loga-Elektr. Beitragsnachweise • Testmandant Der Leistungsumfang des Rechenzentrumbetriebs ist • Betrieb der Loga-Server • Bereitstellung Lizenzen und Pflege • Bereitstellung Lizenzen der Datenbank und Pflege • MS-Office-Integration • Softwarepflege • mit Integration der gesetzlichen und tariflichen Anforderungen einschließlich der Dokumentation • Behebung von Fehlern, Verbesserungen • Test der geänderten Programmversionen • Vorbereitung für den Kunden • Datensicherung Der Leistungsumfang innerhalb der Software Loga umfasst • Stammdatenpflege durch Anwender • Monatliche Abrechnung der Löhne, Gehälter u. Bezüge Bereitstellung der Listen nach Terminplanung) • Durchführung der Monats- u. Jahresarbeiten • Bereitstellung der Daten und Durchführung Datenträgeraustausch mit den Banken, Sozialversicherungen, Krankenhäusern und Statistischen Ämtern • Druck-Kuvertier- und Servicedienste • Nutzung des Tools Scout • Bereitstellung der Lohndaten mit Rückrechnungsfunktionalität über einen Zeitraum von 36 Monaten • Einrichtung von Import und Exportschnittstellen • In- und Export von Personalstamm- bzw. Buchungsdaten Die Anwendungsbetreuung besteht aus • Hotline (softwarespezifisch, fachspezifisch) • Einrichtung u. Pflege der Krankenkassen • Einrichtung und Pflege der Standardtarife, Standardlohnarten, Standardkonten- und Standardkostenstellen • Einrichtung u. Pflege von kundenindividuellen Tarifen, Lohnarten, Konten-, Kostenstellen und firmenspezifischen Tabellen • Durchführung von Standard- und Individualauswertungen Die erstellten Verarbeitungsergebnisse werden kuvertiert und per Kurier zugestellt. Zielsetzung (entspricht Punkt 3.2 des Dokumentes "Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb"): Zur Umsetzung und Fortentwicklung der Digitalisierung im Personalbereich sucht das Gesundheitszentrum Wetterau gGmbH (nachfolgend nur "GZW" genannt) einen kompetenten und zuverlässigen Partner/Dienstleister, der in der Lage ist das neue Programmpaket zu implementieren, zu betreiben und damit die Digitalisierung im GZW zukünftig vorantreibt. Nach der Migration (Leistungsübernahme) des aktuellen Programmpakets ist geplant alle weiteren Module des Loga-All-In-Paketes sukzessive einzuführen. Diese Schritte werden als jeweils als Projekt durchgeführt. Im GZW wird der digitale Wandel konzernweit betrieben, was insbesondere auch den Personalbereich betrifft, da hier die unternehmensrelevanten Personaldaten und zusammenhängende Informationen in großen Mengen verarbeitet werden. In der Regel sind die Abrechnungsprozesse und notwendigen Meldeverfahren der monatlichen Entgeltabrechnung digitalisiert und in vielen Fällen auch automatisiert. Problematisch sind manuelle Eingabeverfahren, die unbedingt reduziert werden müssen. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche und verbesserte Automatisierung ist ein durchgängig digitalisierter Workflow. Durch die Firma P&I wurde in den letzten Jahren eine strategische Weiterentwicklung und Prozessorientierung des Loga-Umfeldes vorangetrieben, welches jetzt marktreif ist. Hier handelt es sich um ein integriertes Programmpaket, welches auf den bewährten und im GZW gelebten Funktionalitäten aufbaut und alle derzeit relevanten Aufgaben der Personalverwaltung, die durch verschiedene Softwareprodukte abgebildet werden, schnittstellenfrei verbindet. Im Leistungspaket "Loga-All-In" ist neben der Funktionalität auch die notwendige IT-Infrastruktur enthalten. Dieses weiterentwickelte Programmpaket besteht aus einem erweiterten Modulsatz, erhält aber die fürs GZW wichtige Logik der Abrechnungsprozesse. Ein Umstieg auf die neue Programmversion ist obligatorisch, da in absehbarer Zeit die Herstellerunterstützung für die derzeitig genutzte Softwareversion eingestellt wird. Die Personalsoftware Loga wurde in den letzten Jahren sehr stark an den Dienstbetrieb des GZW ausgerichtet und parametrisiert. Ein Wechsel der Softwarelogik und -prozesse im Kernprozess (Entgeltabrechnung) werden explizit ausgeschlossen. Die notwendige und zukünftige Optimierung muss durch einen kompetenten und fachlich versierten Dienstleister unterstützt werden und darf, auch im Migrationsprozess, nicht zu Ausfällen führen. Zum Systembetrieb des Finanzmanagementsystems und zur notwendigen personalorientierten Administration stehen im GZW keine Ressourcen zur Verfügung. Die notwendige Funktionserweiterung bedingt daher einen kompetenten Provider, der die IT-Strategie des Loga-Personalmanagementsystems und notwendige GZW-seitige Optimierungsprozesse konsequent mit der Personalabteilung des GZW umsetzt. Die Migration auf das erweiterte Programmpaket erhält die dringend notwendige Kontinuität der Softwarelogik und -bedienung in der Personalbearbeitung, eröffnet aber gleichzeitig den Einstieg in die Digitalisierung. Es gibt für das GZW keine Alternative die gewünschte Digitalisierung mit dem aktuellen Entgeltabrechnungssystem voranzutreiben. Ein elementarer Vorteil ist die integrative Modulerweiterung des Updates. Das GZW plant die Einführung aller Personalmanagementfunktionen. Um alle geplanten Prozesse sukzessive zu integrieren und in den Vorteil eines maximal abgestimmten digitalen Prozesses zu gelangen wurde entschieden, das Softwarepaket "Loga-All-In" zu nutzen. Die einzelnen, derzeit größtenteils noch nicht eingeführten Aufgaben des digitalen Personalmanagements, der Entgeltabrechnung, Dienstplanung, Zeitabrechnung, Stellenplanung und das Bewerbermanagement werden digital verknüpft und sorgen zukünftig für effiziente Arbeitsverfahren. Zudem können durch die Module Reisekosten, digitale Personalakte, Dokumentenmanagement und das Mitarbeiterportal zusätzliche Personalressourcen gebündelt und Verfahrensprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. "Loga-All-In" ist daher die Bündelung und prozessuale Umsetzung der notwendigen digitalen Optimierungen. Es stellt nur ein Upgrade der aktuellen Softwareversion dar. Dieser Wechsel ist obligatorisch und wird mit der Ausschreibung des Providers nun strukturiert und terminiert. Aspekte der Wirtschaftlichkeit erzwingen einen schnellen Wechsel auf "Loga-All-In", da nur hier eine papierlose Informationsübermittlung ermöglicht wird. Ferner muss zukünftig eine größere Flexibilisierung ermöglicht werden. Eigenvorgaben der monatlichen Abrechnungstermine, Vermeidung von längeren Ausfallzeiten des Entgeltabrechnungssystems mit der Folge von z.B. Säumniszuschlägen oder der Behinderung von Arbeitsabläufen sind ein "Muss" im zukünftigen Systembetrieb. Leistungsanforderungen (entspricht Punkt 3.3 des Dokumentes "Weitere Erläuterungen zum vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb"): 1. Bereitstellung "Loga-All-In" in einem BSI-zertifizierten Rechenzentrum (ca. 2000 Abrechnungsfälle) inklusive der notwendigen Hardware und Netzwerkanbindung. 2. Übernahme der bestehenden Daten und Funktionalitäten. Die laufende Lohn- u. - und Gehaltsabrechnung darf durch die Migration nicht beeinträchtigt werden. 3. Systembetrieb (Hardware, Software, Lizenzen). 4. Sukzessive Integration aller weiteren Loga-All-In-Funktionalitäten (Projekt).

Implementierung voraussichtlich ab dem 15.08.2021; Echtbetrieb ab dem 01.01.2022 zwingend.

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2