1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen
Rechtsform des Erwerbers: Zentrale Regierungsbehörde
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: CRM RTC Antwerpen
Beschreibung: RTC Antwerpen telt momenteel 6 medewerkers, elk verantwoordelijk voor specifieke expertisegebieden. Vanuit deze expertisegebieden bouwen zij hun eigen netwerk uit en onderhouden ze zelfstandig hun contacten. Contactgegevens worden vandaag voornamelijk individueel bijgehouden, vaak in Excel, Outlook of andere persoonlijke bestanden. RTC Antwerpen beschikt over een duidelijke en functionele website. De meeste contactgegevens komen binnen via inschrijvings- of aanvraagformulieren op de website. Binnen het team leeft echter sterk de behoefte om deze gegevens structureel en centraal te beheren. Daarnaast stelt RTC Antwerpen vast dat er binnen de organisatie veel data circuleert, vaak op een versnipperde manier. Gegevens moeten regelmatig meerdere keren worden verwerkt, gekopieerd of manueel geteld. Bijvoorbeeld voor rapportering aan overheden of subsidiegevers, het opstellen van thematische contactlijsten of het verzenden van nieuwsbrieven. Er is dan ook een groeiende nood aan een gestroomlijnde en efficiënte aanpak voor het beheer van contacten, inschrijvingen, materiaalontleningen en andere datastromen. RTC Antwerpen is daarom op zoek naar een stabiel en performant CRM-systeem dat compatibel is met de bestaande website en in staat is om deze behoeften structureel te ondersteunen. Doelen van het project Interne processen RTC Antwerpen streeft naar meer interne efficiëntie door het automatiseren van werkprocessen en het centraliseren van informatie rond planning, events en contacten. Het doel is om de tijd die momenteel naar repetitieve administratieve taken gaat, aanzienlijk te beperken. Hierdoor komt er ruimte vrij voor wat echt telt. Duurzaam relatiebeheer en een meer persoonlijke, op maat gemaakte dienstverlening. Doelstellingen en functionele noden: stimuleren van self-service waar mogelijk, om de administratieve druk te verlagen; vermijden van manuele tussenkomsten door processen waar mogelijk te automatiseren; automatiseren van repetitieve administratieve taken om tijd en fouten te reduceren. Optimalisatie van het logistiek en administratief beheer: inzichtelijk overzicht van de volledige inventaris en de bijhorende planning; efficiënt beheer van beschikbare materialen; ondersteuning van het volledige proces rond ontleningen: van aanvraag tot logistieke organisatie, van leveringen tot ophalingen; duidelijk overzicht van alle lopende en geplande ontleningen; centraal overzicht en planning van opleidingen en events; beheer van opleidingen en evenementen, inclusief inhoud, locatie, capaciteit en timing; opvolging en beheer van inschrijvingen en materiaalontleningen in één centrale omgeving. Dienstverlening optimaliseren RTC Antwerpen wil de klanttevredenheid verhogen door processen te stroomlijnen en te centraliseren. Dit omvat het optimaliseren van het inschrijvings- en uitleenproces, het efficiënt beheren van materiaal en opleidingen en het versterken van gerichte, tijdige communicatie met scholen en partners. Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar: een gebruiksvriendelijke ‘gidsfunctie’ die scholen helpt snel en gericht het juiste aanbod te vinden; een vlotte en stabiele integratie met de bestaande website; een efficiënte en toegankelijke dienstverlening, van aanvraag tot afhandeling. Relatiebeheer RTC Antwerpen wil de betrokkenheid van scholen en ondernemingen bij haar acties, opleidingen, events en initiatieven structureel versterken. Door beter inzicht te krijgen in wie wanneer betrokken is en op basis daarvan gerichte opvolging te organiseren, wil RTC Antwerpen duurzame relaties opbouwen en versterken. Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar: een centrale databank voor contacten en accounts; gecentraliseerd beheer van communicatie en relatiegegevens; een overzichtelijke historiek van interacties met scholen, bedrijven en andere partners; efficiënte opvolging van inschrijvingen en materiaalontleningen; digitale communicatie op maat, gebaseerd op eerdere interacties en interesseprofielen; een integraal overzicht van alle interacties per organisatie, ongeacht welke consulent betrokken was of via welke actie contact plaatsvond; het actief leggen, onderhouden en verdiepen van langdurige samenwerkingen met scholen en ondernemingen. Data-analyse (rapportage) RTC Antwerpen wil strategischer te werk gaan door beter inzicht te verkrijgen in het gebruik van haar acties en diensten door scholen en ondernemingen. Door data centraal te verzamelen en gericht te analyseren, wil RTC Antwerpen haar aanbod beter afstemmen op de reële noden van het werkveld. Dit laat toe om toekomstgerichte keuzes te maken in functie van relevantie en impact. Om dit te realiseren zet RTC Antwerpen in op: het centraliseren van data en rapportage; het analyseren van gebruikspatronen en betrokkenheid; het ondernemen van gerichte acties op basis van data-inzichten.
Kennung des Verfahrens: 24cba593-e267-47e9-8d92-223786c1696a
Interne Kennung: CRM RTC Antwerpen
Verfahrensart: Sonstiges einstufiges Verfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: Voor deze opdracht wordt de nationale regelgeving van volgende procedure toegepast: vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48445000 Softwarepaket für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: CRM RTC Antwerpen - 1
Beschreibung: RTC Antwerpen telt momenteel 6 medewerkers, elk verantwoordelijk voor specifieke expertisegebieden. Vanuit deze expertisegebieden bouwen zij hun eigen netwerk uit en onderhouden ze zelfstandig hun contacten. Contactgegevens worden vandaag voornamelijk individueel bijgehouden, vaak in Excel, Outlook of andere persoonlijke bestanden. RTC Antwerpen beschikt over een duidelijke en functionele website. De meeste contactgegevens komen binnen via inschrijvings- of aanvraagformulieren op de website. Binnen het team leeft echter sterk de behoefte om deze gegevens structureel en centraal te beheren. Daarnaast stelt RTC Antwerpen vast dat er binnen de organisatie veel data circuleert, vaak op een versnipperde manier. Gegevens moeten regelmatig meerdere keren worden verwerkt, gekopieerd of manueel geteld. Bijvoorbeeld voor rapportering aan overheden of subsidiegevers, het opstellen van thematische contactlijsten of het verzenden van nieuwsbrieven. Er is dan ook een groeiende nood aan een gestroomlijnde en efficiënte aanpak voor het beheer van contacten, inschrijvingen, materiaalontleningen en andere datastromen. RTC Antwerpen is daarom op zoek naar een stabiel en performant CRM-systeem dat compatibel is met de bestaande website en in staat is om deze behoeften structureel te ondersteunen. Doelen van het project Interne processen RTC Antwerpen streeft naar meer interne efficiëntie door het automatiseren van werkprocessen en het centraliseren van informatie rond planning, events en contacten. Het doel is om de tijd die momenteel naar repetitieve administratieve taken gaat, aanzienlijk te beperken. Hierdoor komt er ruimte vrij voor wat echt telt. Duurzaam relatiebeheer en een meer persoonlijke, op maat gemaakte dienstverlening. Doelstellingen en functionele noden: stimuleren van self-service waar mogelijk, om de administratieve druk te verlagen; vermijden van manuele tussenkomsten door processen waar mogelijk te automatiseren; automatiseren van repetitieve administratieve taken om tijd en fouten te reduceren. Optimalisatie van het logistiek en administratief beheer: inzichtelijk overzicht van de volledige inventaris en de bijhorende planning; efficiënt beheer van beschikbare materialen; ondersteuning van het volledige proces rond ontleningen: van aanvraag tot logistieke organisatie, van leveringen tot ophalingen; duidelijk overzicht van alle lopende en geplande ontleningen; centraal overzicht en planning van opleidingen en events; beheer van opleidingen en evenementen, inclusief inhoud, locatie, capaciteit en timing; opvolging en beheer van inschrijvingen en materiaalontleningen in één centrale omgeving. Dienstverlening optimaliseren RTC Antwerpen wil de klanttevredenheid verhogen door processen te stroomlijnen en te centraliseren. Dit omvat het optimaliseren van het inschrijvings- en uitleenproces, het efficiënt beheren van materiaal en opleidingen en het versterken van gerichte, tijdige communicatie met scholen en partners. Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar: een gebruiksvriendelijke ‘gidsfunctie’ die scholen helpt snel en gericht het juiste aanbod te vinden; een vlotte en stabiele integratie met de bestaande website; een efficiënte en toegankelijke dienstverlening, van aanvraag tot afhandeling. Relatiebeheer RTC Antwerpen wil de betrokkenheid van scholen en ondernemingen bij haar acties, opleidingen, events en initiatieven structureel versterken. Door beter inzicht te krijgen in wie wanneer betrokken is en op basis daarvan gerichte opvolging te organiseren, wil RTC Antwerpen duurzame relaties opbouwen en versterken. Om dit te realiseren, streeft RTC Antwerpen naar: een centrale databank voor contacten en accounts; gecentraliseerd beheer van communicatie en relatiegegevens; een overzichtelijke historiek van interacties met scholen, bedrijven en andere partners; efficiënte opvolging van inschrijvingen en materiaalontleningen; digitale communicatie op maat, gebaseerd op eerdere interacties en interesseprofielen; een integraal overzicht van alle interacties per organisatie, ongeacht welke consulent betrokken was of via welke actie contact plaatsvond; het actief leggen, onderhouden en verdiepen van langdurige samenwerkingen met scholen en ondernemingen. Data-analyse (rapportage) RTC Antwerpen wil strategischer te werk gaan door beter inzicht te verkrijgen in het gebruik van haar acties en diensten door scholen en ondernemingen. Door data centraal te verzamelen en gericht te analyseren, wil RTC Antwerpen haar aanbod beter afstemmen op de reële noden van het werkveld. Dit laat toe om toekomstgerichte keuzes te maken in functie van relevantie en impact. Om dit te realiseren zet RTC Antwerpen in op: het centraliseren van data en rapportage; het analyseren van gebruikspatronen en betrokkenheid; het ondernemen van gerichte acties op basis van data-inzichten.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Belgien
Ort im betreffenden Land
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2025
Enddatum der Laufzeit: 01/08/2025
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Niederländisch, Niederländisch
Fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur oder Siegel (im Sinne der Verordnung (EU) Nr 910/2014) erforderlich
Frist für den Eingang der Angebote: 01/08/2025 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Regionaal Technologisch Centrum Antwerpen
Registrierungsnummer: 0873514296_4333
Postanschrift: Kleinhoefstraat 6
Stadt: Geel
Postleitzahl: 2440
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Turnhout (BE213)
Land: Belgien
Telefon: +32 499725
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: FOD Beleid en Ondersteuning
Registrierungsnummer: BE001
Postanschrift: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 740 80 00
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 7e5fcaeb-e223-4955-a093-f1b48b6d6e00 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftragsbekanntmachung – Sonderregelung
Unterart der Bekanntmachung: 20
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 30/06/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 30/06/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch, Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 423984-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 123/2025
Datum der Veröffentlichung: 01/07/2025