2021-OJS162-427448-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Postanschrift: Scharnhorststraße 34-37

Ort: Berlin

NUTS-Code: DE300 Berlin

Postleitzahl: 10115

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): Referat Z-FV-Vg - Zentrale Vergabestelle

E-Mail: vergabestelle@bmwi.bund.de

Telefon: +49 30-186157163

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: http://www.bmwi.de

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Wirtschaft und Finanzen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Konzeption, Organisation und Durchführung von konventionellen und digitalen Veranstaltungen für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Referenznummer der Bekanntmachung: 13005/008-13#020

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) führt an seinem Dienstsitz in Berlin, aber auch in externen Veranstaltungsräumen, zahlreiche Veranstaltungen durch, die aus konkretem Anlass oder als Teil einer Serie organisiert werden. Bei phy-sischer Präsenz können daran im Einzelfall mehr als 1000 Personen teilnehmen, in der Regel sind es nicht mehr als 300 Gäste. In diesen Veranstaltungen werden Kernthemen des BMWi im Rahmen von Fachkonferenzen behandelt oder einer breite(re)n Öffentlichkeit vorgestellt.

Vereinzelt werden auch rein publikumswirksame Veranstaltungen realisiert (Tag der offenen Tür, Tag der Deutschen Einheit). Die Veranstaltungen schließen analoge und digitale Formate ein. Seit der Corona-Pandemie haben digitale Formate mit teils komplexen Anforderungen an Technik und Design der Veranstaltung zugenommen. Teilweise werden Veranstaltungen im sog. hybriden Format - also mit teils physischer, teils mit digitaler Präsenz der Teilnehmenden - realisiert. Aber auch künftig wird das BMWi voraussichtlich nicht vollständig auf Veranstaltungen mit physischer Präsenz verzichten können.

Daher soll mit einer professionellen Agentur eine Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Organisation und Durchführung von konventionellen und digitalen Veranstaltungen abgeschlossen werden. Die Veranstaltungen finden ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland statt. Messen gehören ausdrücklich nicht zu diesen Veranstaltungen; hierzu hat das BMWi eine gesonderte Rahmenvereinbarung.

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 60 000 000,00 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
79952000 Event-Organisation

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DE300 Berlin

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Die Rahmenvereinbarung wird für zunächst drei Jahre abgeschlossen. Eine einmalige Verlängerung der Rahmenvereinbarung um 12 Monate durch das BMWi ist möglich. Die Ausübung der Verlängerungsoption muss durch das BMWi mindestens drei Monate vor Ablauf der Laufzeit gegenüber dem Vertragspartner erklärt werden. Der Vertragspartner kann auf die dreimonatige Vorfrist verzichten.

Für die maximal vierjährige Laufzeit wird das Gesamtvolumen, das heißt das Volumen für die gesamte Vertragslaufzeit (Grundlaufzeit und optionaler Verlängerungszeitraum), der nach der Rahmenvereinbarung erfolgenden Leistungsabrufe auf 60 Mio. Euro und da-her auf einen Mittelwert von 15 Mio. Euro pro Jahr geschätzt (Auftragswertschätzung nach § 21 Absatz 1 Vergabeverordnung (VgV)).

Hierbei handelt es sich um einen Schätzwert auf Basis der Erfahrungen mit der 2016 vergebenen und am 30.09.2020 ausgelaufenen „Rahmenvereinbarung über die Kon-zeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen“. Zugrunde gelegt wurde dabei die folgende durchschnittliche Anzahl an Veranstaltungen pro Jahr:

- 10 öffentlichkeitswirksame Veranstaltungen pro Jahr (z.B. 80 Jahre Soziale Marktwirtschaft o.ä.).

- Jährliche Teilnahme des BMWi an Veranstaltungen der Bundesregierung zum "Tag der Offenen Tür" und zum "Tag der Deutschen Einheit".

- 50 Fachveranstaltungen pro Jahr mit bis zu 300 Teilnehmenden (bei physischer Präsenz) im Konferenzzentrum des BMWi (oder extern während der Sanierungs-arbeiten ab voraussichtlich Oktober 2021).

- 1 Veranstaltung im Rahmen der G7-Präsidentschaft 2022 mit ca. 60 Teilnehmen-den

- 5 Veranstaltungen/Jahr im Rahmen von Regierungskonsultationen mit ca. 30 Teilnehmenden.

- 10 Veranstaltungen/Jahr für die 35 existierenden Gemischten Wirtschaftsgremien und Kooperationsräte im BMWi (Teilnehmerzahl in der Regel nicht mehr als 50)

In diese Schätzwerte sind die jüngsten pandemiebedingten Entwicklungen in der Veran-staltungsplanung des BMWi eingeflossen. Aufgrund der unklaren Dauer dieser Situation und der noch nicht absehbaren dauerhaften Auswirkungen auf die Veranstaltungsplanung des BMWi sind die maßgeblichen Faktoren des Schätzwerts (Anzahl künftig durchzuführender Veranstaltungen und ihr Format) dennoch mit erheblicher Ungewissheit behaftet.

Der Wert der tatsächlich abgerufenen Leistungen kann die Auftragswertschätzung unter- oder überschreiten. Durch den Abschluss der ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung wird daher kein Anspruch des Rahmenvertragspartners auf ein bestimmtes Mindestauftragsvolumen oder die Erteilung einer bestimmten Mindestanzahl von Einzelaufträgen begründet. Ebenso können Leistungsabrufe bei einem Überschreiten der Auftragswertschätzung nicht abgelehnt werden.

Im Rahmen der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann die Konzeptionierung von Veranstaltungen, die Umsetzung von Veranstaltungskonzepten und die Nutzung eines Teilnehmermanagements für einzelne Veranstaltungen. Für die Einzelheiten wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Qualitätskriterium - Name: Qualität / Gewichtung: 70

Preis - Gewichtung: 30

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Grundlaufzeit 36 Monate, Option der Verlängerung um 12 Monate.

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Nichtoffenes Verfahren

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 040-098999

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 13005/008-13#020

Bezeichnung des Auftrags:

Konzeption, Organisation und Durchführung von konventionellen und digitalen Veranstaltungen für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
13/08/2021

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 5

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 5

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: facts and fiction GmbH

Ort: Köln

NUTS-Code: DEA2 Köln

Postleitzahl: 50678

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/des Loses: 60 000 000,00 EUR

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 60 000 000,00 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt

Postanschrift: Kaiser-Friedrich-Straße 16

Ort: Bonn

Postleitzahl: 53113

Land: Deutschland

E-Mail: vk@bundeskartellamt.de

Telefon: +49 228-94990

Fax: +49 228-9499163

Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der Vergabestelle des BMWi (s. Ziffer I.1) zu rügen. Sofern der öffentliche Auftraggeber einer Rüge nicht abhilft, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der zuständigen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des BMWi, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen/können, beantragt werden (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB).

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
18/08/2021