Vergabe von Projektsteuerungsunterstützungen im Projekt zukunftskommune@bw

Vergabe von Projektsteuerungsunterstützungen im Projekt zukunftskommune@bw

Die Geschäftsstelle Digitale Agenda der Stadt Ulm hat ein Vergabeverfahren für die Gesamtprojektsteuerungsunterstützung (Los 1) und die Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur- und Datenplattform“ (Los 2) innerhalb des vom Land Baden-Württemberg geförderten Projektes zukunftskommune@bw.de für den Durchführungszeitraum bis 30.09.2021 durchgeführt. Unter dem Titel "Digitale Stadtquartiere Ulm - Innovation aus der Stadt für die Stadt" setzt Ulm bei dem Aufbau einer offenen und zentralen Datenplattform als Basisinfrastruktur für die Stadtentwicklung auf bürgerschaftliche Partizipation. Auf einer „Allround“-Plattform aufbauend, sollen gemeinsam mit der Bevölkerung vor Ort im Projektgebiet Eselsberg und mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft quartiersspezifische passgenaue Lösungen und Services in verschiedenen Handlungsfeldern entwickelt werden.

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 1 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Projekts mit der Auftraggeberin, der externen "Kommunikation & Beteiligung" und den nachgelagerten 6 Handlungsfeldverantwortlichen in den Handlungsfeldern "digitale Services imQuartier2020", "Mobilität", "Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", "Handel", "Infrastruktur und Datenplattform "sowie "Geschäftsmodelle". Hierzu sind ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der Auftraggeberin als auch ca. 20 Jourfixes (6-wöchig) mit allen 6 Handlungsfeld-Steuernden vor Ort vor- und nachzubereiten. Weiter umfasst das Multiprojektmanagement von Los 1 unterstützende Projektsteuerung, die Beratung zu Vorgehen und Umsetzung, Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, die Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Gesamtprojekt. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen dar.

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 2 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Handlungsfeldes "Infrastruktur und Datenplattform" in Abstimmung mit der Auftraggeberin, von im Handlungsfeld direkt beteiligten und zu beteiligenden Akteuren. Das Multiprojektmanagement sollaußerdem die Konzeptionen und Umsetzungen von geplanten digitalen Services in den Handlungsfeldern "digitale Services im Quartier 2020", "Mobilität", "Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", "Handel", "Infrastruktur und Datenplattform" sowie "Geschäftsmodelle" übergreifend und fachlich steuern, beraten und mit den Anforderungen/Konzeption der Datenplattform abgleichen. Die Organisationsstruktur sieht Vor-Ort-Jour fixes und deren Vor- und Nachbereitung vor: ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der der externen Gesamtprojektsteuerungsunterstützung, Auftraggeberin und allen Handlungsfeldsteuernden als auch ca. 20Jour fixes (6-wöchig) mit allen relevanten Beteiligten im Handlungsfeld selbst. Im Handlungsfeld "Infrastruktur und Datenplattform" soll eine skalierbare offene Datenplattform ausgeschrieben und umgesetzt werden. Die Anforderungen an die fachliche Kompetenz für die Erstellung eines Lastenheftes, Ausschreibungsunterstützung und Umsetzung der Plattform setzt in Los 2 eine hohe Expertise und Erfahrung im Bereich urbane Datenplattformen sowie IOT-Plattformen und Fragen der Datensicherheit voraus.

Weiter umfasst Los 2 im Handlungsfeld: Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Handlungsfeld sowie fachliche Steuerung und Beratung der Umsetzungen von datenplattformrelevanten Inhalten anderer Handlungsfelder. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen in den jeweiligen Handlungsfeldern dar.

Die Geschäftsstelle Digitale Agenda der Stadt Ulm hat ein Vergabeverfahren für die Gesamtprojektsteuerungsunterstützung (Los 1) und die Steuerung des Handlungsfeldes „Infrastruktur- und Datenplattform“ (Los 2) innerhalb des vom Land Baden-Württemberg geförderten Projektes zukunftskommune@bw.de für den Durchführungszeitraum bis 30.09.2021 durchgeführt. Unter dem Titel "Digitale Stadtquartiere Ulm - Innovation aus der Stadt für die Stadt" setzt Ulm bei dem Aufbau einer offenen und zentralen Datenplattform als Basisinfrastruktur für die Stadtentwicklung auf bürgerschaftliche Partizipation. Auf einer „Allround“-Plattform aufbauend, sollen gemeinsam mit der Bevölkerung vor Ort im Projektgebiet Eselsberg und mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft quartiersspezifische passgenaue Lösungen und Services in verschiedenen Handlungsfeldern entwickelt werden.

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 1 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Projekts mit der Auftraggeberin, der externen "Kommunikation & Beteiligung" und den nachgelagerten 6 Handlungsfeldverantwortlichen in den Handlungsfeldern "digitale Services imQuartier2020", "Mobilität", "Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", "Handel", "Infrastruktur und Datenplattform "sowie "Geschäftsmodelle". Hierzu sind ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der Auftraggeberin als auch ca. 20 Jourfixes (6-wöchig) mit allen 6 Handlungsfeld-Steuernden vor Ort vor- und nachzubereiten. Weiter umfasst das Multiprojektmanagement von Los 1 unterstützende Projektsteuerung, die Beratung zu Vorgehen und Umsetzung, Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, die Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Gesamtprojekt. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen dar.

Wesentliche Leistungen, die der Auftragnehmer in Los 2 erbringen muss, umfassen die Koordination und Steuerung des Handlungsfeldes "Infrastruktur und Datenplattform" in Abstimmung mit der Auftraggeberin, von im Handlungsfeld direkt beteiligten und zu beteiligenden Akteuren. Das Multiprojektmanagement sollaußerdem die Konzeptionen und Umsetzungen von geplanten digitalen Services in den Handlungsfeldern "digitale Services im Quartier 2020", "Mobilität", "Umwelt, Energie, Ver-/Entsorgung", "Handel", "Infrastruktur und Datenplattform" sowie "Geschäftsmodelle" übergreifend und fachlich steuern, beraten und mit den Anforderungen/Konzeption der Datenplattform abgleichen. Die Organisationsstruktur sieht Vor-Ort-Jour fixes und deren Vor- und Nachbereitung vor: ca. 31 Jour fixes (4-wöchig) mit der der externen Gesamtprojektsteuerungsunterstützung, Auftraggeberin und allen Handlungsfeldsteuernden als auch ca. 20Jour fixes (6-wöchig) mit allen relevanten Beteiligten im Handlungsfeld selbst. Im Handlungsfeld "Infrastruktur und Datenplattform" soll eine skalierbare offene Datenplattform ausgeschrieben und umgesetzt werden. Die Anforderungen an die fachliche Kompetenz für die Erstellung eines Lastenheftes, Ausschreibungsunterstützung und Umsetzung der Plattform setzt in Los 2 eine hohe Expertise und Erfahrung im Bereich urbane Datenplattformen sowie IOT-Plattformen und Fragen der Datensicherheit voraus.

Weiter umfasst Los 2 im Handlungsfeld: Projektcontrolling und Projektdokumentation, Termin- und Aufgabenmanagement, Rücklaufkontrolle, Ergebnisanalyse und Erstellung von Statusreports für das Handlungsfeld sowie fachliche Steuerung und Beratung der Umsetzungen von datenplattformrelevanten Inhalten anderer Handlungsfelder. Eine Besonderheit und Herausforderung im Multiprojektmanagement stellt die Einbeziehung der Bevölkerung bei der Auswahl und Entwicklung von realisierbaren Umsetzungsideen in den jeweiligen Handlungsfeldern dar.

In einem weiteren EU-weiten Vergabeverfahren wurden die Umsetzungsleistungen für die Erstellung der Daten- und Diensteplattform ausgeschrieben. In diesem Vergabeverfahren hat die Bietergemeinschaft „SWU/eXXcellent solutions GmbH“ im Februar 2020 den Zuschlag erhalten. Bei der Umsetzung des Projekts hat die City&Bits GmbH und ihr Nachunternehmer IESE die Projektsteuerung der Bietergemeinschaft „SWU/excellent solutions GmbH“ übernommen. Sie sichtet und steuert die Feinkonzepte und Programmierarbeiten der Bietergemeinschaft, testet die Releases und spricht nach Mängelbehebungen jeweils eine Abnahmeempfehlung für die Releases aus.

Im Laufe des Projekts hat sich gezeigt, dass sich die Mitarbeit von City&Bits GmbH und der IESE nicht auf bloße Steuerungsaufgaben beschränkt. Als bereits das Release #1 der Daten- und Diensteplattform wegen schwerwiegender Mängel nicht abgenommen werden konnte, wurde deutlich, dass die Bietergemeinschaft bei der Umsetzung des Projekts auf die Unterstützung der City&Bits GmbH und ihres Nachunternehmers IESE angewiesen ist. Daher wurde unter anderem der vereinbarte Release-Plan angepasst und City&Bits GmbH/IESE stärker in das Projekt eingebunden. Die zusätzlichen Aufwände der City&Bits GmbH und ihres Nachunternehmers IESE liegen bei etwa 14 Personentagen (PT) pro Monat - die Arbeiten sind unterteilt in die technische Umsetzungssteuerung und die allgemeinen aufwandsbasierten nicht-technischen Zuarbeiten.

Diese Bekanntmachung betrifft die Arbeiten der technischen Umsatzsteuerung bis 09/2020. Im Einzelnen handelt es sich um Steuerungs- und Entwicklungsarbeiten auf Grundlage der Leistungen des ursprünglich mit der Bietergemeinschaft geschlossenen Vertrags. Der Zusatzaufwand ist maßgeblich auf die Änderung des Projektmodells (agiles Projektmanagement) und größere Probleme bei der Abnahme des Release #1 zurückzuführen.

Der Entwicklungsprozess ist von der City&Bits GmbH und dem Nachunternehmer IESE begleitet worden, sodass diese beiden Unternehmen den Quell-/Objektcode des aktuellen Programmstandes der Daten-/Diensteplattform besonders gut kennen, während sich andere Unternehmen erst mit den Codes vertraut machen müssten. Die beiden Unternehmen haben über reine Projektsteuerungsleistungen hinaus auch bereits mehrfach bei der Umsetzung des Projektes unterstützt, sodass ihnen sowohl die operativen Abläufe des Auftragnehmers als auch der Stadt Ulm bereits bekannt sind und kein erhöhter Abstimmungsbedarf zwischen den beteiligten Parteien mehr zu erwarten ist. Schließlich ist das Projekt „Daten-/Diensteplattform“ inzwischen auch zeitkritisch geworden, sodass die Stadt Ulm weitere Verzögerungen, die durch die Einbindung eines weiteren Unternehmens entstehen würden, innerhalb des Förderzeitraums des Projekts zukunftskommune@bw nicht mehr in Kauf nehmen kann.