43863-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen – Universität zu Köln - Multifunktionssysteme, Anmietung und Gestellung
OJ S 14/2026 21/01/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung - Änderungsbekanntmachung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle BezeichnungUniversität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
E-Mailvergabestelle@verw.uni-koeln.de
Rechtsform des ErwerbersVon einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen AuftraggebersBildung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
TitelUniversität zu Köln - Multifunktionssysteme, Anmietung und Gestellung
BeschreibungRahmenvereinbarung über: Los 1: die Anmietung von Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch Los 2: Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für Studierende
Kennung des Verfahrenscd741eb1-3457-407a-92ac-825bfa978983
Interne Kennung2025_64_0203
VerfahrensartOffenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigtnein
2.1.1.
Zweck
Art des AuftragsDienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 50300000 Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 50310000 Wartung und Reparatur von Büromaschinen
2.1.2.
Erfüllungsort
StadtKöln
Land, Gliederung (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
LandDeutschland
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung1 100 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTZ5DVKCT# keine
Rechtsgrundlage
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann2
Auftragsbedingungen
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können2
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der AusschlussgründeBekanntmachung
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung§ 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen)
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten§ 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland)
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung§ 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte)
Betrug§ 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden
Korruption§ 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr)
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels§§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis und 233a des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung)
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von SteuernDas Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben wurde nicht nachgekommen.
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von SozialversicherungsbeiträgenDas Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nicht nachgekommen.
Verstoß gegen umweltrechtliche VerpflichtungenVerstoß gegen geltende umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen sozialrechtliche VerpflichtungenVerstoß gegen geltende sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen arbeitsrechtliche VerpflichtungenVerstoß gegen geltende arbeitsrechtliche Verpflichtungen
ZahlungsunfähigkeitDas Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen InsolvenzverwalterDas Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Einstellung der gewerblichen TätigkeitDas Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler RechtsvorschriftenDas Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Schwerwiegendes berufliches FehlverhaltenDas Unternehmen hat im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird.
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des WettbewerbsDer öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte dafür, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem VergabeverfahrenEs besteht ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann.
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des VergabeverfahrensEs liegt eine Wettbewerbsverzerrung vor, resultiert daraus, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare SanktionenDas Unternehmen hat eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt, was zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem VerfahrenDas Unternehmen hat in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder ist nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder a) hat versucht , die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, b) hat versucht , vertrauliche Informationen zur Erlangung unzulässiger Vorteile beim Vergabeverfahren zu erhalten c) hat fahrlässige oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich hätten beeinflussen können oder hat versucht, solche Informationen zu übermitteln.
5. Los
5.1.
LosLOT-0001
TitelAnmietung von ca. 280 Dienstmultifunktionsgeräten
BeschreibungRahmenvereinbarung, Laufzeit 72 Monate, über: Los 1: die Anmietung von ca. 280 Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch
Interne Kennung1
5.1.1.
Zweck
Art des AuftragsDienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 50300000 Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 50310000 Wartung und Reparatur von Büromaschinen
5.1.2.
Erfüllungsort
StadtKöln
Land, Gliederung (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
LandDeutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit72 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen1
Weitere Informationen zur VerlängerungGrundlaufzeit: 5 Jahre, (60 Monate) einmalige Verlängerungsoption um weitere 12 Monate. Maximallaufzeit: 72 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugebenErforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesenja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignetja
Zusätzliche Informationen#Besonders auch geeignet für:other-sme# keine
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen AuftragsvergabeVerringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibunggeringerer Energieverbrauch, Feinstaubreduzierung, einsatz von Recyclingpapieren
Konzept zur Verringerung der UmweltauswirkungenAnpassung an den KlimawandelKlimaschutzVermeidung und Verminderung der UmweltverschmutzungSonstiges
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der EignungskriterienBekanntmachung
KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des EignungskriteriumsDIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm), (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm) zertifiziert sein.

KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Beschreibung des EignungskriteriumsDIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) zertifiziert sein.

KriteriumZertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des EignungskriteriumsUmweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Endprodukte müssen mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219, Ausgabe Januar 2021" ausgezeichnet sein. Gleichwertige, alternative Nachweise sind zugelassen. Die Gleichwertigkeit ist durch den Bieter nachzuweisen.

KriteriumBerufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des EignungskriteriumsBerufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Der AN haftet für alle Schäden, die dem AG und dessen Mitarbeitern/innen im Zusammenhang mit der Aufstellung, dem Betrieb, der Wartung und der Entsorgung sowie der Entfernung von Multifunktionssysteme / Printstationen beider Systeme erwachsen. Der AN stellt den AG von Ansprüchen frei, die sich aus den beschriebenen Risiken ergeben. Der AG haftet nicht für Unfälle, die der AN oder seine Beauftragten bei der Ausführung Ihrer Tätigkeiten erleiden. Der AG haftet nur gegenüber dem AN nach Maßgabe von gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Der AN versichert die eingesetzten Geräte für die Dauer des Vertrages gegen Schäden, die durch Feuer, Diebstahl, Wasser und Sabotage entstehen können. Eine entsprechende Versicherung ist dem AG durch den AN zu Vertragsbeginn nachzuweisen: - Kopie des Versicherungsscheins einer bestehenden Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung unter Angabe der Deckungssummen. Gefordert wird eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für jeden einzelnen Schadensfall von mindestens 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden.

KriteriumZertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des EignungskriteriumsCE-Kenzeichnung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Die CE-Kennzeichnung für die eingesetzten Geräte ist nachzuweisen

KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des EignungskriteriumsZeichen, Kennzeichnungen, Normen, Zertifizierungen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Die marktüblichen Zeichen, Kennzeichnungen, Normen und Zertifizierungen für alle Geräte und deren Teile, sind, soweit betroffen, einzuhalten.

KriteriumReferenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des EignungskriteriumsReferenzen zu Los 1 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 1 Dienstmultifunktionssysteme über inhaltlich und mengenmäßig vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich "Managed Print Service" - Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss: o Lieferung und Installation von min. 280 Systemen o Abrechnungsmodell Hardwaremiete und Clickpreis o Einsatz von Softwarelösungen zum Gerätemanagement / automatischer Verbrauchsmaterialbestellung o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier) Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

KriteriumReferenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des EignungskriteriumsReferenzen zu Los 2 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 2 Studierendenmultifunktionssysteme, über inhaltlich vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich Dienstleistungskonzessionsvertrages zum Betrieb von öffentlich zugänglichen Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. - Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss: o Lieferung, Installation und Betrieb von min. 10 Systemen per Dienstleistungskonzession o Einsatz eines Abrechnungs- und Bezahlmodells o Geld-Clearing o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier) Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

KriteriumTechniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des EignungskriteriumsEignung Servicetechniker (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eignung der in der Universität zu Köln eingesetzten Servicetechniker: zu belegen durch eine Eigenerklärung über den entsprechenden Partnerstatus (z.B. Gold, Premium, Titanium o.ä.) beim angebotenen Hersteller oder durch eine Herstellerzertifizierung.

KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des EignungskriteriumsDIN ISO 27001 Informationssicherheit (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 27001 (Informationssicherheits-Norm) zertifiziert sein.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sindDeutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen19/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagenhttps://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTZ5DVKCT/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal
URLhttps://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTZ5DVKCT
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung
Elektronische EinreichungErforderlich
Adresse für die Einreichunghttps://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTZ5DVKCT
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden könnenDeutsch
Elektronischer KatalogNicht zulässig
VariantenNicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichenNicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote03/02/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss93 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche InformationenGemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgenNein
Bedingungen für die Ausführung des AuftragsEinzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Bestell- und Rolloutprozess: Der Bieter hat in seinem Angebot seinen Bestell- / Rollout-Prozess darzulegen, in welchem er mindestens folgende Punkte beschreiben muss: - Wie läuft der interne Bestellvorgang beim Bieter ab? - Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit beim Bieter eine interne Be-stellung ausgelöst werden kann? Bitte nach Wichtigkeit / Notwendigkeit priorisieren. - Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit ein Rollout der Geräte geplant werden kann? - Welche Mitwirkungsleistungen des AG sind notwendig, um einen möglichst reibungslosen Verlauf zu gewährleisten? - Wie plant der Bieter den Rollout durchzuführen (per Spedition, eigene Kräfte etc.) - Wie schätzt der Bieter den zeitlichen Ablauf (auf Grundlage der hier genannten Mengen und Standorte) ein? Welche Faktoren sind zu beachten? - Bitte legen Sie eine exemplarische Version Ihrer Rollout- / Bestelllisten bei.
Elektronische RechnungsstellungErforderlich
Aufträge werden elektronisch erteiltja
Zahlungen werden elektronisch geleistetja
Finanzielle VereinbarungDie Zahlungsbedingungen sind dem Vertrag für Los 1 unter § 34 Zahlungskonditionen zu entnehmen. Im Übrigen gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer1
Begründung der Laufzeit der RahmenvereinbarungGemäß § 21 VgV Abs. 6 liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor, die maximale Laufzeit von maximal 4 Jahren zu verlängern: Bei dem Auftragsgegenstand handelt es sich um die Anietung von Multifunktionsgeräten. Diese werden durch die Anbieter wiederum selber bei großen Leasinggesellschaften für die Vertragsdauer geleast. Um eine für die Nutzer verträgliche Monatsmietrate zu erreichen, ist eine Vertragsdauer von 6 Jahre (72 Monaten) angebracht und marktüblich.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
SchlichtungsstelleVergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
ÜberprüfungsstelleVergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstelltUniversität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstelltVergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmtUniversität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
5.1.
LosLOT-0002
TitelDer Betrieb in Eigenregie (Gestattung) von 3 Studierendenmultifunktionssytemen
BeschreibungRahmenvereinbarung, Laufzeit 72 Monate, über: Los 2: Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für Studierende
Interne Kennung2
5.1.1.
Zweck
Art des AuftragsDienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 50300000 Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen
Zusätzliche Einstufung (cpv): 50310000 Wartung und Reparatur von Büromaschinen
5.1.2.
Erfüllungsort
StadtKöln
Land, Gliederung (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
LandDeutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit72 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen1
Weitere Informationen zur VerlängerungGrundlaufzeit: 5 Jahre, (60 Monate) einmalige Verlängerungsoption um weitere 12 Monate. Maximallaufzeit: 72 Monate
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugebenErforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesenja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignetja
Zusätzliche Informationen#Besonders auch geeignet für:other-sme# keine
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen AuftragsvergabeVerringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibunggeringerer Energieverbrauch, Feinstaubreduzierung, einsatz von Recyclingpapieren
Konzept zur Verringerung der UmweltauswirkungenAnpassung an den KlimawandelKlimaschutzVermeidung und Verminderung der UmweltverschmutzungSonstiges
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der EignungskriterienBekanntmachung
KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des EignungskriteriumsDIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm), (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm) zertifiziert sein.

KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Beschreibung des EignungskriteriumsDIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) zertifiziert sein.

KriteriumZertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des EignungskriteriumsUmweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Endprodukte müssen mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219, Ausgabe Januar 2021" ausgezeichnet sein. Gleichwertige, alternative Nachweise sind zugelassen. Die Gleichwertigkeit ist durch den Bieter nachzuweisen.

KriteriumBerufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des EignungskriteriumsBerufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Der AN haftet für alle Schäden, die dem AG und dessen Mitarbeitern/innen im Zusammenhang mit der Aufstellung, dem Betrieb, der Wartung und der Entsorgung sowie der Entfernung von Multifunktionssysteme / Printstationen beider Systeme erwachsen. Der AN stellt den AG von Ansprüchen frei, die sich aus den beschriebenen Risiken ergeben. Der AG haftet nicht für Unfälle, die der AN oder seine Beauftragten bei der Ausführung Ihrer Tätigkeiten erleiden. Der AG haftet nur gegenüber dem AN nach Maßgabe von gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Der AN versichert die eingesetzten Geräte für die Dauer des Vertrages gegen Schäden, die durch Feuer, Diebstahl, Wasser und Sabotage entstehen können. Eine entsprechende Versicherung ist dem AG durch den AN zu Vertragsbeginn nachzuweisen: - Kopie des Versicherungsscheins einer bestehenden Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung unter Angabe der Deckungssummen. Gefordert wird eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für jeden einzelnen Schadensfall von mindestens 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden.

KriteriumZertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Beschreibung des EignungskriteriumsCE-Kenzeichnung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Die CE-Kennzeichnung für die eingesetzten Geräte ist nachzuweisen

KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des EignungskriteriumsZeichen, Kennzeichnungen, Normen, Zertifizierungen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Die marktüblichen Zeichen, Kennzeichnungen, Normen und Zertifizierungen für alle Geräte und deren Teile, sind, soweit betroffen, einzuhalten.

KriteriumReferenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des EignungskriteriumsReferenzen zu Los 1 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 1 Dienstmultifunktionssysteme über inhaltlich und mengenmäßig vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich "Managed Print Service" - Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss: o Lieferung und Installation von min. 280 Systemen o Abrechnungsmodell Hardwaremiete und Clickpreis o Einsatz von Softwarelösungen zum Gerätemanagement / automatischer Verbrauchsmaterialbestellung o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier) Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

KriteriumReferenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des EignungskriteriumsReferenzen zu Los 2 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 2 Studierendenmultifunktionssysteme, über inhaltlich vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich Dienstleistungskonzessionsvertrages zum Betrieb von öffentlich zugänglichen Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. - Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss: o Lieferung, Installation und Betrieb von min. 10 Systemen per Dienstleistungskonzession o Einsatz eines Abrechnungs- und Bezahlmodells o Geld-Clearing o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier) Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

KriteriumTechniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Beschreibung des EignungskriteriumsEignung Servicetechniker (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eignung der in der Universität zu Köln eingesetzten Servicetechniker: zu belegen durch eine Eigenerklärung über den entsprechenden Partnerstatus (z.B. Gold, Premium, Titanium o.ä.) beim angebotenen Hersteller oder durch eine Herstellerzertifizierung.

KriteriumZertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des EignungskriteriumsDIN ISO 27001 Informationssicherheit (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 27001 (Informationssicherheits-Norm) zertifiziert sein.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sindDeutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen19/01/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagenhttps://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTZ5DVKCT/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal
URLhttps://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTZ5DVKCT
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung
Elektronische EinreichungErforderlich
Adresse für die Einreichunghttps://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4CYTZ5DVKCT
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden könnenDeutsch
Elektronischer KatalogNicht zulässig
VariantenNicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichenNicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote03/02/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss93 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche InformationenGemäß § 56 VgV
Auftragsbedingungen
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgenNein
Bedingungen für die Ausführung des AuftragsEinzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Bestell- und Rolloutprozess: Der Bieter hat in seinem Angebot seinen Bestell- / Rollout-Prozess darzulegen, in welchem er mindestens folgende Punkte beschreiben muss: - Wie läuft der interne Bestellvorgang beim Bieter ab? - Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit beim Bieter eine interne Be-stellung ausgelöst werden kann? Bitte nach Wichtigkeit / Notwendigkeit priorisieren. - Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit ein Rollout der Geräte geplant werden kann? - Welche Mitwirkungsleistungen des AG sind notwendig, um einen möglichst reibungslosen Verlauf zu gewährleisten? - Wie plant der Bieter den Rollout durchzuführen (per Spedition, eigene Kräfte etc.) - Wie schätzt der Bieter den zeitlichen Ablauf (auf Grundlage der hier genannten Mengen und Standorte) ein? Welche Faktoren sind zu beachten? - Bitte legen Sie eine exemplarische Version Ihrer Rollout- / Bestelllisten bei.
Elektronische RechnungsstellungErforderlich
Aufträge werden elektronisch erteiltja
Zahlungen werden elektronisch geleistetja
Finanzielle VereinbarungDie Zahlungsbedingungen sind dem Vertrag für Los 1 unter § 34 Zahlungskonditionen zu entnehmen. Im Übrigen gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW.
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer1
Begründung der Laufzeit der RahmenvereinbarungGemäß § 21 VgV Abs. 6 liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor, die maximale Laufzeit von maximal 4 Jahren zu verlängern: Bei dem Auftragsgegenstand handelt es sich um die Anietung von Multifunktionsgeräten. Diese werden durch die Anbieter wiederum selber bei großen Leasinggesellschaften für die Vertragsdauer geleast. Um eine für die Nutzer verträgliche Monatsmietrate zu erreichen, ist eine Vertragsdauer von 6 Jahre (72 Monaten) angebracht und marktüblich.
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
SchlichtungsstelleVergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
ÜberprüfungsstelleVergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstelltUniversität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstelltVergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmtUniversität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle BezeichnungUniversität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Registrierungsnummer05315-06008-84
PostanschriftAlbertus-Magnus-Platz
StadtKöln
Postleitzahl50923
Land, Gliederung (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
LandDeutschland
KontaktpersonAbteilung 64 - Einkauf
E-Mailvergabestelle@verw.uni-koeln.de
Telefon+49 2214700
Internetadressehttps://uni-koeln.de/
Profil des Erwerbershttps://www.vergabe.nrw.de/
Rollen dieser Organisation
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle BezeichnungVergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer05315-03002-81
PostanschriftZeughausstr. 2-10
StadtKöln
Postleitzahl50667
Land, Gliederung (NUTS)Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
LandDeutschland
KontaktpersonVKRheinland@bezregkoeln.nrw.de
E-MailVKRheinland@bezregkoeln.nrw.de
Telefon+49 2211473045
Fax+49 2211472889
Internetadressehttps://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html
Rollen dieser Organisation
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle BezeichnungDatenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer0204:994-DOEVD-83
StadtBonn
Postleitzahl53119
Land, Gliederung (NUTS)Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
LandDeutschland
E-Mailnoreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon+49228996100
Rollen dieser Organisation
TED eSender
10. Änderung
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachungd274cf33-992a-4cfc-b640-97cbb7f3d41e-01
Hauptgrund für die ÄnderungAktualisierte Informationen
Beschreibungaufgrund von Beantwortung von Bieterfragen und deren Beantwortung werden Anhänge ausgetauscht. Die Angebotsfrist wird ebenso auf den 03.02.2026 verlängert.
10.1.
Änderung
AbschnittskennungPROCEDURE
Beschreibung der ÄnderungenBieterinformation Nr. 1_18.12.2025_neue Unternummern 38-50 _final unter Kommunikation eingestellt. Anlage "Los 1_Generelle Anforderungen" gegen Version V3 ausgetauscht. Anlage "Los1_Presimatrix" gegen Version V3 ausgetauscht Anlage "Bewertungsmatrix" gegen Version V2 ausgetauscht Anlage "Zusammenstellung der unterlagen" ausgetauscht gegen Version V3 Änderungen: Behebung von redaktionellen Fehlern Änderung von KO-Kriterien in Wertungskriterien Beantwortung/Klarstellung diverser Fragen gemäß Bieterinformation
Änderung der Auftragsunterlagen am20/01/2026
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung563fce07-8272-4629-9b6d-6ee90ecdf276  -  01
FormulartypWettbewerb
Art der BekanntmachungAuftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung20/01/2026 11:43:06 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar istDeutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung43863-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe14/2026
Datum der Veröffentlichung21/01/2026