2021-OJS168-440642-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Kreis Schleswig-Flensburg - Der Landrat

Postanschrift: Flensburger Straße 7

Ort: Schleswig

NUTS-Code: DEF0C Schleswig-Flensburg

Postleitzahl: 24837

Land: Deutschland

E-Mail: zentrale.vergabestelle@schleswig-flensburg.de

Telefon: +49 4621/87815

Fax: +49 4621/87308

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: http://www.schleswig-flensburg.de

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Digitalisierung von Bestandsakten

Referenznummer der Bekanntmachung: 38-0200-2020

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
72300000 Datendienste

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.2.

Beschreibung

II.2.1.

Bezeichnung des Auftrags

Digitalisierung von Bestandsakten der Kreisverwaltung und dessen Zweigstellen des Kreises Schleswig-Flensburg

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DEF0C Schleswig-Flensburg

Hauptort der Ausführung: 24837 Schleswig

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des Vertrags

Die zu vergebende Dienstleistung umfasst die Abholung, Aufbereitung und Digitalisierung sowie die anschließende Vernichtung (nach Freigabe durch

die Ausländerbehörde und die Fachbereiche 5 und 6), Aufbewahrung bzw. Rücklieferung von

A. ca. 7.000 laufenden Fallakten der Ausländerbehörde und

B. ca. 38.000 laufenden Fallakten (902,1 Aktenmeter bei einer Festlegung, dass 1 Aktenmeter 42 Akten beinhaltet) der Fachbereiche 5 und 6.

II.2.7.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Beginn: 01/09/2020 Ende: 31/12/2021

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

Abschnitt IV: Verfahren

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2020/S 150-368271

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: 38-0200-2020

Bezeichnung des Auftrags:

Digitalisierung von Bestandsakten

V.2.

Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.1.

Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die Konzessionsvergabe
30/07/2020

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: ALPHA COM Deutschland GmbH

Ort: Hamburg

NUTS-Code: DE60 Hamburg

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert der Beschaffung: 414 477,00 EUR

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus

Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94

Ort: Kiel

Postleitzahl: 24171

Land: Deutschland

E-Mail: vergabekammer@wimi.landsh.de

Telefon: +49 431988-4640

Fax: +49 431988-4702

Internet-Adresse: http://www.wirtschaftsministerium.schleswig-holstein.de

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor den Vergabekammern(§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem

Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der in der Bekanntmachung

benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüberdem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens biszum Ablauf der Frist zur Bewerbung

oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zuwollen, vergangen sind.

Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Ist der Zuschlagbereits erteilt, kann die Unwirksamkeit eines

Vertrages nach § 135 Abs. 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags,jedoch nicht später als 6 Monate

nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber dieAuftragsvergabe im Amtsblatt der EU bekannt gemacht, endet die Frist

zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU.

VI.4.4.

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Nachprüfstelle im Innenministerium des Landes Schleswig-Holstein, Referat IV 66

Postanschrift: Düsternbrooker Weg 92

Ort: Kiel

Postleitzahl: 24105

Land: Deutschland

E-Mail: poststelle@imlandsh.de

Telefon: +49 431988-2785

Fax: +49 431988-3358

Internet-Adresse: http://www.landesregierung.schleswig-holstein.de

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
26/08/2021

Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession

VII.1.

Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen

VII.1.1.

CPV-Code Hauptteil
72300000 Datendienste

VII.1.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)

VII.1.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DEF0C Schleswig-Flensburg

Hauptort der Ausführung: 24837 Schleswig

VII.1.4.

Beschreibung der Beschaffung

Digitätisierung von Bestandsakten im FB 4

VII.1.5.

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen Beschaffungssystems oder der Konzession
Laufzeit in Monaten: 6

VII.1.6.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 71 000,00 EUR

VII.1.7.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: ALPHA COM Deutschland

Ort: Hamburg

NUTS-Code: DE6 Hamburg

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein

VII.2.

Angaben zu den Änderungen

VII.2.1.

Beschreibung der Änderungen
Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer Vertragsänderungen):

Zum Zeitpunkt der Vertragsschließung mit Alpha Com im Sommer 2020 wurde angenommen, dass im FB4 keine Bestandsakten einzuscannen sind.

Durch die zwischenzeitlich fortgeschrittene Projektarbeit im FB4 und den daraus resultierenden, neuen Erkenntnissen in Bezug auf die zukünftige Arbeit mit der eAkte, hat sich herausgestellt, dass auch für den FB4 Bestandsakten für einen effizienten Prozessablauf digitalisiert werden müssen.

Daher soll der bestehende Auftrag um eine neue Charge von ca. 9.690 Akten mit circa 100 Seiten pro Akte erweitert werden.

VII.2.2.

Gründe für die Änderung
Notwendigkeit zusätzlicher Bauarbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer/Konzessionär (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/25/EU)Beschreibung der wirtschaftlichen oder technischen Gründe und der Unannehmlichkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten, durch die ein Auftragnehmerwechsel verhindert wird:

Wirtschaftliche Gründe, die für die Vertragsänderung sprechen:- Ökologische Gründe (An- und Abfahrtswege werden minimiert)- Administrative Gründe (kein zusätzlicher Abstimmungsbedarf; Abläufe sind bereits bekannt und eingespielt)- Qualitative Gründe (Aktenqualität ist bekannt; auf Besonderheiten konnte der Prozess eingestellt werden; reduzierte Fehlerquote)- Prozessuale Gründe (die Leistung wird in den bestehenden Prozess mit aufgenommen; es werden keine weiteren Ressourcen benötigt und damit keine zusätzlichen Kosten geschaffen)Technische Gründe, die für die Vertragsänderung sprechen:- Qualitative und prozessuale Gründe (im Rahmen der Qualitätssicherung muss die Gleichartigkeit der technischen Abläufe gewährleistet sein)Die Änderung entspricht 20,38% somit weniger als 50%, so dass der Gesamtcharakter des ursprünglichen Auftrags nicht verändert und daher aus dem Ausnahmekatalog gem. § 132 Nr. 2 GWB die zusätzliche Leistung beauftragt wird.

VII.2.3.

Preiserhöhung

Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)

Wert ohne MwSt.: 414 477,00 EUR

Gesamtauftragswert nach den Änderungen

Wert ohne MwSt.: 485 477,00 EUR