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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: SRH Gesundheit GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Erweiterung des bestehenden Patientenportals
Beschreibung: Ergänzung bzw. Erweiterung des bereits zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber bestehenden und EU-weit ausgeschriebenen Vertragsverhältnisses über ein Patientenportal
Kennung des Verfahrens: 516d9376-35cf-4ea8-a078-9ac038be5058
Vorherige Bekanntmachung: 788688-2024
Interne Kennung: 2025-SRH-01-A01
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: SRH Gesundheit GmbH Bonhoefferstraße 1
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69123
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die im Zuge dieses Vergabeverfahrens ausgeschriebenen Leistungen werden im Namen und für Rechnung von: - SRH Wald-Klinikum Gera, Str. des Friedens 122, 07548 Gera - SRH Zentralklinikum Suhl, Albert-Schweitzer-Straße 2, 98527 Suhl - SRH Krankenhaus Waltershausen-Friedrichroda GmbH, Reinhardsbrunner Str. 17, 99894 Friedrichroda vergeben.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Erweiterung des bestehenden Patientenportals
Beschreibung: Ergänzung bzw. Erweiterung des bereits zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber bestehenden und EU-weit ausgeschriebenen Vertragsverhältnisses über ein Patientenportal
Interne Kennung: 2025-SRH-01-A01
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48180000 Medizinsoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: SRH Wald-Klinikum Gera Str. des Friedens 122
Stadt: Gera
Postleitzahl: 07548
Land, Gliederung (NUTS): Gera, Kreisfreie Stadt (DEG02)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: SRH Zentralklinikum Suhl Albert-Schweitzer-Straße 2
Stadt: Suhl
Postleitzahl: 98527
Land, Gliederung (NUTS): Suhl, Kreisfreie Stadt (DEG04)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: SRH Krankenhaus Waltershausen-Friedrichroda GmbH Reinhardsbrunner Str. 17
Stadt: Friedrichroda
Postleitzahl: 98527
Land, Gliederung (NUTS): Gotha (DEG0C)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/07/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Freistaates Thüringen
Informationen über die Überprüfungsfristen: §§ 160 Abs. 3, 134, 135 GWB
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: SRH Gesundheit GmbH
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: SRH Gesundheit GmbH
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird: SRH Gesundheit GmbH
Organisation, die die Zahlung ausführt: SRH Gesundheit GmbH
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: SRH Gesundheit GmbH
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 361 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Der Auftraggeber beabsichtigt die Direktvergabe an den Anbieter, die Fa. POLAVIS GmbH nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. b) und c) VgV. Zum einen ist hier die technische Notwendigkeit einer zentralen IT-Infrastruktur mit durchgängiger Interoperabilität und einheitlichen Schnittstellenanforderungen zwingend erforderlich, welches die Fortführung der bereits eingeführten Lösung unabdingbar macht. Eine Fragmentierung durch parallele Systeme würde zu vermeidbaren Kompatibilitätsproblemen, Redundanzen und erhöhtem Abstimmungsbedarf führen. Ein Systemwechsel wäre mit erheblichen Umstellungsrisiken verbunden, insbesondere im Hinblick auf Datensicherheit, Systemstabilität und Funktionsfähigkeit des laufenden Krankenhausbetriebs. Die Fortführung des etablierten Systems stellt den technisch sichersten Weg dar und vermeidet kritische Betriebsunterbrechungen. Die Bündelung auf ein System reduziert Schulungsaufwand, Pflege- und Supportkosten sowie die Komplexität bei Updates, Schnittstellenpflege und Fehlermanagement. Zudem liegen urheberrechtliche Ausschließlichkeitsrechte vor, da die Anbindung alternativer Lösungen an das bestehende System nur unter Eingriff in geschützte Programmstrukturen möglich wäre. Die ursprüngliche Beauftragung erfolgte im Rahmen eines offenen, europaweiten Verfahrens.
Kennung des vorherigen Verfahrens, das die Direktvergabe rechtfertigt: 788688-2024
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: POLAVIS GmbH
Unterauftragnehmer:
Offizielle Bezeichnung: 4C Solutions AG
Angebot:
Kennung des Angebots: 2025-SRH-01-A01
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 361 000,00 EUR
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet: ja
Vergabe von Unteraufträgen: Ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen: 55 000,00 EUR
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: ja
Prozentanteil Vergabe von Unteraufträgen: 15,2
Beschreibung: Unterstützung im Projektmanagement, Implementierung, Schulung, Rollout und Anlaufbegleitung.
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 2025-SRH-01-A01
Titel: Erweiterung des bestehenden Patientenportals
Datum der Auswahl des Gewinners: 02/07/2025
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: SRH Gesundheit GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: SRH Gesundheit GmbH
Registrierungsnummer: DE813717722
Postanschrift: Bonhoefferstraße 1
Stadt: Heidelberg
Postleitzahl: 69123
Land, Gliederung (NUTS): Heidelberg, Stadtkreis (DE125)
Land: Deutschland
Kontaktperson: SRH Gesundheit GmbH, Herr Nils Koch, Bonhoefferstraße 1 in 69123 Heidelberg
Telefon: +49 6221 8223 230
Fax: +49 6221 8223 254
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
Organisation, aus deren Mitteln der Auftrag bezahlt wird
Organisation, die die Zahlung ausführt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Freistaates Thüringen
Registrierungsnummer: 16502000-0001-75
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Stadt: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land, Gliederung (NUTS): Weimar, Kreisfreie Stadt (DEG05)
Land: Deutschland
Telefon: +49 361573321276
Fax: +49 361573321059
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: POLAVIS GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer: DE303530042
Postanschrift: Französische Straße 8
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Telefon: +49 30403684540
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: 4C Solutions AG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: DE200688430
Postanschrift: Elsenheimerstraße 55a
Stadt: München
Postleitzahl: 80687
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Telefon: +49 895998820
Rollen dieser Organisation:
Unterauftragnehmer
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 13e1b30f-0d9f-4484-bc55-3d8f09eabafa - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 04/07/2025 21:57:08 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 444029-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 128/2025
Datum der Veröffentlichung: 08/07/2025