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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - SBH | Schulbau Hamburg
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - GMH | Gebäudemanagement Hamburg GmbH
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Virtueller Projektraum SBH/GMH
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrages über die zeitlich befristete Überlassung und Bereitstellung virtueller Projekträume als Software as a Service sowie damit verbundener Dienstleistungen (insbesondere Einrichtung sowie Support im laufenden Betrieb) für SBH | Schulbau Hamburg und GMH | Gebäudemanagment Hamburg GmbH.
Kennung des Verfahrens: 181b8e2b-6e9b-439d-bcc9-0db188aae454
Interne Kennung: DP-2025000141
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48331000 Projektmanagementsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket, 48330000 Terminplanungs- und Produktivitätssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Virtueller Projektraum SBH/GMH
Beschreibung: Abschluss eines Rahmenvertrages über die zeitlich befristete Überlassung und Bereitstellung virtueller Projekträume als Software as a Service sowie damit verbundener Dienstleistungen (insbesondere Einrichtung sowie Support im laufenden Betrieb) für SBH | Schulbau Hamburg und GMH | Gebäudemanagment Hamburg GmbH.
Interne Kennung: 9e2a7516-d1a5-45ab-9a43-247c55d35e44
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48331000 Projektmanagementsoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket, 48330000 Terminplanungs- und Produktivitätssoftwarepaket, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 22/12/2025
Enddatum der Laufzeit: 21/12/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Höchstwert der Rahmenvereinbarung: Der Auftraggeber wird auf Grundlage der Entscheidung C-23/20 des Europäischen Gerichtshofs vom 17.06.2021 jedoch maximal bis zu einer Höchstmenge in Höhe von 150%, bezogen auf die geschätzte Menge von 112 virtuellen Projekträumen, Leistungen aus diesem Rahmenvertrag abrufen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist auf § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) hin. Dieser lautet: „§ 160 GWB Einleitung, Antrag. (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Freie und Hansestadt Hamburg - SBH | Schulbau Hamburg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 2 006 722,35 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Das Gebäudemanagement Hamburg (GMH) und der Schulbau Hamburg (SBH) nutzen für eine Vielzahl an Bauprojekten virtuelle Projekträume die es ermöglichen Bauprojekten digital zu begleiten. Ein cloud-basierter, virtueller Projektraum ermöglicht allen Projektbeteiligten das Hochladen von nicht-löschbaren Dokumenten in einheitlicher Nomenklatur. Durch die Vergabe von Rollen und Rechten an Nutzergruppen ist sichergestellt, dass jeder festgelegte Personenkreis nur die für ihn bestimmten Informationen erhält. Das Lesen, bzw. Herunterladen von Dokumenten durch einzelne Nutzer wird dokumentiert, so dass Klarheit besteht, ob Informationen den richtigen Adressaten fristgerecht erreicht haben. Zudem bietet ein cloud-basierter, virtueller Projektraum weitere hilfreiche Module, die Bauprozesse vereinfachen und die Verzahnung mit weiterer genutzter Bausoftware ermöglichen. Zu diesen gehören u.a. Raumbücher, Bautagebücher, BIM-Prüf- und Bearbeitungsmodule, Tools zur Verfolgung von Baumängeln oder auch Tools zur Kostenkontrolle des einzelnen Bauprojekts. Ultimativ führt die einheitliche Nutzung eines Projektraumes dazu, dass Mitarbeiter sich in neue Projekte durch einheitliche Strukturen schneller einarbeiten können und eine einheitlichere Nomenklatur und vollumfänglichere Dokumentation besser gelebt werden. Die Nutzung soll zu Klarheit über Informationen und Entscheidungen und damit zu weniger (gerichtlichen) Streitigkeiten und einhergehenden Zeitverzögerungen in Bauprojekten führen. Darüber hinaus wird die Digitalisierung von Bauprozessen gefördert. Die Anforderungen und Bedarfe des GMH und des SBH sind im Jahr 2021 in ein von Dataport, dem IT-Dienstleister des Landes Schleswig-Holstein durchgeführten europaweiten Vergabeverfahren eingeflossen. Der Versand der Auftragsbekanntmachung erfolgte am 07.05.2021, die Veröffentlichung im Amtsblatt der EU am 09.05.2021 (2021/S 092-237809). Das Vergabeverfahren endete am 22.12.2021 mit der Zuschlagserteilung auf das wirtschaftlichste Angebot im Wettbewerb, das von der Poolarserver GmbH eingereicht wurde (Veröffentlichung der Bekanntmachung 2022/S 001-00061 am 31.12.2021). Die im Dezember 2021 geschlossene Rahmenvereinbarung endete zum 21.12.2025. Das GMH und der SBH haben sich nunmehr mit ihren Anforderungen und Bedarfen an Dataport mit der Bitte gewandt, in ihrer Funktion als zentrale IT-Beschaffungsstelle des Landes eine vergaberechtliche Prüfung eines weiteren Einsatzes und einer Produktvorgabe für die virtuellen Projekträume von Poolarserver vorzunehmen. Das GMH und der SBH haben nachfolgende Gründe benannt, die eine Produktvorgabe und die Wahl virtueller Projekträume von Poolarserver aus ihrer Sicht rechtfertigen: - Der personelle Aufwand für eine Umstellung ist erheblich, da im Rahmen der Umstellung laufender Projekte eine große Menge an Daten bearbeitet werden muss. Zudem sind die bereits entwickelten Strukturen an das neue System anzupassen, was einen hohen Vorbereitungsaufwand von mindestens sechs Monaten vor Einführung des neuen Systems erfordert. - Ein technischer Umzug des Systems stellt aufgrund der hohen finanziellen und personellen Aufwendungen keine praktikable Option dar. Es ist damit zu rechnen, dass die aus einem System exportierten Daten nicht in ein neues System exportiert werden kann, da die Arbeitsweise der Systeme unterschiedlich ist. Im Worst Case führt dies zu Datenverlusten und steht damit im Widerspruch zu den ursprünglichen Projektzielen der Einführung eines einheitlichen Projektkommunikationssystems. - Ein paralleler Betrieb von zwei Systemen würde zusätzlichen Betreuungsaufwand verursachen, der mit mindestens 0,3 Vollzeitäquivalenten (FTE) über mehrere Jahre zu veranschlagen ist. Im Zuge einer Umstellung gingen wichtige Erkenntnisse und bereits in der Projekteinführung erbrachte Aufwände verloren, insbesondere da Schnittstellen zu bereits im Unternehmen eingesetzten Softwareanwendungen derzeit entwickelt werden und nicht ohne Weiteres auf andere Systeme übertragen werden können. - Eine teilweise oder vollständige Umstellung hätte negative Folgen für das Personal, da sich die Mitarbeitenden auf mehrere Systeme und unterschiedliche Arbeitsweisen einstellen und täglich mit verschiedenen Anwendungen arbeiten müssen. Aktuell existieren bereits diverse Anwendungen, die den Arbeitsalltag prägen. Die Akzeptanz für PoolarPROJECT bei den Kolleginnen und Kollegen konnte erst kürzlich nachhaltig aufgebaut werden. Ein erneuter Systemwechsel würde diesen Fortschritt gefährden und zu erheblicher Unzufriedenheit führen, was auch Personalverlust mit sich bringen kann. Die Vergabe ist somit ohne Durchführung eines Vergabeverfahrens gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV („Wettbewerbslosigkeit aus technischen Gründen“) objektiv geboten. Die Entscheidung des Auftraggebers ist hinsichtlich der konkreten Umstände in sachlicher, wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht sorgfältig geprüft und in einem ausführlichen Vergabevermerk dokumentiert worden. Aufgrund von Verzögerungen im Vergabeverfahren erfolgte der Zuschlag wie im Formular angegeben am 16.01.2026, der Vertragsbeginn erfolgt dennoch rückwirkend zum 22.12.2025.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 2 006 722,35 EUR
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Poolarserver GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: 2025168962
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 1 337 814,90 EUR
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein
Vergabe von Unteraufträgen: Nein
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: CON-0001 - Poolarserver GmbH
Datum der Auswahl des Gewinners: 15/01/2026
Datum des Vertragsabschlusses: 16/01/2026
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - SBH | Schulbau Hamburg
Registrierungsnummer: bccdbb79-1929-4596-bdd2-15788bb3bdd5
Postanschrift: An der Stadthausbrücke 1
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 43132950
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Freie und Hansestadt Hamburg - GMH | Gebäudemanagement Hamburg GmbH
Registrierungsnummer: 6737748e-8dd6-4790-beba-22aad587feb1
Postanschrift: An der Stadthausbrücke 1
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20355
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Telefon: +49 40428129500
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke
Registrierungsnummer: 825ee8f3-cd43-4d39-83ca-0f6607503c62
Abteilung: Vergaberecht, Gebühren, Vergabekammer, Enteignungsbehörde (Abtlg. 42)
Postanschrift: Postfach 301741
Stadt: Hamburg
Postleitzahl: 20306
Land, Gliederung (NUTS): Hamburg (DE600)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergaberecht, Gebühren, Vergabekammer, Enteignungsbehörde (Abtlg. 42)
Telefon: +49 40428231690
Fax: +49 40427923080
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Poolarserver GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer: f5fc089c-67f2-4177-8e7f-2bfebdeb17b6
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70191
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Telefon: 004971140046300
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 89bd3021-f8df-4999-b477-466d542a9611 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 20/01/2026 09:57:19 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 44414-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 14/2026
Datum der Veröffentlichung: 21/01/2026