2021-OJS171-446661-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: BGZ Gesellschaft für Zwischenlagerung mbH

Postanschrift: Frohnhauser Str. 67

Ort: Essen

NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 45127

Land: Deutschland

Kontaktstelle(n): Jörg Dinstuhl

E-Mail: joerg.dinstuhl@bgz.de

Telefon: +49 2012796-1674

Fax: +49 2012796-21674

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: https://bgz.de/

Adresse des Beschafferprofils: https://bgz.de/ausschreibungen/

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Einrichtung des privaten Rechts

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Zwischenlagerung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

II.1.3.

Art des Auftrags
Dienstleistungen

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 0,01 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.2.

Weitere(r) CPV-Code(s)
72212311 Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware, 72512000 Dokumentenmanagement, 72252000 Datenarchivierung

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA13 Essen, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung: Essen und bundesweite Standorte

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Die BGZ betreibt mit der Unterstützung der Fa. EASY Software AG (EASY) seit vielen Jahren ein bei

Mitarbeitern und Administratoren etabliertes Archiv- und DMS-System. Bereits vor der Gründung der BGZ

wurden dabei sowohl durch EASY, als auch durch Administratoren und Mitarbeiter viele gemeinsame Projekte

durchgeführt und Erfahrungen gesammelt. Das zentrale System beheimatet derzeit viele einzelne Datensenken,

in denen das Wissen und Know-How der BGZ verwaltet wird. Die implementierten Archive sind:

- Einkaufsarchiv (Belegverwaltung für den kaufmännischen Ablauf des Einkaufs)

- Rechnungsarchiv

- Email-Archiv

In Anlehnung an diese Lösungen sind diverse Workflows und Freigabestrategien für Rechnungsfreigaben und

DMS-Prozesse bereits umgesetzt und Anbindungen an SAP, Sharepoint, File-Server und Scan-Applikationen

geschaffen.

Derzeit werden zusätzliche Lösungen in Eigenentwicklung für die BGZ programmiert, die auf dasselbe ArchivSystem zurückgreifen:

- Integriertes Lagersystem (ILS)

- Genehmigungsdatenbank

Für die Standorte Essen und Berlin ist bereits durch EASY eine DMS-Lösung auf Basis des EASY-Archives

implementiert worden. Dabei sind diverse Workflows und Freigabestrategien – für BGZ-relevante Dokumente –

in enger Absprache mit den Unterlagenverantwortlichen Stellen, durch EASY umgesetzt worden.

Diese Lösungen sind bereits im Einsatz und sind bei den Mitarbeitern und Administratoren bekannt und

etabliert. Diese Lösungen sind als BGZ-Standard gesetzt.

Für die Zukunft sind nun zusätzliche Erweiterungen geplant, welche sowohl die DMS-, als auch ArchivFunktionalitäten angeht. Für die Lagerstandorte der BGZ ist es erforderlich, die derzeit noch bei den

Energieversorgern befindlichen Dokumentationen in ein BGZ-eigenes DMS- und Archivsystem zu überführen.

Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu

entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen

der komplexen Lösung und erfolgreichen Projekterfahrung nur durch EASY ohne zusätzlichen Know-HowTransfer und Einarbeitungszeiten umgesetzt werden. Insbesondere sind bereits eingesetzte Scripte, sowie

Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch

Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Preis

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: nein

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart

Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)

Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen

Erläuterung:

Damit dies möglich ist, sind für die unterschiedlichen Anforderungen der Standorte passende Lösungen zu

entwickeln, um eine passende Integration in die vorhandene Umgebung zu gewährleisten. Dies kann wegen

Funktionsklassen geistiges Eigentum der Fa. EASY und dementsprechend verschlüsselt. Diese können durch

Drittanbieter nicht angepasst werden und müssten komplett neu entwickelt werden.

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2.

Verwaltungsangaben

IV.2.1.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2021/S 128-340637

IV.2.8.

Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems

IV.2.9.

Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Bezeichnung des Auftrags:

Erweiterung des bestehenden Archiv- und Dokumentenmanagementsystems auf die 17 BGZ-Standorte

Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja

V.2.

Auftragsvergabe

V.2.1.

Tag des Vertragsabschlusses
23/08/2021

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: EASY SOFTWARE Deutschland GmbH

Postanschrift: Edisonstr. 22a

Ort: Bobingen

NUTS-Code: DE21E Landsberg am Lech

Postleitzahl: 86399

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer ist ein KMU: ja

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses

Gesamtwert des Auftrags/Loses: 0,01 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammern des Bundes, Bundeskartellamt

Postanschrift: Villemombler Str. 76

Ort: Bonn

Postleitzahl: 53123

Land: Deutschland

E-Mail: vk@bundeskartellamt.de

Telefon: +49 22894990

Fax: +49 2289499163

Internet-Adresse: http://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Es gilt insoweit die am 18.04.2016 in Kraft getretene Neufassung des GWB (Gesetz gegen

Wettbewerbsbeschränkungen). Auf folgende Punkte wird hingewiesen:

- § 134 GWB

Demnach darf eine Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die nicht berücksichtigten

Bieter geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich

die Frist auf 10 Kalendertage.

- § 160 GWB: Einleitung, Antrag

„(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und

gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat, der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt

unberührt.

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis

Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem

Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis

zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber

dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu

wollen, vergangen sind.“

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
30/08/2021