130/2025

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Berliner Stadtwerke GmbH

E-Mail: BSW-Prozessmanagement-Tool@morgenstern-legal.com

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2.1.

Verfahren

Titel: Berliner Stadtwerke GmbH - Prozessmanagement-Tool

Beschreibung: Als Tochtergesellschaft der BWB beziehen die BSW die IT-Landschaft sowie Teile der IT-Infrastruktur zur täglichen Arbeit von der Muttergesellschaft, der BWB. Darüber hinaus stellt die BWB die Infrastruktur am aktuellen BSW-Standort bereit, der Betrieb wird teilweise durch die BWB, teilweise durch die BSW gesichert. Sowohl aus strategischer Sicht der BSW, als auch durch einen strategischen Beschluss der BWB wird die IT-Landschaft zukünftig nicht mehr für die Tochtergesellschaft zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Aufbaus einer eigenen IT-Landschaft soll auch ein geeignetes Prozessmanagement Tool eingeführt werden. Aktuell werden Prozesse in den Softwarelösungen Camunda modelliert und anschließend manuell in Confluence abgebildet. Es wird demnach kein Prozessmanagement, sondern lediglich Prozess-dokumentation betrieben. Im Rahmen der Implementierung eines Prozessmanagement Tools werden folgende Ziele/Funktionalitäten verfolgt: - Effizienzsteigerung o Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen zur Reduzierung manueller Arbeitsschritte und Verbesserung von Durchlaufzeiten - Transparenz und Kontrolle o Schaffung einer einheitlichen und transparenten Prozesslandschaft zur besseren Kontrolle aller Abläufe - Qualitätsverbesserung o Standardisierung und Dokumentation von Prozessen zur Sicherstellung gleichbleibend hoher Qualitätsstandards - Flexibilität und Anpassungsfähigkeit o Erhöhung der Anpassungsfähigkeit der Organisation an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen durch flexible Prozessgestaltung - Kostenreduktion o Identifikation und Eliminierung ineffizienter Prozesse und redundanter Aktivitäten zur Senkung der Betriebskosten - Compliance und Risikominimierung o Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien durch umfassende Dokumentations- und Reporting-Funktionen - Mitarbeiterzufriedenheit o Entlastung der Mitarbeitenden durch die Reduzierung administrativer Aufgaben und Verbesserung der Arbeitsabläufe, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation beiträgt Vgl. im Übrigen die Anlage "Leistungsbeschreibung"

Kennung des Verfahrens: 94760e0f-fe2a-4734-a044-f94ca69066cb

Interne Kennung: 1-2025

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

Zentrale Elemente des Verfahrens: Das Verhandlungsverfahren wird in zwei Phasen durchgeführt: Phase 1 - Teilnahmewettbewerb: Interessierte Unternehmen sind in der derzeit stattfindenden Phase 1 zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Es werden unter allen grundsätzlich geeigneten Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs 3 Unternehmen ausgewählt, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Für den Fall, dass mehr als 3 grundsätzlich geeignete Bewerber vorliegen, wird unter den Bewerbern anhand von Referenzen beurteilt, wer für die Angebotsphase berücksichtigt wird. Bei den Referenzen werden pro Referenz folgende Aspekte gewertet: -Referenz-Auftraggeber aus der Energie-Branche - 5 Punkte -Prozessautomatisierung mithilfe von Workflows - Punkte -Prozessportal (Übersicht aller Prozesse) - 5 Punkte -Process Governance durch workflowbasierte Prüfung und Freigabe von Prozessmodellen- 5 Punkte Pro Referenz können somit 20 Punkte erzielt werden. Gewertet werden maximal 5 Referenzen. Auch die Mindest-Referenzen werden gewertet. Maximal können somit 100 Punkte erreicht werden. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los. Phase 2 - Angebotsphase: Auf Grundlage der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erarbeiten die Bieter ein erstes Angebot. Nach Einreichung der ersten Angebote wird eine Teststellung des Tools im Rahmen eines Termins stattfinden. Zudem werden Verhandlungen stattfinden Die ausgewählten Bieter werden im Laufe des Verfahrens noch nähere Informationen erhalten. Die Angebote werden auf Grundlage der Zuschlagskriterien bewertet. Die Vergabestelle behält sich vor, bereits auf das Erstangebot ohne Verhandlungen den Zuschlag zu erteilen. Die Vergabestelle behält sich zudem vor, mehrere Verhandlungsrunden durchzuführen und Endverhandlungen nur mit einem Unternehmen zu führen. Nach ggf. erfolgter Durchführung der Verhandlungen sowie Prüfung und Wertung der Angebote wird dem auf Grundlage der Zuschlagskriterien wirtschaftlichsten Angebot der Zuschlag erteilt.

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Am Köllnischen Park 1

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10179

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4D445U9M

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Berliner Stadtwerke GmbH - Prozessmanagement-Tool

Beschreibung: Als Tochtergesellschaft der BWB beziehen die BSW die IT-Landschaft sowie Teile der IT-Infrastruktur zur täglichen Arbeit von der Muttergesellschaft, der BWB. Darüber hinaus stellt die BWB die Infrastruktur am aktuellen BSW-Standort bereit, der Betrieb wird teilweise durch die BWB, teilweise durch die BSW gesichert. Sowohl aus strategischer Sicht der BSW, als auch durch einen strategischen Beschluss der BWB wird die IT-Landschaft zukünftig nicht mehr für die Tochtergesellschaft zur Verfügung gestellt. Im Rahmen des Aufbaus einer eigenen IT-Landschaft soll auch ein geeignetes Prozessmanagement Tool eingeführt werden. Aktuell werden Prozesse in den Softwarelösungen Camunda modelliert und anschließend manuell in Confluence abgebildet. Es wird demnach kein Prozessmanagement, sondern lediglich Prozess-dokumentation betrieben. Im Rahmen der Implementierung eines Prozessmanagement Tools werden folgende Ziele/Funktionalitäten verfolgt: - Effizienzsteigerung o Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen zur Reduzierung manueller Arbeitsschritte und Verbesserung von Durchlaufzeiten - Transparenz und Kontrolle o Schaffung einer einheitlichen und transparenten Prozesslandschaft zur besseren Kontrolle aller Abläufe - Qualitätsverbesserung o Standardisierung und Dokumentation von Prozessen zur Sicherstellung gleichbleibend hoher Qualitätsstandards - Flexibilität und Anpassungsfähigkeit o Erhöhung der Anpassungsfähigkeit der Organisation an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen durch flexible Prozessgestaltung - Kostenreduktion o Identifikation und Eliminierung ineffizienter Prozesse und redundanter Aktivitäten zur Senkung der Betriebskosten - Compliance und Risikominimierung o Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien durch umfassende Dokumentations- und Reporting-Funktionen - Mitarbeiterzufriedenheit o Entlastung der Mitarbeitenden durch die Reduzierung administrativer Aufgaben und Verbesserung der Arbeitsabläufe, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation beiträgt Vgl. im Übrigen die Anlage "Leistungsbeschreibung"

Interne Kennung: 1-2025

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Am Köllnischen Park 1

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10179

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Laufzeit: 4 Jahre

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Preis Lizenzen

Beschreibung: Niedrigster Preis für die Lizenzen (4 Jahre Laufzeit) erhält 430 Punkte, danach wird linear interpoliert