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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Social Intranet Lösung
Beschreibung: Vergabe einer Social Intranet Lösung als Software as a Service (SaaS).
Kennung des Verfahrens: 27c8b925-51fe-4528-839d-e084fc52fb54
Interne Kennung: 370/26
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Recklinghausen
Postleitzahl: 45665
Land, Gliederung (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXPSYY6DQ5V#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Social Intranet Lösung
Beschreibung: Ziel der Ausschreibung ist die Einführung einer sicheren, benutzerfreundlichen und DSGVO-konformen Social Intranet Lösung. Die Lösung soll neben klassischen Intranet Funktionalitäten insbesondere die interne Kommunikation, Zusammenarbeit sowie Vernetzung der Benutzer unterstützen. Die Lösung soll auf einer Open-Source-Software basieren und durch Module funktional erweiterbar sein. Zudem muss die Möglichkeit bestehen eigene Module zu entwickeln und zu integrieren, die auch auf Basis der verfügbaren Dienste und Datenplattformen der GKD Recklinghausen basieren können.
Interne Kennung: 370/26
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, 72260000 Dienstleistungen in Verbindung mit Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Recklinghausen
Postleitzahl: 45665
Land, Gliederung (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/08/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/07/2030
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Westfalen
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer ist nur innerhalb der gesetzlichen Fristen zulässig. Ein Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit der öffentliche Auftraggeber die Auftragsvergabe im Wege einer Ex-ante-Transparenzbekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht hat und der Vertrag nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung geschlossen wird.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen
6. Ergebnisse
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Besondere Ausnahmen für Dienstleistungsaufträge
Sonstige Begründung: Die Vergabe betrifft die Erweiterung der bereits eingesetzten Social Intranet Lösung HumHub um die kostenpflichtige Enterprise-/Premium-Variante. Die bisher eingesetzte Community-Variante von HumHub wird von den beteiligten Zweckverbandsmitgliedern bereits seit längerer Zeit genutzt und hat sich als zentrale Lösung für die interne Kommunikation, den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit etabliert. Aufgrund des gestiegenen Nutzungsumfangs sowie der erweiterten Anforderungen an Funktionalitäten, Support und Betrieb ist die Erweiterung auf die Enterprise-/Premium-Variante erforderlich. Eines der an dieser Beschaffung beteiligten Zweckverbandsmitglieder setzt die Enterprise-/Premium-Variante der Software bereits ein. Die hierfür erforderlichen Lizenz- und Supportleistungen sollen fortgeführt werden. Die Bündelung des Bedarfs mehrerer Bedarfsträger und die Beschaffung weiterer Lizenzen im Rahmen einer einheitlichen Lösung führen zu Synergieeffekten, reduzieren den administrativen Aufwand und ermöglichen eine wirtschaftlichere Nutzung der Plattform über mehrere Zweckverbandsmitglieder hinweg. Die kostenfreie HumHub Community-Variante ist bereits technisch und organisatorisch in die vorhandene Systemlandschaft integriert. Sie unterstützt etablierte Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse und wird von mehr als 5.000 Nutzerinnen und Nutzern verwendet. Ein Wechsel auf ein alternatives System wäre mit erheblichen zusätzlichen Aufwänden und Kosten verbunden. Hierzu zählen insbesondere die Migration bestehender Inhalte und Strukturen, die technische Neuimplementierung, die Anpassung vorhandener Schnittstellen und Konfigurationen sowie erforderliche Schulungs- und Einführungsmaßnahmen für die Nutzer. Dies würde zusätzliche personelle Ressourcen im Bereich Administration, Betreuung und Support binden und könnte zu vorübergehenden Einschränkungen der etablierten Kommunikations- und Zusammenarbeitsprozesse führen. Die Fortführung bzw. Erweiterung von HumHub ermöglicht dagegen die Nutzung vorhandener Strukturen, Integrationen, Konfigurationen und Anwenderkenntnisse. Dadurch können Migrations-, Implementierungs- und Schulungsaufwände vermieden, bestehende Ressourcen effizient weitergenutzt und eine einheitliche Systemlandschaft über mehrere Zweckverbandsmitglieder hinweg sichergestellt werden. Gleichzeitig werden Betriebs- und Administrationsaufwände reduziert. Unter Berücksichtigung der bereits getätigten Investitionen, der etablierten Nutzung durch mehr als 5.000 Nutzerinnen und Nutzer, der vorhandenen technischen Integration sowie der vermiedenen Folgekosten und Betriebsrisiken stellt die Erweiterung der Enterprise-/Premium-Variante von HumHub nach Abwägung der technischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen die sachgerechteste Lösung gegenüber der Einführung eines alternativen Systems dar. Dies gilt insbesondere unter Berücksichtigung der verhältnismäßig geringen zusätzlichen Kosten für die Erweiterung der bestehenden Lösung im Verhältnis zu den erheblichen Aufwänden eines Systemwechsels.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: HumHub GmbH & Co. KG
Angebot:
Kennung des Angebots: Auftrag: 370/26 zu Los 1
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Vergabe von Unteraufträgen: Noch nicht bekannt
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: 370/26
Titel: Vergabe einer Social Intranet Lösung
Datum der Auswahl des Gewinners: 29/06/2026
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen
Registrierungsnummer: 055620032032-34001-16
Postanschrift: Castroper Straße 30
Stadt: Recklinghausen
Postleitzahl: 45665
Land, Gliederung (NUTS): Recklinghausen (DEA36)
Land: Deutschland
Telefon: 023613033178
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen
Registrierungsnummer: 05515-03004-07
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt: Münster
Postleitzahl: 48147
Land, Gliederung (NUTS): Münster, Kreisfreie Stadt (DEA33)
Land: Deutschland
Telefon: +49 251411-1691
Fax: +49 251411-2165
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: HumHub GmbH & Co. KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Kleinstunternehmen
Registrierungsnummer: DE298862182
Postanschrift: Johann-Clanze-Straße 28c
Stadt: München
Postleitzahl: 81369
Land, Gliederung (NUTS): München, Kreisfreie Stadt (DE212)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
Staatsangehörigkeit des Eigentümers: Deutschland
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 638af553-e02c-4b80-aa2d-0a907ff01015 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 29/06/2026 16:23:12 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 452818-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 124/2026
Datum der Veröffentlichung: 01/07/2026