455780-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Dokumentenverwaltungssoftwarepaket – Scanclient/Siegelserver Software
OJ S 125/2026 02/07/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Lieferleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Pronova BKK
E-Mail: andreas.mischker@pronovabkk.de
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Scanclient/Siegelserver Software
Beschreibung: Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Vertrages über die Miete einer Scanclient- und Siegelserversoftware mit entsprechenden Supportleistungen.
Kennung des Verfahrens: 6d74619e-8009-44e9-ad55-52d6b92e11b6
Interne Kennung: 2608
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48318000 Scannersoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Horst-Henning-Platz 1  
Stadt: Leverkusen
Postleitzahl: 51373
Land, Gliederung (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Land: Deutschland
2.1.3.
Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 020 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4D9DMXK5# Bieterfragen sind auf Deutsch zu formulieren, möglichst auf eine Anfrage zu beschränken und ausschließlich über das Vergabeportal innerhalb der Ausschreibung je Fragestellung separat einzureichen und eigenverantwortlich abzurufen. Anfragen, die auf anderem Wege eingereicht werden, werden nicht beantwortet. Die Vergabestelle behält sich vor, hinsichtlich eines Verstoßes gegen den Grundsatz der Vertraulichkeit im Sinne von § 5 VgV Bietende auszuschließen, wenn die Bieterfrage nicht über das Vergabeportal erfolgt und Bieterfragen insoweit umzuformulieren, dass die Anonymität der Fragesteller bewahrt wird. Bieterfragen zur Angebotsabgabe Um die qualifizierte und rechtzeitige Beantwortung der Fragen sicherzustellen, sind diese zeitnah, spätestens bis zum 20.07.2026 einzureichen. Darüber hinaus eingehende Bieterfragen werden nicht mehr berücksichtigt. Die abschließende Beantwortung der Bieterfragen erfolgt bis 28.07.2026. Unterrichtung der Bewerber und Bieter Die Kommunikation inklusive der Bieterfragen erfolgt über das Vergabeportal. Es liegt in der Verantwortung der Bietenden, sämtliche Kommunikation und Zugriffsrechte für eine vertretende Person über diese Plattform sicherzustellen.
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zum Bundestariftreuegesetz
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Betrug: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Korruption: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Zahlungsunfähigkeit: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Gemäß Anlage 2 zum Vergabeverfahren - Eigenerklärung zu Gründen für den Ausschluss
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Scanclient/Siegelserver Software
Beschreibung: Die Auftraggeberin Pronova BKK schreibt in einem offenen europaweiten Vergabeverfahren den Abschluss eines Vertrages über die Miete einer Scanclientsoftware und einer Siegelserversoftware mit entsprechenden Supportleistungen aus. Der Vertrag hat eine Laufzeit von mindestens 2 Jahren mit Option zur Verlängerung. Im Rahmen dieser Ausschreibung sollen die im Folgenden beschriebenen Siegel- und Scansoftwarekomponenten nach aktuellem Stand für 6 Arbeitsplätze an den Standorten in Leverkusen und Ludwigshafen, 2 Testarbeitsplätzen sowie für 44 Kundencenter beschafft werden.
Interne Kennung: 2608
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48311000 Dokumentenverwaltungssoftwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48318000 Scannersoftwarepaket
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Horst-Henning-Platz 1  
Stadt: Leverkusen
Postleitzahl: 51373
Land, Gliederung (NUTS): Leverkusen, Kreisfreie Stadt (DEA24)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 2 Jahre
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Der Vertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft. Er beginnt mit der Implementierung zum 12.10.2026, die Abnahme der Inbetriebnahme erfolgt bis zum 27.11.2026. Der Produktivstart (Go-Live) beginnt zum 01.12.2026. Der Vertrag ist erstmalig bis 31.05.2028 mit Vertragsende zum 30.11.2028 kündbar. Danach ist er mit einer Frist von 6 Monaten zum Monatsende kündbar.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Angaben zur Unterauftragsvergabe an Dritte 1. Grades

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Angaben zu drei unterschiedlichen Referenzen (auch von präqualifizierten Unternehmen) der höchstens letzten drei Jahre mit vergleichbarer Versorgungsleistung

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung Bestehende Haftpflichtversicherung

Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Durchschnittlicher Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre durch die ausgeschriebene Leistung

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eintragung Berufs- oder Handelsregister oder entsprechend dem Herkunftsland

Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eintragung Berufs- oder Handelsregister oder entsprechend dem Herkunftsland

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Angaben zur Eignungsleihe
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Preisliche Bewertung
Beschreibung: Preisliche Bewertung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Fachliche Bewertung
Beschreibung: Fachliche Bewertung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 20/07/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9DMXK5/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9DMXK5
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4D9DMXK5
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 04/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 1 Jahr
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Angebote werden gemäß §§ 56 und 57 VgV geprüft und bewertet. Fehlen geforderte Erklärungen oder Nachweise und wird nicht entsprechend § 57 VgV beziehungsweise §§ 123 und 124 GWB ausgeschlossen, verlangt die Vergabestelle die fehlenden Erklärungen oder Nachweise nach. Diese sind spätestens innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch die Vergabestelle vorzulegen, die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Aufforderung. Werden die Erklärungen oder Nachweise nicht innerhalb der Frist vorgelegt, ist das Angebot ausgeschlossen.
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Implementierung beginnt zum 12.10.2026, die Abnahme der Inbetriebnahme erfolgt bis zum 27.11.2026. Der Produktivstart (Go-Live) beginnt zum 01.12.2026.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Die Vergabekammern des Bundes
Überprüfungsstelle: Die Vergabekammern des Bundes
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle verweist auf die Regelungen zur Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen nach §160 Absatz 1 bis 3 GWB. Ein Antrag auf Nachprüfung ist binnen 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, an Die Vergabekammern des Bundes, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn, Tel.: 0228 9499-0, Fax: 0228 9499-163, vk@bundeskartellamt.bund.de gemäß Punkt VI.4.1) zu stellen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Pronova BKK
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Pronova BKK
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Pronova BKK
Registrierungsnummer: t:0214322963998
Postanschrift: Rheinallee 13
Stadt: Ludwigshafen
Postleitzahl: 67061
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt (DEB34)
Land: Deutschland
E-Mail: andreas.mischker@pronovabkk.de
Telefon: 0214322963998
Internetadresse: https://www.pronovabkk.de/
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Die Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Telefon: +49 22894990
Fax: +49 2289499163
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
Schlichtungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: d76457c7-bc3d-43d2-9a16-b26c4d03bc70  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/07/2026 09:13:34 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 455780-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 125/2026
Datum der Veröffentlichung: 02/07/2026