1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Ortenau Klinikum gKAöR
Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Markterkundung: Beschaffung eines integrierten Entgeltabrechnungssystems (Payroll) für das bestehende führende HR-System P&I LogaHR
Beschreibung: Das Ortenau Klinikum gKAöR beabsichtigt, die Entgeltabrechnung (Payroll) als vollständig integrierte Funktion in das bestehende, wettbewerblich beschaffte führende HR-System P&I LogaHR des Herstellers P&I Personal & Informatik AG einzubinden. Gegenstand der beabsichtigten Beschaffung sind Bereitstellung, Betrieb und Wartung einer vollständig integrierten Entgeltabrechnungslösung sowie die Erbringung sämtlicher damit verbundener Leistungen (insbesondere: laufende gesetzliche Aktualisierung nach Tarifrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht; Anbindung an die gesetzlich vorgeschriebenen Meldeverfahren gegenüber Sozialversicherungsträgern und Finanzverwaltung; Bereitstellung und jährliche Erneuerung der ITSG-/GKV-Systemzertifizierung). Das separat erhältliche Informationsmemorandum beschreibt vollständig: (1) den Leistungsgegenstand, (2) die bestehende Systemlandschaft (Ist-Zustand), (3) die Zielarchitektur (Soll-Zustand), (4) die kumulativ zu erfüllenden technischen Mindestanforderungen, (5) die Sicherheits- und Zertifizierungsanforderungen, (6) die gesetzlichen Zulassungsvoraussetzungen (ITSG-/GKV-Systemzertifizierung), (7) die Schnittstellenanforderungen, (8) die Anforderungen an Meldewesen und gesetzliche Compliance sowie (9) die vertraglichen Rahmenbedingungen. Das Informationsmemorandum kann formlos per E-Mail bei der Vergabestelle angefordert werden. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: ulrike.huber@ortenau-klinikum.de. Interessierte Unternehmen werden gebeten, bis zum 30.07.2026, 12:00 Uhr eine substanzielle Interessenbekundung nebst Erstkonzeption gemäß den Vorgaben des Anschreibens und des Informationsmemorandums einzureichen.
Interne Kennung: OK 01/2026
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung, 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware, 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Ortenaukreis (DE134)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YEMMXQ9# Fortsetzung Beschreibung: Eine Weitergabe von im Rahmen der Markterkundung erlangten Informationen an Dritte erfolgt nicht, mit Ausnahme des Auftraggebers selbst sowie ggf. von durch ihn beauftragten Beratungsunternehmen (RSM Ebner Stolz PartGmbB) und, soweit zur Beurteilung der technischen Machbarkeit erforderlich, in Abstimmung mit dem Interessenten und nach dessen Freigabe der P&I Personal & Informatik AG. Sofern der Auftraggeber auf Grundlage der Ergebnisse der Markterkundung ein Vergabeverfahren einleiten sollte, wird er geeignete Maßnahmen ergreifen, um eine Verfälschung des Wettbewerbs auszuschließen. Hierzu zählen insbesondere die Gleichbehandlung aller interessierten Unternehmen, die Bereitstellung relevanter Informationen für alle Bewerber und Bieter sowie die Festlegung angemessener Fristen. Voraussichtliche Zeitplanung: - Veröffentlichung der Markterkundung: 30.06.2026 - Anforderung des Informationsmemorandums: unverzüglich nach Veröffentlichung - Interessenbekundung und Einreichung der Erstkonzeption: 30.07.2026, 12:00 Uhr - Präsentationen und Interviews: 08/2026 - Abschluss der Markterkundung: 08/2026 Bitte beachten Sie folgenden zusätzlichen Hinweis. Die Angabe eines Veröffentlichungsdatums ist systembedingt verpflichtend auszufüllen. Dies entfaltet keine Bindung für den Auftraggeber.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
3. Teil
3.1.
Teil: PAR-0001
Titel: Markterkundung: Beschaffung eines integrierten Entgeltabrechnungssystems (Payroll) für das bestehende führende HR-System P&I LogaHR
Beschreibung: Diese Bekanntmachung dient ausschließlich der Durchführung einer unverbindlichen Markterkundung gemäß § 28 Absatz 1 der Vergabeverordnung (VgV). Ziel der Markterkundung ist es, den Markt frühzeitig über einen möglichen zukünftigen Beschaffungsbedarf zu informieren sowie Erkenntnisse zu gewinnen, ob und unter welchen Voraussetzungen am Markt tätige Unternehmen in der Lage sind, eine vollständig in das bestehende führende HR-System P&I LogaHR des Herstellers P&I Personal & Informatik AG integrierte Entgeltabrechnungslösung (Payroll) bereitzustellen, die die nachfolgend beschriebenen technischen, sicherheitsbezogenen und gesetzlichen Anforderungen kumulativ erfüllt. Der Auftraggeber, das Ortenau Klinikum gKAöR, betreibt als zentrales HR-System derzeit Personal Office von Krammer & Partner. Als führendes Zielsystem ist das neu beschaffte System P&I LogaHR vorgesehen, das nach einem vorangegangenen wettbewerblichen Vergabeverfahren beschafft wurde. Die Entgeltabrechnung wird derzeit durch ein separates System erbracht und ist über Schnittstellen an das bisherige HR-System (Personal Office von Krammer & Partner) angebunden. Diese heterogene Systemarchitektur ist mit erheblichen betrieblichen Nachteilen verbunden (doppelte Datenerfassung, begrenzte Schnittstellenperformance, fehlende Echtzeit-Konsistenz). Der Auftraggeber beabsichtigt, die Entgeltabrechnung als vollständig integrierte Funktionalität in die bestehende Plattformarchitektur einzubinden. Die Markterkundung richtet sich ausdrücklich offen an alle Marktteilnehmer, die - unabhängig von der eingesetzten Produktarchitektur - eine Entgeltabrechnungslösung anbieten, welche folgende Anforderungen kumulativ erfüllt: (1) vollständige Integration in P&I LogaHR (2) aktuelle ITSG-/GKV-Systemzertifizierung für den Betrieb im Gesundheits- und Sozialwesen (3) physisch getrennte Private Cloud mit deutschem Rechenzentrumstandort sowie Zertifizierung nach BSI ISO 27001 und BSI C5 Typ 2 (4) vollständige bidirektionale Datensynchronisation mit dem führenden System P&I LogaHR ohne manuelle Eingriffe (5) konsistente und latenzfreie Datenversorgung des bestehenden Imprivata unimate IAM-Systems für Joiner-, Mover- und Leaver-Prozesse. Das bestehende HR-System P&I LogaHR basiert auf einer integrierten und redundanzfreien Plattformarchitektur. Der Auftraggeber hat das System als führendes System platziert und setzt zur Wahrung der Datenkonsistenz voraus, dass alle weiteren angeschlossenen Systeme stets bidirektional mit dem führenden System kommunizieren. Dies stets mit Bezug zu eindeutigen Referenzen des führenden Systems wie bspw. einer Personalnummer. Interessierte Unternehmen werden ausdrücklich gebeten darzulegen, auf welchem technischen Weg sie diese Anforderung dennoch erfüllen können. Bei der vorliegenden Bekanntmachung handelt es sich ausdrücklich weder um eine Auftragsbekanntmachung noch um eine Aufforderung zur Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen. Durch die Durchführung der Markterkundung wird kein Vergabeverfahren eingeleitet. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, auf Grundlage der Markterkundung ein Vergabeverfahren durchzuführen, und ist an deren Ergebnisse nicht gebunden. Die Teilnahme begründet keinerlei Rechtsansprüche, insbesondere keinen Anspruch auf Durchführung eines Vergabeverfahrens oder auf Berücksichtigung in einem etwaigen späteren Vergabeverfahren. Die Teilnahme an der Markterkundung ist freiwillig und unentgeltlich. Den teilnehmenden Unternehmen werden keine Kosten erstattet, die ihnen im Zusammenhang mit der Teilnahme, der Ausarbeitung von Stellungnahmen, Konzepten oder der Übermittlung von Unterlagen entstehen. Die Teilnahme an der Markterkundung ist keine Voraussetzung für eine spätere Beteiligung an einem Vergabeverfahren und hat keinen Einfluss auf die Zuschlagschancen eines Unternehmens. Der Auftraggeber bittet interessierte Marktteilnehmer um substanzielle, nachvollziehbare und belegte Rückmeldungen, insbesondere zur technischen Möglichkeit der vollständigen Integration in das bestehende System P&I LogaHR, zu den einschlägigen Zertifizierungen sowie zu etwaigen technischen Hindernissen bei der Umsetzung. Sollte ein Unternehmen einzelne Anforderungen nicht erfüllen können, wird es ausdrücklich gebeten, dies offenzulegen und die technischen oder rechtlichen Hindernisse zu benennen. Sollte keine Rückmeldung eingehen, wird der Auftraggeber davon ausgehen, dass das Unternehmen die beschriebenen Anforderungen nicht erfüllt. Interessierte Unternehmen werden gebeten, ihr Interesse unverzüglich per E-Mail zu bekunden. Das separat erhältliche Informationsmemorandum gibt einen genauen Überblick über den Leistungsgegenstand, die technischen Anforderungen und das weitere Vorgehen der Markterkundung. Das Memorandum kann formlos per E-Mail bei der Vergabestelle angefordert werden. Im Anschluss an die Auswertung der eingereichten Unterlagen können ausgewählte Interessenten eingeladen werden, ihre Konzepte im Rahmen eines strukturierten Dialogs näher zu erläutern. Diese Vertiefung kann in Form eines Vor-Ort-Termins oder ersatzweise per Video- oder Telefonkonferenz erfolgen. Sämtliche im Rahmen der Markterkundung übermittelten Unterlagen gehen in das Eigentum des Auftraggebers über. Mit der Teilnahme erklären sich die Interessenten damit einverstanden, dass ihre eingereichten Konzepte, Bewertungen, Vorschläge und sonstigen Erkenntnisse zur Vorbereitung einer möglichen Beschaffung sowie zur Erarbeitung von Umsetzungsvorschlägen genutzt und soweit erforderlich an den Auftraggeber weitergegeben werden dürfen, sofern dem nicht ausdrücklich widersprochen wird. Der Auftraggeber gewährleistet den Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Beschreibung wird fortgesetzt unter Zusätzliche Informationen.
Interne Kennung: OK 01/2026
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72212450 Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
Zusätzliche Einstufung (cpv): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
3.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Ortenaukreis (DE134)
Land: Deutschland
3.1.5.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
3.1.6.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
3.1.8.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg Regierungspräsidium Karlsruhe
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ortenau Klinikum gKAöR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Ortenau Klinikum gKAöR
Registrierungsnummer: DE357279278
Postanschrift: Weingartenstraße 70
Stadt: Offenburg
Postleitzahl: 77654
Land, Gliederung (NUTS): Ortenaukreis (DE134)
Land: Deutschland
Telefon: 07814720
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: t:7219268730
Postanschrift: Kapellenstrasse 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Referat 15
Telefon: +49 7219268730
Fax: +49 7219263985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 6715d0bc-736d-4b2e-8ddd-7dfdb2f24020 - 01
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Unterart der Bekanntmachung: 4
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 01/07/2026 09:19:08 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 455806-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 125/2026
Datum der Veröffentlichung: 02/07/2026
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 31/08/2026