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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten
Beschreibung: Das Beschaffungsvorhaben besteht in der Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten aus dem Archiv der drei Klinikstandorte in ein externes Archiv. Es ist von einer Gesamtseitenanzahl von ca. 1.100.000 Seiten auszugehen, die digitalisiert werden sollen. Die Dokumente liegen in Formaten bis maximal DIN A3 vor. In den Röntgenakten befinden sich vereinzelt Fremdbefunde, mit Dokumentationen bis einschließlich des Behandlungsjahres 2014.
Kennung des Verfahrens: c326af6d-bc59-498d-a06b-8f12dff4c8aa
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Ehingen an der Donau
Postleitzahl: 89584
Land, Gliederung (NUTS): Alb-Donau-Kreis (DE145)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift: Nicht veröffentlicht
Begründungscode: Sonstiges öffentliches Interesse
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten
Beschreibung: Gegenstand der Beschaffung ist die Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten aus dem Archiv der drei Klinikstandorte in ein externes Archiv. Es ist von einer Gesamtseitenanzahl von ca. 1.100.000 Seiten auszugehen, die digitalisiert werden sollen. Die Dokumente liegen in Formaten bis maximal DIN A3 vor. In den Röntgenakten befinden sich vereinzelt Fremdbefunde, mit Dokumentationen bis einschließlich des Behandlungsjahres 2014. Das digitale Archiv von HYD Media besteht bereits innerhalb der Dedalus Systemlandschaft und soll entsprechend erweitert werden. Die vorgesehene Software ist bereits als Notfallarchiv und für das LE-Portal (Austausch mit Medizinischem Dienst) im Einsatz und über eine Schnittstelle zu Orbis aufrufbar. Es ist aus technischen Gründen zwingend erforderlich, dass sich das digitale Archiv nahtlos und medienbruchfrei in das vorhandene KIS integriert, über ein automatisiertes Fristenmanagement verfügt, die KRITIS- und DSGVO-Compliance-Anforderungen erfüllt und die Systemprozesse vollständig dokumentiert. Die Digitalisierung und Archivierung soll allen Prozessbeteiligten ermöglichen, direkt im KIS über einen digitalen Zugriff bei Bedarf auf die Akten eines Patienten zuzugreifen, ohne dass eine physische Akte aus dem Archiv holen zu müssen. Die Aktenauslagerung muss sofort in Kombination mit der Digitalisierung der Patientenakten durchgeführt werden, damit die Akten bei Bedarf schnell auffindbar und verfügbar sind.
Interne Kennung: PRJ-2025-0294
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72252000 Datenarchivierung
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Ehingen an der Donau
Postleitzahl: 89584
Land, Gliederung (NUTS): Alb-Donau-Kreis (DE145)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 22/07/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/06/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 100
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden‑Württemberg
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis
Beschaffungsdienstleister: Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Der Auftrag wurde im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV vergeben. Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist. Das Beschaffungsvorhaben besteht aus der Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten aus dem Archiv der drei Klinikstandorte in ein externes Archiv. Es ist von einer Gesamtseitenanzahl von ca. 1.100.000 Seiten auszugehen, die digitalisiert werden sollen. Das digitale Archiv von HYD Media besteht bereits innerhalb der Dedalus Systemlandschaft und soll entsprechend erweitert werden. Die vorgesehene Software ist bereits als Notfallarchiv und für das LE-Portal (Austausch mit Medizinischem Dienst) im Einsatz und über eine Schnittstelle zu Orbis aufrufbar. Es ist aus technischen Gründen zwingend erforderlich, dass das sich digitale Archiv nahtlos und medienbruchfrei in das vorhandene KIS integriert, über ein automatisiertes Fristenmanagement verfügt, die KRITIS- und DSGVO-Compliance-Anforderungen erfüllt und die Systemprozesse vollständig dokumentiert. Die Digitalisierung und Archivierung soll allen Prozessbeteiligten ermöglichen, direkt im KIS über einen digitalen Zugriff bei Bedarf auf die Akten eines Patienten zuzugreifen, ohne dass eine physische Akte aus dem Archiv holen zu müssen. Die Aktenauslagerung muss sofort in Kombination mit der Digitalisierung der Patientenakten durchgeführt werden, damit die Akten bei Bedarf schnell auffindbar und verfügbar sind. Der oben beschriebene allgemeine Beschaffungsbedarf kann zur Überzeugung der ADK GmbH ausschließlich über eine Beauftragung der Dedalus HealthCare GmbH mit den Archivierungs- und Digitalisierungsdienstleistungen gedeckt werden. Gegenwärtig vorhanden ist die Softwarelösung HYDMedia G6 im Krankenhausinformationssystem (KIS) des Auftraggebers. Die hierfür notwendigen Schnittstellen sind seit Jahren erprobt und in Betrieb. Die spezifischen Anforderungen der ADK-GmbH, v. a. auf Basis der bereits eingeführten Systeme Dedalus – wie automatisiertes Fristenmanagement für MDK/PVS, tiefgreifende Integration in bestehende Krankenhausinformationssysteme (KIS), FHIR-basierte Datenkorrektur, KRITIS- und DSGVO-Compliance sowie vollständige Prozessdokumentation – werden ausschließlich von der Kombination Dedalus HYDMedia G6 und Heydt-Softwaregruppe nachweislich und praxiserprobt erfüllt. Dabei ist in Bezug auf die Archivlösung zu beachten, dass Dedalus infolge einer Exklusivvereinbarung ausschließlich mit der Heydt Gruppe als Unteraufragnehmer kooperieren darf. Die Einführung eines vollständigen Neusystems hingegen wäre deutlich kostspieliger und zeitaufwändiger. Es bestehen daher auch keine vernünftigen Alternativen oder Ersatzlösungen. Diese würden wiederum notwendig zu dem problematischen Mischbetrieb führen oder aber einen nicht im Wirtschaftsplan abgedeckte und im Weiteren auch unnötigen Komplettaustausch sämtlicher IT-Anwendungen bedingen.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
6.1.2.
Informationen über die Gewinner
Wettbewerbsgewinner:
Offizielle Bezeichnung: Dedalus HealthCare GmbH
Angebot:
Kennung des Angebots: Dedalus HealthCare GmbH
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Wert des Angebots: 1,00 EUR
Vergabe von Unteraufträgen: Ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen: 1,00 EUR
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt: ja
Prozentanteil Vergabe von Unteraufträgen: 80
Informationen zum Auftrag:
Kennung des Auftrags: Dedalus HealthCare GmbH
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis
6.1.4.
Statistische Informationen
Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:
Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Krankenhaus GmbH Alb-Donau-Kreis
Registrierungsnummer: 490435
Postanschrift: Hopfenhausstraße 2
Stadt: Ehingen an der Donau
Postleitzahl: 89584
Land, Gliederung (NUTS): Alb-Donau-Kreis (DE145)
Land: Deutschland
Telefon: 07391586-0
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Beschaffungsdienstleister
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden‑Württemberg
Registrierungsnummer: DE811469974
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Dedalus HealthCare GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: 4915112668436
Postanschrift: Gartenstrasse 93
Stadt: Rottenburg
Postleitzahl: 72108
Land, Gliederung (NUTS): Tübingen, Landkreis (DE142)
Land: Deutschland
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Gewinner dieser Lose: LOT-0001
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 34fd4658-1983-4746-8d59-d626d109dd30 - 01
Formulartyp: Ergebnis
Art der Bekanntmachung: Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 29
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/07/2025 11:39:49 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 456810-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 132/2025
Datum der Veröffentlichung: 14/07/2025