457720-2023 - ErgebnisDeutschland-Darmstadt: Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen
OJ S 144/2023 28/07/2023
Bekanntmachung vergebener Aufträge
Dienstleistungen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1.
Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH
Postanschrift: Planckstraße 1
Ort: Darmstadt
NUTS-Code: DE711 Darmstadt, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 64291
Land: Deutschland
E-Mail: sg223@gsi.de
Telefon: +49 6159711970
Fax: +49 6159713982
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.gsi.de
I.2.
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
I.4.
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Großforschungseinrichtung
I.5.
Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Forschung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.
Umfang der Beschaffung
II.1.1.
Bezeichnung des Auftrags
IBM-Hardware-Wartungsvertrag 2023
Referenznummer der Bekanntmachung: 23/2600007366
II.1.2.
CPV-Code Hauptteil
50300000 Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen
II.1.3.
Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4.
Kurze Beschreibung
Ausgangssituation
Die zentrale IT für GSI und FAIR betreibt und nutzt verschiedene Hardware-Komponenten des Herstellers IBM, von denen vor allen Dingen die beiden IBM TS4500-Tape-Libraries (zusammen mit deren Peripherie) eine zentrale und unverzichtbare IT-Infrastruktur für die Daten-Sicherheit bei GSI und FAIR darstellen.
Da der derzeit bestehende Wartungsvertrag im Sommer 2023 seine maximal mögliche Vertragslaufzeit erreicht hat, wird eine neue Ausschreibung für einen Nachfolgevertrag notwendig.
Aus diesem Grund schreibt GSI einen Wartungsvertrag für die Wartung der IBM-Systeme (Hard- und Software) aus. Wir versichern hiermit, dass alle in der beigefügten Geräteliste aufgeführte Hardware vollständiges Eigentum der GSI ist.
Geplanter Vertragsstart ist der 01.08.2023.
Zu vergebender Leistungsumfang für den Wartungsvertrag
Die Wartung umfasst sowohl die Hardware, als auch die verwendeten Software-Produkte ('System Firmware'/"Microcodes") auf bzw. für jegliche durch den Vertrag abgedeckte Hardware.
1. Hardwarewartung
Der Vertrag umfasst:
- Wartung und Unterstützung bei Hardware-Problemen
- Incident-Erfassung erfolgt primär per E-Mail oder Webinterface - eine Meldung per Telefon muss zusätzlich möglich sein
- Übernahme des Incident-Handlings für Systeme unter noch laufendem IBM-Support
- Die Geräteliste wird regelmäßig (üblicherweise einmal im Jahr) überprüft:
Dabei können alte, nicht mehr genutzte Geräte/Komponenten ausgetragen und eventuelle neue Geräte/Komponenten in die Wartung aufgenommen werden.
- Werden während der Vertragslaufzeit Geräte gestrichen, müssen die dafür bereits gezahlten Beträge ab dem Folgemonat der Streichung anteilig gutgeschrieben und ausgezahlt werden.
- Werden während der Vertragslaufzeit Geräte neu in die Liste aufgenommen, dürfen diese ab dem Folgemonat der Aufnahme anteilig in Rechnung gestellt werden.
- Sowohl die Streichung von Geräten als auch die Aufnahme von neuen Systemen, in den hier ausgeschriebenen Wartungsvertrag, erfolgt nach Absprache mit dem jeweiligen zuständigen Ansprechpartner und ist jederzeit möglich.
2. Softwarepflege
Bekanntlich fordert der Hersteller IBM für den Zugriff auf Firmware-Upgrades einen bestehenden Wartungsvertrag bzw. einen "Rückversicherungs-Vertrag" mit IBM selbst. Daher wird zwingend von den Anbietern gefordert, dass sie für GSI einen entsprechenden, kontinuierlich laufenden Vertrag mit dem Hersteller IBM für alle durch diesen ausgeschriebenen Vertrag abgedeckten Hardware-Komponenten abschließen, um Zugriff auf diese benötigten Upgrades zu ermöglichen:
Der Wartungsvertrag muss es den GSI-Mitarbeitenden immer und zu jeder Zeit ermöglichen, uneingeschränkt über das entsprechende IBM-Portal ("Fix Central") auf die aktuellen Software-Updates und Microcodes für alle Komponenten aus der jeweils gültigen Geräteliste, die dem Wartungsvertrag zugrunde liegt, zugreifen und diese herunterladen zu können.
Wird eine Wartungsdurchführung direkt durch den Hersteller IBM angeboten, ist die Forderung damit automatisch erfüllt.
3. Optional abrufbare Leistungen für Hard- und Software
Während der Vertragslaufzeit sollen u. a. folgende Leistungen abgerufen werden können:
- Technische Umbauarbeiten/Umzugs-Arbeiten an der IBM-Hardware
- Fehlersuche bei speziellen Hardware- und/oder Treiberproblemen/Inkompatibilitäten im Zusammenspiel mit den Betriebssystemen (Linux/AIX)
Ein Anspruch auf solche Abrufe besteht für den AN nicht.
II.1.6.
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.7.
Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 195 830,92 EUR
II.2.
Beschreibung
II.2.2.
Weitere(r) CPV-Code(s)
72253200 Systemunterstützung, 72267100 Wartung von Informationstechnologiesoftware, 72611000 Technische Computerunterstützung
II.2.3.
Erfüllungsort
NUTS-Code: DE711 Darmstadt, Kreisfreie Stadt
Hauptort der Ausführung: GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH Planckstraße 1 64291 Darmstadt
II.2.4.
Beschreibung der Beschaffung
Rahmenbedingungen für den Wartungsvertrag
Es wird ein EVB-IT-Instandhaltungsvertrag zugrunde gelegt.
1. Laufzeit
Der Wartungsvertrag für die Wartung der IBM Systeme beginnt am 01.08.2023 und läuft insgesamt 4 Jahre, also bis 31.07.2027.
Dabei ist zu beachten, dass manche Hardware-Komponenten erst zu einem späteren Zeitpunkt (05.01.2024) in diesen Wartungsvertrag aufgenommen werden, da bis zu diesem Zeitpunkt noch eine beim Hardware-Kauf eingeschlossene Garantie/Wartung direkt beim Hersteller besteht. Für jede Komponente ist die jeweiligen "Startzeit" in der Geräteliste separat ausgewiesen [Spalte F: "Neue Wartung ab:"].
2. Service-Level
GSI erwartet die bei IBM geltenden Service Level. Der hier ausgeschriebene Wartungsvertrag fordert "IBM On-site Repair, 72 Hours Committed Fix Time Monday-Sunday 00:00-24:00, 365 days a year".
Jeder Vor-Ort-Einsatz ist vorab per E-Mail und/oder Telefon mit den Ansprech-Personen der zuständigen Fachgruppe bei GSI abzustimmen - auch, weil für jeden "externen Besuch" eine konkrete, namentliche Vor-Anmeldung an die Pforte der GSI notwendig/erforderlich ist.
Die üblichen Bürozeiten bei GSI sind Montag-Freitag 09:00 - 17:00.
Die Wiederherstellungszeiten werden abweichend von den Definitionen in den EVB-IT Instandhaltungs-AGB wie folgt definiert: IBM On-site Repair, 72 Hours Committed Fix Time Monday-Sunday 00:00-24:00, 365 days a year
3. Optionale Leistungen
Die optionalen Leistungen werden nach Angebotseinholung durch die Ansprech-Personen der zuständigen Fachgruppe mit GSI-Bestellung (Nummernkreis 4500xxxxxx) beauftragt und nach Ausführung und Rechnungsstellung mit Zahlungsziel 30 Tage netto bezahlt.
4. qualifiziertes Fachpersonal / Benennung der ausführenden [relevanten] Personen:
Es gibt für den Auftraggeber eine feste (administrative) Ansprechperson beim Auftragnehmer und feste Support-/Service-Techniker:innen im Mitarbeiterpool des Auftragnehmers.
Der Anbieter bestätigt, dass im Wartungs-/Service-Fall bei Einsätzen vor Ort AUSSCHLIESSLICH Techniker:innen zum Einsatz kommen, welche über die - während der gesamten Vertragslaufzeit - jeweils aktuellen "Produkt-Zertifizierungen" (nicht älter als drei Jahre) verfügen.
Nach Auftragserteilung ist dem Auftraggeber zu benennen, wer die Wartung in unserem Hause vornehmen wird.
Außerdem verpflichtet sich der Auftragnehmer eine Namens-Liste der für den Einsatz bei GSI vorgesehenen Techniker:innen zur Verfügung zu stellen und die entsprechenden Zertifizierungen beizulegen. Sollte Wartung direkt von IBM angeboten werden, entfällt diese Forderung logischerweise, da bei IBM-Technikern die entsprechenden Zertifikate vorausgesetzt werden.
Aufgrund der Regelungen bei GSI, müssen die in Frage kommenden Personen namentlich bekannt/erfasst sein und außerdem eine entsprechende Sicherheits-Unterweisung (online) erhalten haben, bevor sie auf dem GSI Campus tätig werden dürfen. Es können lediglich diese benannten und zertifizierten Techniker:innen Zugang zu unseren Anlagen bekommen.
Alle vor Ort eingesetzten Techniker müssen aus Sicherheitsgründen, die deutsche Sprache gut beherrschen.
5. Zahlungsmodalitäten/Abrechnung
Die Abrechnung des Wartungsvertrages erfolgt einmalig zu Beginn der Vertragslaufzeit (August 2023) nach Zuschlagserteilung und entsprechender Rechnungstellung.
II.2.5.
Zuschlagskriterien
Preis
II.2.11.
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Optional abrufbare Leistungen für Hard- und Software
Während der Vertragslaufzeit sollen u. a. folgende Leistungen abgerufen werden können:
- Technische Umbauarbeiten/Umzugs-Arbeiten an der IBM-Hardware
- Fehlersuche bei speziellen Hardware- und/oder Treiberproblemen/Inkompatibilitäten im Zusammenspiel mit den Betriebssystemen (Linux/AIX)
Ein Anspruch auf solche Abrufe besteht für den AN nicht.
II.2.13.
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14.
Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.
Beschreibung
IV.1.1.
Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3.
Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8.
Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2.
Verwaltungsangaben
IV.2.1.
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2023/S 102-321391
IV.2.8.
Angaben zur Beendigung des dynamischen Beschaffungssystems
IV.2.9.
Angaben zur Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation

Abschnitt V: Auftragsvergabe

Auftrags-Nr.: 4500218233
Bezeichnung des Auftrags:
Auftragsvergabe Profi Engineering Systems AG
Ein Auftrag/Los wurde vergeben: ja
V.2.
Auftragsvergabe
V.2.1.
Tag des Vertragsabschlusses
24/07/2023
V.2.2.
Angaben zu den Angeboten
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 4
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3.
Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde
Offizielle Bezeichnung: Profi Engineering Systems AG
Postanschrift: Gräfenhäuser Straße 85b
Ort: Darmstadt
NUTS-Code: DE711 Darmstadt, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 64293
Land: Deutschland
E-Mail: g.rumland@profi-ag.de
Telefon: +49 6151-8290-7673
Der Auftragnehmer ist ein KMU: nein
V.2.4.
Angaben zum Wert des Auftrags/Loses
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 195 830,92 EUR
V.2.5.
Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen
Es können Unteraufträge vergeben werden

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.
Zusätzliche Angaben
Bekanntmachungs-ID: CXS0YYEY1M6GF9D9
VI.4.
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1.
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.4.3.
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der FAIR/GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die FAIR/GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
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Bitte beachten Sie hierzu in der Bekanntmachung den Punkt VI. 3) Zusätzliche Angaben, der die gesamte Rechtsmittelbelehrung enthält, die hier aus Platzgründen nicht eingefügt werden kann.
Bitte um Beachtung unter SONSTIGES
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VI.4.4.
Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Ort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland
VI.5.
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
24/07/2023