See the notice on TED website
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des Auftraggebers: Hafeneinrichtungen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Aanvullende opdracht op B11093bis - Raamovereenkomst voor dienstverlening payroll
Beschreibung: De aanbesteder is voornemens een aanvullende opdracht te gunnen aan Acerta Sociaal Secretariaat vzw (hierna “Acerta”), met betrekking tot de configuratie en/of ontwikkeling van een loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform voor de Haven van Antwerpen-Brugge op basis van de bestaande Acerta-oplossingen. De oorspronkelijke opdracht (B11093bis), van kracht sinds 11 januari 2024, werd aan Acerta gegund voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) én de uitvoering van de post-payroll dienstverlening. Aangezien SAP het huidige platform voor loonverwerking (SAP ECC 6.0) – dat tevens instaat voor tijdsevaluatie en momenteel een rol vervult bij het beheer van masterdata van personeelsgegevens – na eind 2027 niet langer zal ondersteunen (behoudens bijkomende betalingen voor verlengde ondersteuning tot uiterlijk eind 2030), wenst de aanbesteder tijdig te voorzien in een duurzame en toekomstgerichte oplossing. De aanvullende opdracht heeft thans tot doel om, tegen begin 2028, de correcte en conforme loonberekening en –uitbetaling (inclusief wettelijke verplichtingen en bijhorende administratieve dienstverlening) te waarborgen voor zowel de statutairen en contractuelen van de Haven van Antwerpen-Brugge (POAB) en de Maatschappij van de Brugse Zeehaven (MBZ), binnen één geïntegreerd platform en/of één dienstenleverancier voor payroll, waarbij de kosten maximaal onder controle gehouden worden. In dat kader beoogt de aanvullende opdracht ook de optimalisatie van de bestaande processen en, waar nodig, het bijsturen van het huidige beleid. Deze aanvullende opdracht betreft hoofdzakelijk de volgende aanvullende diensten die thans noodzakelijk zijn geworden om de loonsverwerking en tijdsevaluatie op een correcte en bestendige wijze te blijven garanderen: - Configuratie en/of ontwikkeling van het Connect-platform als front-end naar het loonverwerkingsplatform van Acerta, afgestemd op de noden van POAB; - Configuratie en/of ontwikkeling van de tijdsevaluatie-functionaliteiten op het platform van Acerta conform de noden van POAB; - Voorzien van de nodige analytische rapportering en ontsluiting van payroll-data vanuit het loonverwerkingsplatform van Acerta naar de interne systemen van POAB; - Gecontroleerde uitfasering van het huidige platform voor loonverwerking en tijdsevaluatie (SAP ECC 6.0); - Begeleiding en ondersteuning van de interne medewerkers van POAB en MBZ bij de transitie naar het nieuwe payroll- en tijdsevaluatieplatform.
Kennung des Verfahrens: fd17bd1a-9599-4207-939a-cbab93782423
Interne Kennung: AO00297
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/25/EU
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: AO00297 - 1
Beschreibung: De aanbesteder is voornemens een aanvullende opdracht te gunnen aan Acerta Sociaal Secretariaat vzw (hierna “Acerta”), met betrekking tot de configuratie en/of ontwikkeling van een loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform voor de Haven van Antwerpen-Brugge op basis van de bestaande Acerta-oplossingen. De oorspronkelijke opdracht (B11093bis), van kracht sinds 11 januari 2024, werd aan Acerta gegund voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) én de uitvoering van de post-payroll dienstverlening. Aangezien SAP het huidige platform voor loonverwerking (SAP ECC 6.0) – dat tevens instaat voor tijdsevaluatie en momenteel een rol vervult bij het beheer van masterdata van personeelsgegevens – na eind 2027 niet langer zal ondersteunen (behoudens bijkomende betalingen voor verlengde ondersteuning tot uiterlijk eind 2030), wenst de aanbesteder tijdig te voorzien in een duurzame en toekomstgerichte oplossing. De aanvullende opdracht heeft thans tot doel om, tegen begin 2028, de correcte en conforme loonberekening en –uitbetaling (inclusief wettelijke verplichtingen en bijhorende administratieve dienstverlening) te waarborgen voor zowel de statutairen en contractuelen van de Haven van Antwerpen-Brugge (POAB) en de Maatschappij van de Brugse Zeehaven (MBZ), binnen één geïntegreerd platform en/of één dienstenleverancier voor payroll, waarbij de kosten maximaal onder controle gehouden worden. In dat kader beoogt de aanvullende opdracht ook de optimalisatie van de bestaande processen en, waar nodig, het bijsturen van het huidige beleid. Deze aanvullende opdracht betreft hoofdzakelijk de volgende aanvullende diensten die thans noodzakelijk zijn geworden om de loonsverwerking en tijdsevaluatie op een correcte en bestendige wijze te blijven garanderen: - Configuratie en/of ontwikkeling van het Connect-platform als front-end naar het loonverwerkingsplatform van Acerta, afgestemd op de noden van POAB; - Configuratie en/of ontwikkeling van de tijdsevaluatie-functionaliteiten op het platform van Acerta conform de noden van POAB; - Voorzien van de nodige analytische rapportering en ontsluiting van payroll-data vanuit het loonverwerkingsplatform van Acerta naar de interne systemen van POAB; - Gecontroleerde uitfasering van het huidige platform voor loonverwerking en tijdsevaluatie (SAP ECC 6.0); - Begeleiding en ondersteuning van de interne medewerkers van POAB en MBZ bij de transitie naar het nieuwe payroll- en tijdsevaluatieplatform.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79631000 Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 18/08/2025
Enddatum der Laufzeit: 11/01/2029
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
6. Ergebnisse
Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung: 1 000 000,00 EUR
Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen: 1 000 000,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen oder Dienstleistungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer
Sonstige Begründung: Deze aanvullende opdracht wordt gerechtvaardigd op basis van artikel 38/1 KB Uitvoering, waarbij aanvullende diensten door de oorspronkelijke opdrachtnemer kunnen worden uitgevoerd indien: • De diensten of leveringen niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen: In de oorspronkelijke opdracht (B11093bis), gegund aan Acerta met ingang van 11 januari 2024, voor het applicatief en systeemtechnisch onderhoud van het bestaande loonverwerkings- en tijdsevaluatieplatform (SAP ECC 6.0) en de post-payroll dienstverlening was de overdracht van het bestaande platform naar een extern platform van een sociaal secretariaat as such niet opgenomen. • De verandering van opdrachtnemer is niet mogelijk is om economische of technische redenen én tot een aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder Gelet op het feit dat o Acerta reeds beschikt over een ruime en lopende opdracht die niet zomaar kan stopgezet worden en momenteel instaat voor het technisch onderhoud van het huidige (interne) SAP-platform, evenals de post-payroll verwerking o Een gefaseerde transitie naar een extern sociaal secretariaatsplatform noodzakelijk is geworden ten gevolge van de toenemende complexiteit. Deze complexiteit is grotendeels te wijten aan de fusie tussen de havens van Antwerpen en Zeebrugge, waarbij een 30-tal werknemers van Zeebrugge momenteel nog verloond worden via het sociaal secretariaat CEVI, maar waarbij de RSZ-aangifte wel geconsolideerd dient te gebeuren door Acerta voor zowel POAB-medewerkers als MBZ-medewerkers. o Payroll en post-payroll verwerking steeds sterk met elkaar verbonden zijn en een opsplitsing tussen 2 opdrachtnemers, zeker met het oog op een gefaseerde transitie vandaag niet zonder zeer ernstige risico’s mogelijk is en alleszins zou leiden tot aanzienlijke bijkomende kosten ingevolge de complexe datastromen tussen systemen van de verschillende leveranciers en de problematiek van het werken met twee verschillende sociale secretariaten voor payroll enerzijds en post-payroll anderzijds. Gelet op het bovenstaande is een aanvullende opdracht bij de betrokken dienstverlener noodzakelijk geworden.
6.1.
Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001
Rahmenvereinbarung:
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 000 000,00 EUR
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung: 1 000 000,00 EUR
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Havenbedrijf Antwerpen NV van publiek recht
Registrierungsnummer: 0248399380_4277
Abteilung: Haven van Antwerpen-Brugge NV van publiek recht
Postanschrift: Zaha Hadidplein 1
Stadt: Antwerpen
Postleitzahl: 2030
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Telefon: +32 32052011
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: FOD Beleid en Ondersteuning
Registrierungsnummer: BE001
Postanschrift: Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 740 80 00
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Acerta Sociaal Secretariaat vzw
Registrierungsnummer: 0473329910
Stadt: Brussel
Postleitzahl: 1020
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 78e2176a-9e2d-4700-8928-b2edb071c59e - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 26
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 14/07/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 14/07/2025 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 459488-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 133/2025
Datum der Veröffentlichung: 15/07/2025