148/2024

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Stiftung Lesen

E-Mail: ausschreibung@stiftunglesen.de

Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2.1.

Verfahren

Titel: Logistik für Aufstockung LS 1-2-3 (2024-2026)

Beschreibung: Modul 1: Warenannahme und Lagerung Modul 2: Konfektionierung und termingerechter Versand von 250.000 Material-Sets für 2-Jährige und 750.000 Büchern für 1-Jährige (sowie Fulfillment / Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting) Modul 3: Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege Modul 4: Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstelle für die Lesestart-Onlinedatenbank Modul 5: Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von Zielgruppen-Mailings

Kennung des Verfahrens: 2c27d3c9-749c-405c-951b-237094956bb5

Interne Kennung: 255

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79570000 Erstellen von Adressenlisten, Postversand

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79571000 Postversand, 63100000 Frachtumschlag, Frachtlagerung und zugehörige Dienste

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Römerwall 40

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55131

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXP4YLNHU2G

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Logistik für Aufstockung LS 1-2-3 (2024-2026)

Beschreibung: Folgende Leistungen hat der Auftragnehmer (im Weiteren AN) zu erbringen: 1. Warenannahme und Lagerung 2. Konfektionierung und termingerechter Versand von 250.000 Material-Sets für 2-jährige zusätzlich zu bereits bestehendem Auftrag über 500.000 Sets mit nachstehend näher spezifiziertem Inhalt sowie Fulfillment / Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting) 3. Konfektionierung und termingerechter Versand von 750.000 Material-Sets für 1-jährige zusätzlich in 2024 mit nachstehend näher spezifiziertem Inhalt sowie Fulfillment / Versandservice (inkl. Retourenmanagement und Online-Reporting) 4. Callcenter-Betreuung/Onlinedatenbankpflege 5. Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung zur Schnittstellenkommunikation zwischen Lesestart-Onlinedatenbank, AN und Lesestart-Webseite 6. Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postalischen Zielgruppen-Mailings an "Lesestart 1-2-3"-Programmpartner Warenannahme und Lagerung Zeitversetze Warenannahme und Lagerung von voraussichtlich insgesamt ca. 400 Euro-Tausch-Paletten mit drei verschiedenen Produktformen bis zum Start der Konfektionierung: Für die Aufstockung von LS 2: - 250.000 Stück Baumwolltaschen LS 2 - 5 x 50.000 verschiedene Pappbilderbücher LS 2 = 250.000 Bücher insgesamt - 250.000 Exemplare Leseleiste-Faltblatt für LS 2 Für die zusätzliche Durchführung von LS 1: - 4 x 187.500 verschiedene Pappbilderbücher LS 1 = 750.000 Bücher insgesamt - 750.000 Stück Postkarten für LS 1 Der AN hat dafür Sorge zu tragen, dass Tauschpaletten in ausreichender Menge (voraussichtlich ca. 400 Stück) zur Verfügung stehen. Sofern kein Tausch vorgenommen werden kann, sind die Kosten vom AN zu tragen. Die eingetroffene Ware ist unverzüglich hinsichtlich ihrer Quantität und Qualität zu prüfen. Weiter hat der AN folgende Arbeiten gemäß der Leistungsbeschreibung zu übernehmen: - Konfektionieren von Material-Sets - Lieferschein erstellen - Sortenreine Einlagerung - Versand der vorkonfektionierten Material-Sets - Lieferung - Nachversand von fehlenden Sets - Einzelversand - Retouren- und Rückholungsmanagement - Artikelnummer - Bestandslisten/Lagerartikellisten - Callcenter-Betreuung/Datenbankpflege - Reporting - Anwenderschulung für die Onlinedatenbank - Dokumentation der Datenbanknutzung-/pflege - Anbindung und Betreuung (Hosting) einer Schnittstellenanbindung - Versand von Informationsmaterialien und Durchführung von postali-schen Zielgruppen-Mailings an "Lesestart 1-2-3"-Programmpartner - Bundesweiter Master - Lieferung und Versand von postalischen Anschreiben - Zusätzliche postalische Mailingaufträge - Proaktives Handeln des AN - Meetings (Fach-Jour Fixe, Steuerungs-Jour Fixe, Qualitäts-Jour Fixe oder vor-Ort-Treffen) inklusive Protokolle

Interne Kennung: 255

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79570000 Erstellen von Adressenlisten, Postversand

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79571000 Postversand, 63100000 Frachtumschlag, Frachtlagerung und zugehörige Dienste

Optionen:

Beschreibung der Optionen: 1. Verlängerungsoption Je nach Programmverlauf behält die AG sich vor, den Vertrag für die Durchführung der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für eine Aufstockung von zusätzlichen 250.000 Sets der dritten Phase (Set 3) der dritten Kohorte 2025 abzurufen (blauer Kasten im türkisfarbenen Oval). Zusätzlich werden in 2025 fünf Verlage jeweils 150.000 Bücher (insgesamt 750.00 Bücher) liefern, die zusammen mit Eltern-Informationskarten (von der AG gestellt) an die Kinder- und Jugendärzte verschickt werden (roter Kasten im türkisfarbenen Oval). Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2025 aus; diese Vertragsverlän-gerung endet voraussichtlich Ende 2026. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. Die Materialien (Bücher und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für vom 01.07.2025 bis 30.09.2025 angeliefert. Durch Synergien bzw. durch den Wegfall der Schnittstellenentwicklung geht die AG davon aus, dass die Leistungen günstiger ausfallen werden. Sollten sich die Preisermittlungsgrundlagen z. B. durch erhebliche Herstellerkos-tenänderungen wie der Weltmarktpreis für Papier o. Ä., bezogen auf den Zeitpunkt der Zuschlagserteilung als Stichtag um mehr als 8 % für einzelne Leistungen geän-dert haben, so kann der Auftragnehmer eine Anpassung des Angebotspreises ver-langen und in Verhandlung mit der AG treten. Diese unvorhergesehene Kostenstei-gerung hat der Auftragnehmer detailliert nachzuweisen. Im Zweifel ist der markt-übliche Prozentsatz maßgeblich. Der bezuschlagte Angebotspreis erhöht sich so-dann hinsichtlich des Materialanteils in dem Maße, in welchem sich die Material-kosten verteuert haben, wobei eine Verteuerung von unter 8 % außer Betracht bleibt. Für den Fall, dass Materialpreiserhöhungen auch Preissenkungen gegen-überstehen, werden diese an die AG weitergegeben. 2. Verlängerungsoption Je nach Programmverlauf behält die AG sich vor, den Vertrag für die Durchführung der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang in 2026 für insge-samt 900.000 zusätzliche Sets abzurufen. Die Sets teilen sich auf wie folgt: - 450.000 Sets LS 1 (gelber Kasten im türkisfarbenen Oval) - 450.000 Sets LS 2 (roter Kasten im türkisfarbenen Oval) Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2026 aus. Die Vertragsverlänge-rung endet voraussichtlich im Juni 2027. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. Die Materialien (Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) wer-den voraussichtlich für das Programmjahr 2026 vom 01.07.2026 bis 30.09.2026 ange-liefert. Durch Synergien bzw. durch den Wegfall der Schnittstellenentwicklung geht die AG davon aus, dass die Leistungen günstiger ausfallen werden. Sollten sich die Preisermittlungsgrundlagen z. B. durch erhebliche Herstellerkostenänderungen wie der Weltmarktpreis für Papier o. Ä., bezogen auf den Zeitpunkt der Zuschlagserteilung als Stichtag um mehr als 8 % für einzelne Leistungen geändert haben, so kann der Auftragnehmer eine Anpassung des Angebotspreises verlangen und in Verhandlung mit der AG treten. Diese unvorhergesehene Kostensteigerung hat der Auftragnehmer detailliert nachzuweisen. Im Zweifel ist der markt-übliche Prozentsatz maßgeblich. Der bezuschlagte Angebotspreis erhöht sich sodann hinsichtlich des Materialanteils in dem Maße, in welchem sich die Materialkosten verteuert haben, wobei eine Verteuerung von unter 8 % außer Betracht bleibt. Für den Fall, dass Materialpreiserhöhungen auch Preissenkungen gegenüberstehen, werden diese an die AG weitergegeben. Optionsausübung Ein Rechtsanspruch seitens des AN auf Abruf der genannten Optionen besteht nicht. Es wird darauf hingewiesen, dass sich die Höhe des der Stiftung Lesen über das Programm "Lesestart 1-2-3" zur Verfügung stehenden Budgets zwischenzeitlich ändern kann und bei einer Auftragsvergabe z. B. weniger Mittel zur Verfügung ste-hen als aktuell geplant. Dies könnte evtl. zur Folge haben, dass im Zuge einer Auftragsvergabe einzelne Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung nicht vergeben werden oder in verringertem Ausmaß durchgeführt werden.

5.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: Römerwall 40

Stadt: Mainz

Postleitzahl: 55131

Land, Gliederung (NUTS): Mainz, Kreisfreie Stadt (DEB35)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 20/05/2024

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2025

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 2

Weitere Informationen zur Verlängerung: 1. Verlängerungsoption Je nach Programmverlauf behält die AG sich vor, den Vertrag für die Durchführung der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang für eine Aufstockung von zusätzlichen 250.000 Sets der dritten Phase (Set 3) der dritten Kohorte 2025 abzurufen. Zusätzlich werden in 2025 fünf Verlage jeweils 150.000 Bücher (insgesamt 750.00 Bücher) liefern, die zusammen mit Eltern-Informationskarten (von der AG gestellt) an die Kinder- und Jugendärzte verschickt werden (roter Kasten im türkisfarbenen Oval). Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2025 aus; diese Vertragsverlängerung endet voraussichtlich Ende 2026. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. Die Materialien (Bücher und ggf. Informationsmaterialien) werden voraussichtlich für vom 01.07.2025 bis 30.09.2025 angeliefert. Durch Synergien bzw. durch den Wegfall der Schnittstellenentwicklung geht die AG davon aus, dass die Leistungen günstiger ausfallen werden. Sollten sich die Preisermittlungsgrundlagen z. B. durch erhebliche Herstellerkostenänderungen wie der Weltmarktpreis für Papier o. Ä., bezogen auf den Zeitpunkt der Zuschlagserteilung als Stichtag um mehr als 8 % für einzelne Leistungen geändert haben, so kann der Auftragnehmer eine Anpassung des Angebotspreises verlangen und in Verhandlung mit der AG treten. Diese unvorhergesehene Kostensteigerung hat der Auftragnehmer detailliert nachzuweisen. Im Zweifel ist der marktübliche Prozentsatz maßgeblich. Der bezuschlagte Angebotspreis erhöht sich so-dann hinsichtlich des Materialanteils in dem Maße, in welchem sich die Material-kosten verteuert haben, wobei eine Verteuerung von unter 8 % außer Betracht bleibt. Für den Fall, dass Materialpreiserhöhungen auch Preissenkungen gegen-überstehen, werden diese an die AG weitergegeben. 2. Verlängerungsoption Je nach Programmverlauf behält die AG sich vor, den Vertrag für die Durchführung der identischen Leistungen in gleichem oder ähnlichem Umfang in 2026 für insgesamt 900.000 zusätzliche Sets abzurufen. Die Sets teilen sich auf wie folgt: - 450.000 Sets LS 1 - 450.000 Sets LS 2 Diese Option übt die AG voraussichtlich bis 1. März 2026 aus. Die Vertragsverlängerung endet voraussichtlich im Juni 2027. Im Falle einer Optionsausübung sind alle anderen Bestandteile dieser Leistungsbeschreibung zutreffend und durch den AN auszuführen. Die Materialien (Bücher, Druckmaterialien und ggf. Informationsmaterialien) wer-den voraussichtlich für das Programmjahr 2026 vom 01.07.2026 bis 30.09.2026 angeliefert. Durch Synergien bzw. durch den Wegfall der Schnittstellenentwicklung geht die AG davon aus, dass die Leistungen günstiger ausfallen werden.

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Kosten

Bezeichnung: Preis

Beschreibung: Die Auftraggeberin hat hier eine Vergabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit nur einem Bieter gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 c), § 17 Abs. 5 VgV durchgeführt, daher kam keine Bewertung durch eine gängige Gewichtung zustande.

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Die Auftraggeberin hat hier eine Vergabe im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit nur einem Bieter gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 c), § 17 Abs. 5 VgV durchgeführt, daher kam keine Bewertung durch eine gängige Gewichtung zustande.

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle: Vergabekammern Rheinland-Pfalz, Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung

Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stiftung Lesen

TED eSender: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: Nicht veröffentlicht

Begründungscode: Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers

Datum der zukünftigen Veröffentlichung: 29/07/2034

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Die Verfahrenswahl ist über den Ausnahmetatbestand des § 14 Abs. 4 Nr. 2 b) VgV gedeckt.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Leiter der anbietenden Partei: atrikom fulfillment GmbH

Angebot:

Kennung des Angebots: atrikom_fulfillment_GmbH(CX22099F2099F)

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante: nein

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: 255

Datum der Auswahl des Gewinners: 16/05/2024

Datum des Vertragsabschlusses: 17/05/2024

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Teilnahmeanträge

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinst-, kleinen oder mittleren Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers