5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 90911200 Gebäudereinigung
Zusätzliche Einstufung (cpv): 90911300 Fensterreinigung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Kapiteltal
Stadt: Kaiserslautern
Postleitzahl: 67657
Land, Gliederung (NUTS): Kaiserslautern, Kreisfreie Stadt (DEB32)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2025
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2027
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 3
Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Vertragslaufzeit beträgt 2 Jahre und wird mit drei Verlängerungsoptionen um jeweils 1 Jahr verlängert. Der AN hat im Vorfeld der Verlängerung die Möglichkeit den Preis anzupassen. Hierzu hat der AN dem AG 8 Monate vor Ende der Vertragslaufzeit anzuzeigen, ob und in welcher Höhe eine Anpassung erfolgen soll. Der AG hat nach einer erfolgten Anzeige 2 Monate Zeit der Anpassung schriftlich zuzustimmen. Im Falle einer Zustimmung verlängert sich die Laufzeit und der Preis wird für den verlängerten Zeitraum angepasst. Die erste Anzeige einer Anpassung des Preises hat bis zum 31.01.2027 zu erfolgen. Macht der AN von seinem Recht der Preisanpassung keinen Gebrauch verlängert sich der Vertrag um ein weiteres Jahr. Es sind nur 3 Verlängerungen möglich. Der AG kann im Falle einer Verlängerung ohne Preisanpassung einer Verlängerung widersprechen. Der Widerspruch hat 6 Monate vor dem Beginn des Verlängerungszeitraumes zu erfolgen.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Die Punktevergabe der Kategorie Preis ergibt sich aus dem Angebotspreis. Der niedrigste Preis erhält 40 Punkte. Je nach der prozentualen Abweichung werden die weiteren Preise mit Punkten bewertet. Dafür wird pro 2,5% Abweichung vom günstigsten Preis von den 40 Punkten ein Punkt abgezogen. Zum besseren Verständnis hier eine Beispielsrechnung: Bieter 1 bietet die Gebäudereinigung für 200.000,00 EUR und erhält die volle Punktzahl von 40 Punkten. Bieter 2 bietet die Gebäudereinigung für 250.000,00 EUR und hat damit einer Abweichung von 25%. Bieter 2 erhält damit 30 Punkte. Bieter 3 bietet die Gebäudereinigung für 350.000,00 EUR und hat damit eine Abweichung von 75,00%. Bieter 3 erhält damit 10 Punkte.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums: Höchstanzahl erfolgreicher Angebote
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Preis geteilt durch den jeweiligen Stundenverrechnungssatz
Beschreibung: Die Punktevergabe der Kategorie Preis geteilt durch den jeweiligen Stundenverrechnungssatz ergibt sich aus der Addition der Ergebnisse der resultierenden Gesamtreinigungsstunden in den Bereichen Unterhaltsreinigung, Grundreinigung und Glas und Rahmenreinigung. Dafür erfolgt die Addition aller Preise für die Unterhaltsreinigung und wird anschließend durch den Stundenverrechnungssatz Unterhaltsreinigung geteilt. Auf diese Weise ergibt sich die Zahl der Reinigungsstunden der Unterhaltsreinigung für die komplette Vertragslaufzeit. Weiter erfolgt die Addition aller Preise für die Grundreinigung und wird anschließend durch den Stundenverrechnungssatz Grundreinigung geteilt. Auf diese Weise ergibt sich die Zahl der Reinigungsstunden für die komplette Vertragslaufzeit. Abschließend erfolgt die Addition aller Preise für die Glas und Rahmenreinigung und wird anschließend durch den Stundenverrechnungssatz Glas und Rahmenreinigung geteilt. Auf diese Weise ergibt sich die Zahl der Reinigungsstunden für die komplette Vertragslaufzeit. Die so ermittelte höchste Reinigungsstundenzahl erhält 40 Punkte. Je nach der prozentualen Abweichung werden die weiteren Preise mit Punkten bewertet. Dafür wird pro 2,5% Abweichung von der höchsten Reinigungsstundenzahl von den 40 Punkten ein Punkt abgezogen. Zum besseren Verständnis hier eine Beispielsrechnung: Bieter 3 bietet die Gebäudereinigung mit 12.000 Reinigungsstunden für die komplette Vertragslaufzeit und erhält die volle Punktzahl von 40 Punkten. Bieter 2 bietet die Gebäudereinigung mit 9.000 Reinigungsstunden für die komplette Vertragslaufzeit und hat damit einer Abweichung von 25%. Bieter 2 erhält damit 30 Punkte. Bieter 1 bietet die Gebäudereinigung mit 6.000 Reinigungsstunden für die komplette Vertragslaufzeit und hat damit einer Abweichung von 50%. Bieter 1 erhält damit 20 Punkte.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums: Höchstanzahl erfolgreicher Angebote
Zuschlagskriterium — Zahl: 40
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Aufsicht durch Vorarbeiter und Objektleitung
Beschreibung: Bei der Objektleitung sowie Vorarbeiter werden Qualifikationen vorausgesetzt, welche sich auch in den Preisen des Stundenverrechnungssatzes widerspiegeln müssen. Sollte hier das Reinigungskonzept nicht plausibel sein hat dies Auswirkungen auf die entsprechende Bewertung. Erfolgen im Konzept keine Angaben zu der Aufsicht durch Vorarbeiter und Objektleitung erhält der Bieter 0 von 5 Punkten. Zum Beispiel einer Bewertung: Die volle Punktzahl bekommt eine täglich anwesende Objektleitung, welche jeden Tag aktiv auf die zuständige Fachabteilung zugeht, um Kritikpunkte zu erörtern und die eingesetzten Reinigungskräfte täglich stichprobenhaft kontrolliert. Dabei muss sich dieser Einsatz auch in den Stundenverrechnungssätzen und damit den Mannstunden widerspiegeln. Eine bloße Behauptung reicht hier nicht aus. Bei der Bewertung des Konzeptes wird unter anderem auch die entsprechende Position in den Stundenverrechnungssätzen betrachtet und zur Plausibilität des Konzeptes mit herangezogen werden.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Maßnahmen Qualitätsüberwachung
Beschreibung: Unter Maßnahmen zur Qualitätsüberwachung wird verstanden, wie der Bieter beabsichtigt Mängel bzw. Fehlleistungen zu erkennen und diese durch Gegenmaßnahmen zu beseitigen. Auch eine Einbindung der Fachabteilung des Auftraggebers wird erwartet. Auch an dieser Stelle wird davon ausgegangen, dass Ortstermine und ein engmaschiger Einsatz von Führungspersonal sich in den Einheitspreisen widerspiegeln müssen, um plausibel zu sein. Auch an dieser Stelle werden die entsprechenden Positionen im jeweiligen Stundenverrechnungssatz betrachtet. Sind beispielsweise nur wenige Stunden im Monat für Führungspersonal vorgesehen trotz eines Konzeptes, nachdem das Führungspersonal die Reinigungskräfte engmaschig kontrolliert, ist dies nicht plausibel. Die Bepunktung des Konzepts werden in diesem Fall durch die Vergabestelle reduziert. Erfolgen im Konzept keine Angaben zu den Maßnahmen der Qualitätsüberwachung erhält der Bieter 0 von 3 Punkten. Zum Beispiel einer Bewertung: Bei der Qualitätskontrolle wird mit einem mehrstufigen System gearbeitet. Dabei wird die Qualitätsüberwachung durch eine Stunde gewährleistet in welcher der Vorarbeiter stichprobenartig kontrolliert. Festgestellte Mängel werden unmittelbar durch die Reinigungskraft beseitigt. Sofern sich Mängel wiederholen, werden die Mitarbeiter bei der Beseitigung von Vorarbeitern und Objektleitung begleitet. Darüber hinaus wird eine monatliche Qualitätskontrolle mit dem Auftraggeber angeboten. Ein solches Konzept ist allerdings nur dann plausibel, wenn die sich aus dem Stundenverrechnungssatz ergebenden Wochenstunden der Objektleitung oberhalb von 2 Stunden bewegen und der Vorarbeiter oberhalb 5 Stunde liegt und über ausreichend Mitarbeiter (Mannstunden) verfügt, dass er neben der Reinigung auch Zeit für die Kontrolle hat.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 3
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Urlaubs- und Krankheitsvertretung
Beschreibung: Um eine vollständige Abdeckung von Urlaubs- und Krankheitsvertretung zu gewährleisten, ist ein Auftrag mit mehr Personal zu kalkulieren, als tatsächlich im Einsatz sind. Gleichzeitig müssen Maßnahmen implementiert werden, welche sicherstellen, dass die Vertretungen für eine gleichbleibende Reinigungsqualität sorgen. Auch an dieser Stelle sind Angaben im Konzept unter anderem mithilfe der Angaben im Stundenverrechnungssatz auf Plausibilität zu überprüfen. Erfolgen im Konzept keine Angaben zu den Maßnahmen der Qualitätsüberwachung erhält der Bieter 0 von 3 Punkten. Hat ein Bieter im Rahmen des Stundenverrechnungssatzes mit keinen Krankheitstagen kalkuliert kann er unabhängig von etwaigen Willensbekundungen im Konzept maximal 1 von 3 Punkten erlangen. Zum Beispiel einer Bewertung: Volle Punktzahl bei Einsatz von Springern, welche regelmäßig vor Ort eingewiesen und unterwiesen werden. Wodurch ein unterbrechungsfreier vollzufriedenstellender Reinigungszustand erreicht wird. Die Angabe ist plausibel, da Ausfälle auf Grund von Krankheit glaubwürdig im Stundenverrechnungssatz berücksichtigt sind.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 3
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Darlegung Flexibilität
Beschreibung: Unter der Darlegung der Flexibilität wird verstanden, dass das Reinigungskonzept derart ausgelegt ist, dass auf unvorhergesehene Reinigungsanforderungen in kurzer Zeit reagiert werden kann. Hier geht es um kurzfristige Notreinigungen. Unter der Darlegung der Flexibilität ist die Einsatzzeit vom Tätigen des Anrufs bis zum Eintreffen des Reinigungspersonals gemeint. Hierbei sind die Wegezeiten zum Gelände sowie die Wegezeiten innerhalb des Geländes zu berücksichtigen und darzulegen. Beispiel: Im Laufe des Arbeitstages kommt es durch ein Versehen des AGs zur Verschüttung mehrerer Kannen Kaffee und damit der Verschmutzung des Eingangsbereich oder des Treppenhauses der Verwaltung, sehr zeitnah findet allerdings ein Termin statt. In diesem Fall würde die Fachabteilung im Hause die Reinigungsfirma kontaktieren. Erfolgen im Konzept keine Angaben zu der Darlegung der Flexibilität erhält der Bieter 0 von 3 Punkten. Ebenso erhält ein Bieter 0 von 3 Punkten, welcher mehr als 2 Stunden bis zum Eintreffen des Reinigungspersonals benötigt. Zum Beispiel einer Bewertung: Volle Punktzahl im Punkt Flexibilität würde erreicht werden, wenn im Rahmen einer unvorhergesehenen Reinigungsanforderung innerhalb von 30 Minuten nach der Mitteilung das Reinigungspersonal vor Ort ist. Auf Grund der Wegzeiten zum Gelände und der Erreichbarkeit sind 30 Minuten nur möglich, wenn sich in den regulären Geschäftszeiten stets Personal vor Ort befindet und beschäftigt ist oder bereits neues Personal im Rahmen des Schichtmodells auf dem Weg ist. An dieser Stelle wird auch erwartet, dass sich der Bieter im Rahmen des Reinigungskonzeptes mit den Weg- und Rüstzeiten intensiv auseinandergesetzt hat und dies in seinem Konzept zudem auch darlegt.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 3
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Schulung der Mitarbeiter
Beschreibung: Im Rahmen des Konzeptes ist darzulegen, wie die Mitarbeiter geschult werden und über welche Qualifikationen diese verfügen. Dabei geht es um die Mitarbeiter, welche konkret beim AG im Einsatz vorgesehen sind. In diesem Rahmen kann die berufliche Qualifikation der Objektleitung sowie des Vorarbeiters berücksichtigt werden. Sollte die Objektleitung oder der Vorarbeiter wechseln, ist die im Konzept angegebene Qualifikation vertraglich vereinbart. Die Qualifikation der neuen Objektleitung des neuen Vorarbeiters ist entsprechend im Rahmen des Wechsels unaufgefordert mitzuteilen. Weiter kann dargelegt werden, wie und in welchem Umfang ein Schulungskonzept für die Reinigungskräfte besteht. Erfolgen im Konzept keine Angaben zu den Schulungen der Mitarbeiter erhält der Bieter 0 von 3 Punkten. Erfolgen keine Angaben über die Qualifikationen der Objektleitung und des Vorarbeiters und stattdessen nur allgemeine Ausführungen wie der Bieter Mitarbeiter schult kann der Bieter maximal 1 von 3 Punkten erlangen. Zum Beispiel einer Bewertung: Volle Punktzahl kann erzielt werden, wenn es sich bei der Objektleitung um einen Gesellen mit langjähriger (mindestens 3 Jahre) Berufserfahrung als Objektleitung handelt. Gleichzeitig handelt es sich bei dem Vorarbeiter um einen Gesellen im Bereich der Gebäudereinigung, der über mindestens 1-jährige Erfahrung als Vorarbeiter verfügt. Zudem werden die weiteren Mitarbeiter, Bereichsleitung und technische Leitung regelmäßig geschult und durch die Gesellen angeleitet. Entsprechende Angaben im Konzept werden dann wiederum anhand des mit dem Stundenverrechnungssatz angegebenen kalkulierten Lohns der Objektleitung auf Plausibilität überprüft. Dabei ist davon auszugehen, dass zwischen einer entsprechend qualifizierten Objektleitung und einer Reinigungskraft ein deutlicher Lohnabstand besteht. Insbesondere ist es unplausibel, dass eine deutlich qualifizierte Objektleitung unwesentlich mehr verdient.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 3
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Überwachung der Reinigungskräfte
Beschreibung: Um eine möglichst gute Reinigungsleistung zu erzielen ist es wichtig, dass die einzelnen Mitarbeiter und die von Ihnen erbrachte Reinigungsleistung bereits durch den AN überwacht werden. Die interne Überwachung muss bereits erfolgen, bevor es zu einer Eskalation zwischen AG und AN kommt, indem vom AG festgestellte Reinigungsmängel der Mitarbeiter durch den AG mitgeteilt werden. Eine entsprechende interne Kontrolle setzt daher zwangsweise voraus, dass der Vorarbeiter und die Objektleitung ausreichend Wochenstunden eingeplant haben, um die notwendigen Kontrollen vorzunehmen. Entsprechend wird das Konzept zur Überwachung mit Hilfe der Angaben im Stundenverrechnungssatzes auf Plausibilität überprüft. Erfolgen im Konzept keine Angaben zu den Maßnahmen der Überwachung der Reinigungskräfte erhält der Bieter 0 von 3 Punkten. Zum Beispiel einer Bewertung: Volle Punktzahl bei der Überwachung der Reinigungskräfte kann durch tägliche stichprobenartige Nachkontrolle erreicht werden, welche regelmäßig auch durch eine Stichprobenkontrolle durch die Objektleitung erreicht wird. Ein System hierzu ist ausführlich im Konzept zu erläutern. Eine regelmäßige Kontrolle durch die Objektleitung ist mit weniger als 2 Wochenstunden nicht plausibel, da die Objektleitung weitere Aufgaben hat.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 3
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland - Pfalz
Informationen über die Überprüfungsfristen: Auf das Vergabeverfahren findet das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S.1750, 3245), das zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 23. Juni 2023 (BGBl. I Nr. 167) geändert worden ist, Anwendung. § 160 GWB lautet auszugsweise: "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. [ ... ] (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt." Demzufolge ist ein Antrag an die o. g. Nachprüfungsstelle (Vergabekammer) insbesondere unzulässig, sofern ein Verstoß gegen Vergabevorschriften gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt wird (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB) und nicht innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, ein Nachprüfungsantrag gestellt wurde (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Wir weisen darauf hin, dass der Bieter wegen des Akteneinsichtsrechts aller Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens nach § 165 Abs. 1 GWB damit rechnen muss, dass sein Angebot von den Beteiligten bei der Vergabekammer eingesehen wird. Daher liegt es in seinem Interesse, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe nach § 165 Abs. 2 GWB für eine Versagung der Akteneinsicht hinzuweisen und betroffene Angebotsteile kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Zur Durchsetzung seiner Rechte muss sich der Bieter an die Vergabekammer wenden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ZAK - Zentrale Abfallwirtschaft Kaiserslautern AöR