1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: IGA 2027 Ruhrgebiet gGmbH
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Freizeit, Sport, Kultur und Religion
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Erstellung eines Imagefilms
Beschreibung: IGA-2026-P2000-004
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92110000 Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Das vorliegende Verfahren unterliegt als unterschwelliges Verfahren nicht dem Kartellvergaberecht des GWB. Diese Bekanntmachung dient allein der Wahrung der Binnenmarktrelevanz.
3. Teil
3.1.
Teil: PAR-0001
Titel: Erstellung eines Imagefilms
Beschreibung: IGA-2026-P2000-004: Gegenstand des Auftrags ist die Entwicklung, Konzeption, Produktion und distributionsbezogene Aufbereitung eines filmischen Gesamtkonzepts zur künstlerischen Inszenierung der drei Zukunftsgärten der Internationalen Gartenausstellung 2027 im Ruhrgebiet. Die Leistung erfolgt im Rahmen der EFRE-Fördermaßnahme „Erlebnisrouten IGA 2027 – Grüne Transformation mit dem Rad erleben“ und betrifft die Standorte Dortmund, Duisburg und Gelsenkirchen. Die audiovisuelle Produktion soll die Zukunftsgärten als touristische Erlebnisorte sichtbar machen und emotional aufladen. Im Mittelpunkt stehen die grüne Transformation des Ruhrgebiets, die Verbindung von Industriekultur und Naturerlebnis, nachhaltige Mobilität, insbesondere der Radverkehr, sowie die langfristige touristische Positionierung der IGA 2027 und der Region Ruhrgebiet. Der Auftrag umfasst insbesondere die Entwicklung eines kreativen und dramaturgischen Gesamtkonzepts einschließlich Storyboard, Leitmotiv, Produktionsplanung und Abstimmung mit dem Auftraggeber. Die drei Zukunftsgärten sollen durch ortsspezifische künstlerische Performances, etwa aus den Bereichen Parkour, Urban Dance, Contemporary Dance, Akrobatik, Movement Arts oder Performancekunst, filmisch inszeniert werden. Weiterer Leistungsbestandteil ist die vollständige Filmproduktion einschließlich Vorproduktion, Casting und Künstlerkoordination, Location-Scouting, Drehplanung, Genehmigungsmanagement, Sicherheits- und Risikokonzept, Film- und Tonaufnahmen an allen drei Standorten, Drohnenaufnahmen, Fotoaufnahmen sowie sämtlicher Postproduktionsleistungen. Hierzu zählen insbesondere Schnitt, Farbkorrektur, Grading, Sounddesign, Musikunterlegung und Musiklizenzierung, Motion Graphics, Untertitelung, barrierearme Fassungen sowie das Mastering für unterschiedliche Ausspielkanäle. Zu erstellen sind mindestens ein Hauptfilm mit einer Länge von ca. 5 Minuten, zwei Kurzfilme mit ca. 3 Minuten bzw. ca. 1 Minute Länge, mindestens zehn Social-Media-Clips mit einer Länge von 15 bis 30 Sekunden, ein Trailer mit 30 bis 60 Sekunden sowie ein Fotopaket mit mindestens 100 professionell bearbeiteten Bildern. Der Auftrag umfasst zudem die Entwicklung eines Distributions- und Ausspielungskonzeptes für digitale Kanäle, insbesondere Instagram, YouTube, Facebook, die Website der IGA 2027, touristische Plattformen des Ruhrgebiets sowie mögliche Reiseblog- und Influencer-Kooperationen. Die Inhalte sind kanalgerecht aufzubereiten und für digitale Kampagnen bereitzustellen. Die Leistung richtet sich insbesondere an jüngere, urbane, kulturinteressierte, aktive und social-media-affine Zielgruppen sowie an Fahrrad- und Aktivtouristen. Sekundär sollen Tagesgäste, Familien, Besucherinnen und Besucher der IGA 2027 sowie Kultur- und Naturtouristen angesprochen werden. Bei der Leistungserbringung sind die Vorgaben der EFRE-Förderung, die Anforderungen an eine nachhaltige öffentliche Beschaffung, ressourcenschonende und klimafreundliche Arbeitsweisen, regionale Wertschöpfung, Barrierefreiheit, diskriminierungsfreie Mediengestaltung sowie der Grundsatz „Do No Significant Harm“ zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer hat der IGA 2027 Ruhrgebiet gGmbH zeitlich, räumlich und inhaltlich uneingeschränkte Nutzungsrechte an sämtlichen Arbeitsergebnissen einzuräumen. Die Nutzungsrechte umfassen insbesondere Online-Nutzung, Social Media, Websites, Messeauftritte, touristische Vermarktung, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie die Nachnutzung über das Jahr 2027 hinaus. Die Rechte sind mit der Vergütung vollständig abgegolten. Der voraussichtliche Projektzeitraum beginnt mit der Beauftragung Ende Juli 2026. Die Dreharbeiten sind für September 2026 vorgesehen. Die Finalisierung soll spätestens zehn Wochen nach Drehende erfolgen. Die Kampagnenausspielung ist für das erste Quartal 2027 vorgesehen. Für die Umsetzung steht ein Gesamtbudget von maximal 90.000,00 EUR brutto zur Verfügung. Darin enthalten sind sämtliche Kosten für Konzeption, künstlerische Entwicklung, Film- und Fotoproduktion, Postproduktion, Social-Media-Assets, Distributionskonzept, Buyouts einschließlich der Protagonistinnen und Protagonisten sowie alle Neben-, Honorar-, Reise- und Produktionskosten.
Interne Kennung: PAR-0001
3.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 92110000 Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen
3.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
3.1.5.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Es handelt sich um eine freiwillige Bekanntmachung zur Wahrung der Binnenmarktrelevanz. Interessierte Unternehmen können sich unter den angegebenen Kontaktdaten melden und erhalten dann die Links zu den Ausschreibungsunterlagen.
3.1.9.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: IGA 2027 Ruhrgebiet gGmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: IGA 2027 Ruhrgebiet gGmbH
Registrierungsnummer: 05113-34001-36
Postanschrift: Huyssenallee 82-88
Stadt: Essen
Postleitzahl: 45128
Land, Gliederung (NUTS): Essen, Kreisfreie Stadt (DEA13)
Land: Deutschland
Telefon: 004920156576915
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 2962f046-acb3-45bf-b97e-520ef205070a - 01
Formulartyp: Planung
Art der Bekanntmachung: Vorinformation oder eine regelmäßige nicht verbindliche Bekanntmachung nur zu Informationszwecken
Unterart der Bekanntmachung: 4
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/07/2026 16:29:13 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 468735-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 129/2026
Datum der Veröffentlichung: 08/07/2026
Voraussichtliches Datum der Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung im Rahmen dieses Verfahrens: 09/07/2026