Mediadienstleistungen für die Kulturkampagne NRW

Ausgangssituation

Das Land Nordrhein-Westfalen zeichnet sich durch eine außergewöhnliche und unkonventionelle kulturelle Landschaft aus und entwickelt sich zu einer der kreativsten Regionen Europas.

Mit dem Ziel einer übergreifenden Profilierung des Kulturstandorts Nordrhein-Westfalen startete das Ministerium für Kultur und Wissenschaft 2019 einen mittel- bis langfristigen Prozess mit dem Ziel, diesen Unique Selling Point (USP) der Kulturlandschaft NRWs auf Basis eines speziellen Narrativs kommunikativ zu entwickeln und im Rahmen einer Kampagne zu vermitteln - im Bundesland, aber auch auf nationaler Ebene.

Der Ausbruch der Corona-Pandemie hatte weitreichende Folgen für die gesamte Gesellschaft und somit auch den Bereich Kultur, denn die vitale und kreative Kulturszene in Nordrhein-Westfalen, sieht sich seither zum Teil in ihrer Existenz gefährdet. Das zuvor entwickelte Narrativ der Kampagne wurde daher um die reine Profilierung einer vielfältigen und kreativen Kulturszene erweitert und fokussiert nun insbesondere die Erhaltung der kulturellen Strukturen und ihrer Akteure in Nordrhein-Westfalen.

Die Kampagne setzt sich dabei aus zwei aufeinander aufbauenden Phasen zusammen:

- Kampagnenphase 1 - Sommer 2021: Die erste Phase wird als Online-Kampagne ausgespielt und um Aspekte der Onlinewerbung ergänzt. Den Fokus der Kampagne bilden freischaffende Künstlerinnen und Künstler, denen eine kommunikative Bühne geboten wird, mit der die vielfältigen Aktivitäten im Kulturland Nordrhein-Westfalens in einer Zeit der Unsichtbarkeit sichtbar gemacht werden. Die Vorbereitung und Ausspielung der ersten Kampagnenphase ist nicht Gegenstand dieses Auftrags.

- Kampagnenphase 2 - Oktober 2021: Die zweite Kampagnenphase nimmt die Kultureinrichtungen in den Fokus und soll Besucher zu Beginn der neuen Spielzeit dazu ermutigen, Angebote der Kultur-Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen wieder wahrzunehmen. Während die erste Phase fast ausschließlich online stattfindet, sollen in der zweiten Kampagnenphase insbesondere Instrumente der Außenwerbung (Out-of-Home-Media) zum Einsatz kommen, über die eine möglichst breite Öffentlichkeit erreicht werden soll.

Zur konkreten Leistungs- und Aufgabenbeschreibung sowie dem Zeitraum der Leistungserbringung und Vergütung wird auf das Dokument "118-21_Leistungsbeschreibungl" als Bestandteil der Vergabeunterlagen verwiesen.

Sollten Kultureinrichtungen im Herbst aufgrund bislang unvorhersehbarer Entwicklungen der Corona-Pandemie wieder schließen müssen, behält sich der AG vor, die Leistungen nicht zu beauftragen.

Hauptort der Ausführung: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Völklinger Straße 49 40221 Düsseldorf

Die o.g. Kampagnenphasen 1 und 2 werden von den Kreativagenturen des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft inhaltlich betreut und entwickelt.

Gegenstand der Beauftragung sind die Mediaplanung und Mediabuchungen für die Kampagnenphase 2, die in enger Abstimmung mit dem AG und dessen Kreativagenturen zu übernehmen sind.

Die Phase nach dem ersten Lockdown im Sommer 2020 hat gezeigt, dass Kultureinrichtungen trotz einer grundsätzlichen Möglichkeit zur Öffnung mit einer deutlich wahrnehmbaren Zurückhaltung des Publikums und damit einer reduzierten Nachfrage seitens der potenziellen Besucherinnen und Besucher umgehen mussten.

Eine zentrale Botschaft der Kampagnenphase 2 ist daher,die Bürgerinnen und Bürger nach der Sommerpause bzw.zu Beginn der neuen Spielzeit zu ermutigen,Angebote der Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen wieder wahrzunehmen und damit das Vertrauen in ein sicheres Kulturerlebnis und einen Pandemiegerechten Betrieb zu befördern. Hauptziel ist eine Verankerung der Botschaft in den Köpfen der Zielgruppe:Die Kultur in Nordrhein-Westfalen ist wieder bereit, entdeckt zu werden.

Die Kampagne soll im Kern öffentlichkeitswirksame analoge,insbesondere Out-of-Home-Werbemaßnahmen, ggf.auch ergänzende digitale Maßnahmen auf Landes,- regionaler und lokaler Ebene enthalten, die zudem an die Kampagnenphase 1 anknüpfen können. Die Maßnahmen werden von Pressearbeit sowie Kampagneninhalten und Online-Werbung auf dem Portal Kulturkenner begleitet.

Folgende Leistungen sollen beauftragt werden:

1. Mediaanalyse:

a) Aufbereitung und Analyse des Auftraggeberbriefings einschließlich gemeinsamer Feinabstimmungen von Kampagnenzielen, Kampagnenstrategien und Mediazielen.

b) Analyse von Daten und Studien zur Verfeinerung der Zielgruppendefinitionen.

2. Mediastrategie,Mediaberatung und Mediaplanung

a) Entwicklung einer Mediastrategie

Analyse und Entwicklung einer Mediastrategie, die zu den Zielen, Zielgruppen und der Kreation der Kampagne passt. Diese ist zeitlich,räumlich, inhaltlich sowie vom Grad der Intensität insbesondere hinsichtlich des Einsatzes von Out-of-Home-Werbemaßnahmen an Orten mit für den Kulturbetrieb relevanten Publikumsverkehr wie z.B.Innenstädten oder öffentlichen Plätzen sowie zielgruppenrelevanten Orten zu beschreiben.

b) Mediaberatung und Mediaplanung

aa) zeitnahe Entwicklung einer regionalen, lokalen und NRW-weiten Mediafeinplanung für die definierten Zielgruppen, insbesondere für die Mediagattungen OoH und Online, nach Budget- und Kostengesichtspunkten,mit Angabe der zeitlichen Verteilung der Werbeträger und Werbemittel, mit Nachweis der erzielten Reichweite/Leistung pro definierte Zielgruppe und pro Mediagattung bis zur endgültigen Freigabe durch den AG.

bb) Permanente Optimierung des Mediaeinsatzes, der Werbeträger, der Werbezeiten etc. einschließlich notwendiger fallweiser Überarbeitungen und Änderungen.

cc) Stetige Abstimmung der Umsetzung der Mediastrategie mit dem AG.

3. Mediaeinkauf, Mediaabwicklung und Reporting

a) Mediaeinkauf und -abwicklung

aa) Wirtschaftlicher Einkauf von Medialeistungen zur Umsetzung des Mediaplans.

bb) Laufende Beratung des AG zur zeitlich und geografisch optimalen Platzierung der Werbemittel und -formate, ggf.zum Mediamix, zu geeigneten Formaten und Werbeträgern.

cc) Auftragserteilung an die Medien zur Umsetzung des Mediaplans des AG; AN erteilt Aufträge erst nach ausdrücklicher schriftlicher Freigabe des Mediaplans durch den AG. Der AG erhält eine gleichlautende Kopie des Auftrags.

dd) Der AN handelt gegenüber den Medien im eigenen Namen auf eigene Rechnung.

ee) Gewährleistung einer engen und reibungslosen Zusammenarbeit mit den Kreativagenturen des AG. Hierzu zählen insbesondere die Zusammenstellung der in den Tarifen der Medien enthaltenen und von den Kreativagenturen benötigten Angaben für die rechtzeitige Herstellung der Werbemittel sowie die Übermittlung dieser Informationen an die Kreativagenturen und den AG.

ff) Durchführung von Reklamationen in enger Abstimmung mit dem AG und den Kreativagenturen(soweit sie mediaseitig verursacht sind).

b) Reporting

Erstellung regelmäßiger Reportings aller Mediabudgets, Streupläne, Medialeistungen, Konditionen, Rabattansprüche, Einkaufseffizienzen nach Absprache und in Abstimmung mit dem AG.

Dazu zählen insbesondere:

aa) Rabattkontrollen und Rabattoptimierungen im Interesse des AG.

bb) Überprüfung der Auftragsbestätigungen der Medien und Erstellung von verbindlichen Kostenaufstellungen und Terminplänen (Schaltpläne) auf Basis der Auftragsbestätigungen; Der AG erhält eine gleichlautende Kopie der Auftragsbestätigungen.

cc) Platzierungskontrolle anhand von Belegexemplaren bzw. der Ausstrahlungslisten bei elektronischen Medien. Mängelrügen quantitativer und qualitativer Art hat der AN dem AG und dem Medium unverzüglich anzuzeigen und in enger Abstimmung mit dem AG bzw.der Kreativagentur zu verfolgen.

dd) Überprüfung und Bezahlung der Mediarechnungen und-falls erforderlich-Durchführung und Abwicklung von Beanstandungen in Absprache mit dem AG.

ee) Endabrechnung der Einschaltkosten gegenüber dem AG unter Angabe sämtlicher Preisfaktoren und -details.

ff) Erstellung von Ex-Post-Dokumentationen und Analyse aller durchgeführten Mediamaßnahmen, sowohl bezogen auf einzelne Kampagnen(innerhalb von zwei Wochen) als auch einer Gesamtdokumentation aller Maßnahmen innerhalb von vier Wochen nach Ende der Kampagne. Der AN interpretiert und bewertet die Ex-Post-Analysen.

4. Projektmanagement

aa) Enge Abstimmung aller Projektaktivitäten mit dem AG und den Kreativagenturen inkl. Sicherstellung kurzfristiger Erreichbarkeit bei engen Projekttimings. Laufende Kommunikation mit dem AG und den Kreativagenturen.

bb) Entwicklung und laufende Überarbeitung der Mediaplanung(in Zusammenarbeit mit dem AG und den Kreativagenturen).

cc) Die Mediaplanung und -buchung ist integraler Bestandteil der Gesamtkampagne. Der AN soll sich als Teil des Kampagnenteams verstehen und mit eigenen Vorschlägen und Ideen zum Gelingen der Kampagne beitragen.

Preis - Gewichtung: 30.00

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPYYHU