5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79800000 Druckereidienste und verbundene Dienstleistungen des Druckgewerbes, 79820000 Dienstleistungen des Druckgewerbes
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Der Leistungszeitraum beginnt voraussichtlich am 01.05.2027 und endet nach 24 Monaten, voraussichtlich am 30.04.2029. Wird er nicht 3 Monate vor Ablauf der Laufzeit schriftlich gekündigt, so verlängert er sich um 2 Jahre. Nähere Informationen siehe Aufforderung zur Leistungsbeschreibung sowie Aufforderung zru Angebotsabgabe.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: Wiesbaden
Postleitzahl: 65185
Land, Gliederung (NUTS): Wiesbaden, Kreisfreie Stadt (DE714)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Leistungen sind vorwiegend zu erbringen im: • RheinMain CongressCenter (RMCC), Friedrich-Ebert-Allee 1, 65185 Wiesbaden. In folgenden Veranstaltungsstätten sind optional ebenfalls Leistungen zu erbringen: • Kurhaus Wiesbaden, Kurhausplatz 1, 65189 Wiesbaden • Jagdschloss Platte, Auf der Platte / An der B417, 65195 Wiesbaden • Werbeflächen im Stadtgebiet Wiesbaden
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/05/2027
Enddatum der Laufzeit: 30/04/2029
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt: Gewichtung 1. Angebotener Gesamtpreis: 45 % 2. Angebotene Rabattierung: 10 % 3. Nacht- und Wochenendzuschlag: 5 % 4. Verspätungszuschläge: 10 % 5. Stornierungsbedingungen: 5 % 6. Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog): 25 % Die eingereichten Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung zunächst für jedes Einzelkriterium und dann insgesamt bewertet. Bewertung Zuschlagskriterium Angebotener Gesamtpreis: Bewertet wird der vom Bieter angebotene Gesamtpreis pro Jahr (netto), der sich aus der Summe der Preisbestandteile zusammensetzt, die sich aus dem den Angebotsunterlagen beigefügten Preisblatt ergeben. Das günstigste Angebot (Gesamtpreis) nach Maßgabe des im Preisblatt enthaltenen Formblattes "Deckblatt Einzelpreise" erhält 100 Punkte. Angebote, die 100% über dem günstigsten Angebot liegen, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert. Bewertung Zuschlagskriterium Angebotene Rabattierung: Vor dem Hintergrund, dass in jedem der im Preisblatt anzugebenden Einheitspreise die Kosten für Material, Produktion, Maschinen, Personal, Lieferung, Anbringung, Entfernung und Entsorgung einzukalkulieren sind, diese jedoch bei Aufträgen eines gewissen Umfangs nicht für jede Einzelleistung anfallen, hat der Bieter mit dem Angebot seine Rabattbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Rabattierung er prozentual bezogen auf die jeweilige Rechnungssumme einer Veranstaltung gewährt, wenn die Rechnungssumme - den Betrag von EUR 2.500,00 erreicht - den Betrag von EUR 5.000,00 erreicht - den Betrag von EUR 10.000,00 erreicht - den Betrag von EUR 20.000,00 erreicht - den Betrag von EUR 50.000,00 erreicht Damit soll dem Bieter die Möglichkeit eingeräumt werden, die bei den vorgenannten Rechnungssummen zu erwartenden Synergieeffekte im Angebot abzubilden. Der Bieter hat hierfür das im Preisblatt enthaltene Abfrage auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze. Das Angebot, das den höchsten Mittelwert, der für die angebotene Rabattierung angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Rabattierungen, die über 50 % geringer sind als das Angebot mit den höchsten Rabattierungen, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert. Bewertung Zuschlagskriterium Nacht- und Wochenendzuschlag: Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für einen etwaigen Nacht- und Wochenendzuschlag auf Basis der im Preisblatt enthaltenen Abfrage vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welchen Zuschlag er für Leistungen, die an Wochenenden und in den Nachtstunden zwischen zwei Werktagen erbracht werden, prozentual bezogen auf die im Preisblatt für die jeweiligen Leistungen ausgewiesenen Einheitspreise in Rechnung stellt. Bewertet wird der angegebene Prozentsatz. Hinweis: - Der Wochenendzuschlag fällt im Zeitraum zwischen Samstag, 20:00 Uhr und dem darauffolgenden Montag, 06:00 Uhr an. - Der Nachtzuschlag fällt in der Zeit von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr zwischen zwei Werktagen an. - Eine doppelte Bezuschlagung aufgrund einer Kombination aus Wochenend- und Nachtzuschlag ist ausgeschlossen. Das Angebot, das den geringsten Prozentsatz für den Nacht- und Verspätungszuschlag ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Nacht- und Wochenendzuschläge, die über 50 % teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert. Der Bieter hat mit dem Angebot seine Bedingungen für Verspätungszuschläge auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Verspätungszuschläge er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme der zu spät beauftragten Leistungen einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung • weniger als 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus, • weniger als 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder • weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus von der Auftraggeberin bestellt werden oder die Druckdaten für die Produktion von der Auftraggeberin übermittelt werden. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze. Hinweis: Die Regelung zu den Verspätungszuschlägen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die verspätete Bestellung von der Auftraggeberin veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt, Verzögerungen durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Verspätung gelten die vertraglichen sowie - nachrangig - die allgemeinen gesetzlichen Regelungen. Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Verspätungszuschläge angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Verspätungszuschläge, die über 50 % teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert. Bewertung Zuschlagskriterium Stornierungsbedingungen: Der Bieter hat mit dem Angebot seine Stornierungsbedingungen auf Basis des im Angebotsschreiben enthaltenen Formblattes vorzulegen. Dazu hat der Bieter im Einzelnen anzugeben, welche Stornierungskosten er prozentual bezogen auf die jeweilige Auftragssumme einer Veranstaltung in Rechnung stellt, wenn die Leistungserbringung • bis 21 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus, • bis 14 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus, • bis 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus oder • weniger als 7 Kalendertage vor Beginn des Veranstaltungsaufbaus von der Auftraggeberin abgesagt wird. Der Bieter hat hierfür das im Angebotsschreiben enthaltene Formblatt auszufüllen. Bewertet wird der Mittelwert der angegebenen Prozentsätze. Das Angebot, das den geringsten Mittelwert der für die Stornierungskosten angegebenen Prozentsätze ausweist, erhält 5 Punkte. Angebotene Stornierungskosten, die über 50 % teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten 0 Punkte; Zwischenwerte werden linear interpoliert. Bewertung Zuschlagskriterium Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog): Der Bieter muss mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt "Anlage_Fragenkatalog" vorlegen. Schriftliche Erläuterung der folgenden Aspekte unter Beachtung folgender Vorgaben: Für die schriftliche Erläuterung ist der bereitgestellte Fragenkatalog zu verwenden. Dieser liegt der Erläuterung zu den Zuschlagskriterien als Anlage bei. Allgemeine Auszüge aus Qualitätshandbüchern, Firmenprospekten und vergleichbaren Quellen werden nicht berücksichtigt und fließen nicht in die Bewertung ein. Auch Zusatzmaterialien zu den Konzeptfragen werden nicht bewertet. Der Bieter hat darzulegen, wie er beabsichtigt, - die Kommunikation mit der Auftraggeberin und den Endkunden in den einzelnen Vorbereitungsstadien zu gestalten und dabei insbesondere sicherzustellen, dass die Auftraggeberin über alle wesentlichen Abstimmungsprozesse zwischen dem Bieter und dem Endkunden stets in Kenntnis gesetzt wird; - sicherzustellen, dass die Kommunikation mit den Kunden und das Verfassen der Angebote auch in englischer Sprache auf qualitativ hohem Niveau und ohne zeitlichen Mehraufwand erfolgen können, sofern die Auftraggeberin dies fordert; - den Datenaustausch mit der Auftraggeberin zu gestalten und dabei auch die Datensicherheit zu gewährleisten; - seine Erreichbarkeit für die Auftraggeberin während der Rüst-, Aufbau- und Abbauzeiten durchgehend und im Übrigen an den Werktagen zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten sicherzustellen; - die Organisation und die Ausführung der Aufbau- und Abbauarbeiten und der Beklebungen zu gestalten und dabei eine ordnungsgemäße Ausführung der Arbeiten auch außerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten zu gewährleisten; - das Verfahren zum Umgang mit kurzfristigen Bestellungen und Umbestellungen (Massenmehrung und Wechsel der Art der Bestellung) zu gestalten. Jeder dieser Spiegelstriche stellt ein Unterkriterium dar. Alle Unterkriterien werden gleich gewichtet. Bitte beachten Sie, dass sämtliche hier getätigten Angaben als Bestandteil des Vertrags gelten. Das heißt, der Auftragnehmer ist verpflichtet, diese in der angebotenen Form und im Inhalt zu erbringen und nachzuweisen. Außerdem müssen die Zahlen wirtschaftlich und rechnerisch mit den in den Stundenverrechnungssätzen kalkulierten Positionen übereinstimmen. Im Rahmen der Prüfung und Wertung verpflichtet sich der Bieter, seine Angaben auf Verlangen der Vergabestelle durch entsprechende Nachweise nachzuweisen. Die Güte und Qualität der Konzeption/Herangehensweise wird mit folgenden Punktnoten bewertet, wobei die Auftraggeberin nach konkreter Sachlage auch halbe Punkte vergeben kann (z. B. 1,5 Punkte): 0 Punkte: aus Sicht des Auftraggeberin ungenügend, da die geforderte Darstellung fehlt oder für eine Wertung nicht verwertbar ist 1 Punkt: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen nicht ausreichend erfüllt 2 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen ausreichend erfüllt 3 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen befriedigend erfüllt 4 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen gut erfüllt 5 Punkte: aus Sicht der Auftraggeberin werden die Anforderungen sehr gut erfüllt Für weitere Einzelheiten wird auf Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien verwiesen.
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Wir bitten Sie, uns vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (2022-2025) unter Angabe des Leistungsgegenstandes, Auftragswertes, Erbringungszeitpunkt / - zeitraums und des öffentlichen oder privaten Auftraggebers mit Ansprechperson und Kontaktdaten zu nennen. Mindestkriterien: Es sind insgesamt mindestens zwei Referenzen der letzten 3 Jahre für vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Werbeflächenbranding zu erbringen, welche einen Mindestumsatz von 30.000€ oder größer nachweisen. In Summe müssen zwei der folgenden drei Anforderungen erfüllt werden, jede Referenz muss jedoch mindestens eine Anforderung erfüllen. • Banner outdoor oder indoor mit mind. 15 qm bedruckter Fläche • Treppenstufenbeklebung mit mind. 15 Stufen • Glasflächenbeklebung mit mind. 40 qm
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Erklärung über das in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigte Personal des Bieters. Mindestkriterium: Es sind in den letzten 3 Jahren stetig mindestens 10 Personen in der Produktion/Monatge sowie 2 Personen im Bereich Layout beschäftigt gewesen.
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung, welche Teile des Auftrages der Bewerber unter Umständen als Unterauftrag zu vergeben beabsichtigt
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung des Einzelbieters / aller Mitglieder einer Bietergemeinschaft mit folgenden Deckungssummen nachzuweisen: für Personen- und Sachschäden 5.000.000 €, für Vermögensschäden 250.000 €, für das Abhandenkommen der den Versicherungsnehmer oder seiner Angestellten zur Leistungsdurchführung überlassenen Schlüssel bis zu 250.000 €. Der Nachweis wird durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitgestellt. Ist das nicht der Fall, hat der Bieter den Nachweis durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen, zu erbringen.
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Mindestkriterium: Der durchschnittliche Umsatz der letzten 3 Jahre muss mindestens 500.000 €, netto betragen.
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eine Eintragung im Berufsregister, nicht älter als 01.01.2026 oder einer Erklärung, dass das Unternehmen zu keiner Eintragung in das genannte Register verpflichtet ist.
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Aktueller Nachweis der Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister; nicht älter als 01.01.2026.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog)
Beschreibung: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 25
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Angebotener Gesamtpreis
Beschreibung: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 45
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Angebotene Rabattierung
Beschreibung: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Nacht- und Wochenendzuschlag
Beschreibung: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Verspätungszuschläge
Beschreibung: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 10
Kriterium:
Art: Kosten
Bezeichnung: Stornierungsbedingungen
Beschreibung: siehe dazu Formblatt Eignung_Zuschlagskriterien
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 5
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 24/07/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 2 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV. Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 24/07/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Digital über die eHAD --- WiBau Gesellschaft mbH Konrad-Adenauer-Ring 11 65187 Wiesbaden
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: siehe Vergabeunterlagen
Elektronische Rechnungsstellung: Nicht zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Informationen über die Überprüfungsfristen: Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Wiesbaden Congress & Marketing GmbH