Scaling-up TruBudget

Der zu vergebende Auftrag bezweckt eine Stärkung von Empfängerländern in ihrer IT-gestützten Verwaltung geberfinanzierter Vorhaben der Entwicklungszusammenarbeit.

A. Zweck des Auftrags:

Auf Grund ihres staatlichen Förderauftrages realisiert die KfW nicht nur nationale, durch die Bundesrepublik Deutschland finanzierte Projekte. Im Rahmen der Entwicklungszusammenarbeit mit Partnerländern verwaltet sie auch europäische und internationale Vorhaben, die von Deutschland und ggf. auch zusätzlich von Dritten (sog. „Gebern“) finanziert werden.

Eine transparente und sichere Steuerung der Verwendung der zugewendeten Geldmittel ist dabei essenziell. In der Entwicklungszusammenarbeit allerdings werden geberfinanzierte Projekte regelmäßig nicht über das im betreffenden Empfängerland etablierte Verfahren abgewickelt. Sondern stattdessen über aufwändige, individuell verschiedene Parallelstrukturen, die von den jeweiligen Geberinstitutionen festgelegt sind. Dies führt zu einer Vielzahl von Anforderungen, die den Entwicklungsstrategien des Empfängerlandes häufig zuwiderlaufen und dort einen hohen Aufwand für das Monitoring verursachen.

Abhilfe schafft hier ein digitales Dokumentations- und Workflowtool, das die Empfängerländer bei ihrer Umsetzung der an die Mittelverwendung geknüpften Anforderungen der Geber unterstützt. Bislang aber war noch keine geeignete IT-Lösung am Markt erhältlich. Deshalb hat die KfW eine IT-Anwendung namens „TruBudget“ entwickeln lassen. Diese Anwendung hat die KfW sodann lizenzrechtlich zu einer Open Source Software gemacht und zusätzlich das Tool als „Digital Public Good“ registrieren lassen.

Nun verfolgt die KfW zwei Ziele, um die Open Source Anwendung “TruBudget” voranzubringen:

(1)

“TruBudget” soll so eingerichtet werden, dass die Software bei Projekten der internationalen Entwicklungszusammenarbeit künftig in möglichst vielen Empfängerländern als Standard-Tool genutzt wird für die Bearbeitung und Dokumentation der Prozesse und Verfahrensschritte, die zur Umsetzung der speziellen Anforderungen einzuhalten sind, welche Geber an die Bereitstellung ihrer Geldmittel geknüpft haben.

Damit das gelingt, müssen die Installation/Einrichtung von TruBudget, die Bedienung der Software durch die Nutzer in den Empfängerländern, die Fortbildung der Nutzer im Umgang mit TruBudget sowie die Pflege/Wartung des Tools so unkompliziert und wenig fehleranfällig wie möglich sein. Nur dann kann TruBudget von den Empfängerländern (Zielgruppe) tatsächlich mit geringem Kostenaufwand und damit effizient eingesetzt werden und wird sich das Tool als Standard etablieren können.

Um das vorgenannte Ziel zu erreichen, muss TruBudget eine optimale Nutzerfreundlichkeit und Ergonomie erhalten. Hierzu ist Folgendes nötig:

(a)

Die richtige Festlegung, welche Prozesse und Verfahrensschritte mit TruBudget abzuwickeln sind und welche nicht sowie dementsprechend, welche Funktionalitäten TruBudget bieten muss und in welcher Weise die einzelnen Funktionalitäten dem Nutzer für eine optimale Handhabung bereitgestellt werden müssen.

(b)

Die zutreffende Festlegung der Verantwortlichkeiten und Aufgaben beim Nutzer und, dazu passend, einer Berechtigungsstruktur.

(c)

Die richtige Gestaltung der IT-technischen Schnittstellen von TruBudget (Anzahl und Ort der Blockchain-Knoten, Möglichkeit der Verknüpfung von TruBudget mit Vor-Ort-Systemen des betreffen Empfängerlandes und/oder alternativ die Möglichkeit der Anpassung des User-Interface).

(d)

Ein optimales Fortbildungskonzept für alle Beteiligten.

(e)

Die zutreffende Identifizierung, über welche Qualifikation, Kompetenzen und Erfahrung diejenigen Personen verfügen müssen, die das jeweilige Empfängerland beraten und unterstützen in der Installation/Einrichtung und dem Betrieb von TruBudget. Außerdem geeignete Vorschläge, wie die Verfügbarkeit derart qualifizierter Durchführungsconsultants auf Marktebene verbessert werden kann.

(f)

Die Identifizierung, welche vertraglichen Vereinbarungen und Leistungsanforderungen (Terms of Reference, kurz: ToR) mit welcher genauen Formulierung mit den Durchführungsconsultants und etwaigen weiteren Fachkräften auf Projektebene getroffen werden müssen und wie diese Vereinbarungen in bereits bestehende Vertragswerke eingearbeitet werden können.

(g)

Die valide Einschätzung, welche Kosten für die vorbezeichneten Maßnahmen zur Optimierung der Nutzerfreundlichkeit und Ergonomie der Software TruBudget für deren Etablierung als Standard-Projektmanagementtool in den Empfängerländern anfallen und wie diese veranschlagten Kosten in die Finanzierung von FZ-Projekten zu integrieren sind.

Die vorgenannten Aufgabenstellungen erfordern eine Selektion, welche Empfängerländer und welche ihrer Geber-finanzierten Projekte sich im Hinblick auf Vorhabenstruktur, Rahmenbedingungen und Kapazitäten/Mitwirkungsmöglichkeiten überhaupt dafür eignen, anhand der Software “TruBudget” standardmäßig abgewickelt zu werden und welche nicht.

Um die vorstehenden Fragestellungen zu klären, hat die KfW aus ihren Fachkräften eine Task Force gebildet, die eng mit dem Bundesministerium für finanzielle Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) kooperiert. Bei Bedarf kann diese Task Force sog Kurzzeitexperten hinzuziehen. Diese müssen den jeweiligen Fragestellungen entsprechend durch den Auftragnehmer beauftragt werden. Hierfür steht ein Budget zur Verfügung.

(2)

Empfängerländer sollen “TruBudget” allerdings nicht nur für Projekte der bilateralen Entwicklungszusammenarbeit nutzen, die national durch die Bundesrepublik Deutschland finanziert werden, sondern nach Möglichkeit auch für solche Vorhaben, die durch weitere Geldgeber finanziert worden sind sowie ferner für privat gesponserte Projekte.

Hierzu wird die KfW mit ihrer Task Force ein Konzept erarbeiten, wie aus den bestehenden Förderinstrumenten der internationalen Entwicklungszusammenarbeit geeignete Fördermaßnahmen und Auszahlungsverfahren für anderweitig finanzierte Vorhaben abgeleitet werden können.

B. Leistungen des Auftragnehmers:

Der Auftragnehmer wirkt an der Erreichung der o.g. beiden Ziele (A.1) und (A.2) dadurch mit, dass er die von der KfW gebildete Task Force wie folgt unterstützt:

(1)

Koordinierung:

(a)

Methodische Vorbereitung und Begleitung der agilen Zusammenarbeit, Aufsetzen und ggf. Anpassung der verwendeten Methodik und Tools.

(b)

Inhaltliche Koordinierung der Task Force, inkl. ggf. notwendiger inhaltlicher Im-pulse, mit klarer Ausrichtung auf die in enger Abstimmung mit BMZ und KfW bestimmten Ziele der Task Force.

(c)

Vorbereiten und Nachhalten der mit zwischen BMZ und KfW vereinbarten Austauschformate inkl. Einladung und Dokumentation.

(d)

Jederzeitige Auskunftsfähigkeit zum Arbeitsstand der Task Force.

(e)

Dokumentation der Arbeit und der Arbeitsergebnisse der Task Force sowie Beteiligung an Veranstaltungen innerhalb und außerhalb der KfW.

(f)

Steuerung des Einsatzes der Mittel für Kurzzeitexperten nach Bedarf sowie der Mittel für Veranstaltungen in enger Abstimmung mit BMZ und KfW.

(2)

IT-technische Beratung:

(a)

Abgabe von Empfehlungen, wie – ausgehend von der Programmierlogik und dem technischen Verhalten der Software TruBudget sowie ihrem Open Source Entwicklungsstand und der nötigen Wartungsaktivitäten (siehe hierzu: https://github.com/openkfw/TruBudget) – dieses Tool sich optimal in die Abwicklung der Geber-finanzierten Projekte der Empfängerländer integrieren lässt und wie Prozesse in der Software abzubilden sind.

(b)

Beratung in TruBudget-spezifischen, insbesondere auch technischen Fragen (soweit dies nicht im Rahmen der jeweils vereinbarten Projektfinanzierungen vertretbar abgebildet werden kann).

(c)

Impulse zur technischen Weiterentwicklung von TruBudget auf der Basis der Anwendungserfahrungen und vorbereitenden Analysen und der Begleitung zur Integration von TruBudget in die Projektumsetzung.

(3)

Fachliche Beratung:

(a)

Unterstützung bei der Identifizierung und Auswahl von Projekten und Empfängerländern, die für eine Integration von TruBudget im Hinblick auf ihre Vorhabenstruktur und den Rahmenbedingungen im Partnerland sowie im Hinblick auf die Kapazitäten und Mitwirkungsmöglichkeiten der Partnerstrukturen geeignet sind.

(b)

Koordination der Umsetzung des Konzeptes, wie aus den bestehenden Förderinstrumenten der europäischen und internationalen Entwicklungszusammenarbeit geeignete Fördermaßnahmen und Auszahlungsverfahren für anderweit finanzierte Vorhaben abgeleitet werden können. Monitoring der einzelnen Maßnahmen im Zeitablauf und Gewährleistung, dass die im Konzept festgelegten Standards und Vorgehen so weit wie möglich eingehalten werden, Beratung in fachlichen und allen anderen Fragen des Konzeptes.

(c)

Unterstützung bei der Erarbeitung von Strategien und Modellen, wie Empfängerländer „TruBudget” auch für solche Vorhaben einzusetzen können, die durch deutsche Geldgeber außerhalb der Entwicklungszusammenarbeit oder durch private Sponsoren finanziert worden sind.

(d)

Unterstützung bei der Identifizierung eines risikogerechten, effizienten und partnerorientierten Auszahlungsverfahrens für durch TruBudget abgebildete Vorhaben der finanziellen Zusammenarbeit (FZ).

Im Rahmen seiner Leistungserbringung wird der Auftragnehmer – insbesondere während der ihm obliegenden Koordinierung der Task Force – Power-Point Präsentationen und andere Dokumente (Handouts etc.) zu erstellen haben. Hierzu hat der Auftragnehmer die Vorlagen zu verwenden, welche die KfW ihm bereitstellt und die den Corporate Identity bzw. Corporate Design Richtlinien der KfW entsprechen.

Für die Ausführung der vorstehend beschriebenen Leistungen steht dem Auftragnehmer ein vom BMZ bereitgestelltes Budget zur Verfügung, das maximal 894.000,00 EUR netto beträgt.

Preis - Gewichtung: 30

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 0

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

(1)

Der Gesamtpreis jedes Angebotes durfte 894.000,00 EUR netto nicht überschreiten, weil dies das maximale Budget ist, welches vom Bundesministerium für finanzielle Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) für die Leistungserbringung bereitgestellt wird.

(2)

Angebote konnten ausschließlich elektronisch über das Online-Bieterportal der KfW abgegeben werden (aufzurufen unter: https://ausschreibungen.kfw.de). Nähere Einzelheiten und Vorgaben hierzu waren den Bewerbungsbedingungen in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.