Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems

Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf

elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener

Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-

Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen.

Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen

berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung

der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Hauptort der Ausführung: Erftverband Am Erftverband 6 50126 Bergheim

Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein

Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll eine

Roadmap für den verbandsweiten Rollout des DMS erstellt werden. Gegenstand des ersten

Auftrages sind die benötigen Lizenzen, die Wartung für 4 Jahre und die Umsetzung der zwei

Pilotprojekte. Zur Erstellung der Roadmap und zur Umsetzung weiterer Projekte soll der

Auftragnehmer sich verpflichten die Dienstleistung für mindestens 3 Jahre zu unveränderten

Konditionen anzubieten.

Ziel ist es, die Pilotprojekte im ersten Quartal 2022 abzuschließen und im Anschluss die

Planung für die weiteren Projekte aufzunehmen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die im Tariftreue- und Vergabegesetz NRW festgelegten Grundsätze Anwendung finden.

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 1

Zur Wahrung der Frist zur Beantwortung von Bieterfragen (z. B. gem. § 20 Abs. 1 VgV, bzw. § 10 EU VOB/A max. 6 Tage vor Submission) sollten Bieterfragen bis max. 10 Tage vor Ablauf der o. g. Angebotsfrist (auch bei Teilnahmeanträgen) gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist eingehende Anfragen gelten daher als nicht mehr rechtzeitig gestellt und führen nicht zur Notwendigkeit einer Fristverlängerung bzw. zur Beantwortungspflicht (gem. §20 Abs. 3 S. 3 VgV, bzw. § 10a EU Abs. 6 S. 3 VOB/A und § 10b EU Abs. 6 S. 3 VOB/A).

Die UVgO und die VOB/A enthalten keine konkreten Regelungen zu Bieterfragen, setzen diese aber in § 13 Abs. 4 (siehe Rn. 11 und 12 mit Verweis auf § 20 VgV Rn. 22) und § 12a Abs. 4 VOB/A (siehe Rn. 14 mit Verweis auf § 20 VgV Rn 14 und 15) voraus.

Bieterfragen und jegliche Kommunikation sind ausschließlich schriftlich über die Kommunikation des Projektraumes der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland einzureichen und werden auch nur über diesen Weg beantwortet.

Wichtiger Hinweis:

Vergaberechtlich besteht die Verpflichtung einen registrierungsfreien - also anonymen - Zugang zu den Teilnahme-/ Vergabeunterlagen zu gewährleisten. Es wird darauf hingewiesen, dass für Änderungen und zusätzliche Informationen eine "Holschuld" besteht!

Dem registrierten Interessenten werden die Information automatisch zugestellt bzw. per Info-Mail auf Änderungen/Ergänzungen hingewiesen.

Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz Rheinland zugelassen.

Hierbei ist NICHT der Reiter "Kommunikation" gemeint! Die Datenintegrität und die Vertraulichkeit bei elektronisch übermittelten Teilnahmeanträgen/Angeboten ist durch entsprechende technische Lösungen nach den Anforderungen des Auftraggebers und durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung und die Verhinderung eines Zugriffs auf die Inhalte VOR dem Submissionstermin müssen bis zur Öffnung des ersten Teilnahmeantrags/Angebotes aufrechterhalten bleiben gem. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV.

Der Auftraggeber behält sich vor den Auftrag auch ohne Verhandlung gemäß § 17 Abs. 11 VgV zu vergeben.

Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 12 VgV das Recht vor, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, soweit die Angebote nicht bereits nach § 57 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 VgV ausgeschlossen wurden.

Mit Teilnahme an der im vorliegenden Dokument beschriebenen Ausschreibung erkennt der Anbieter eine Pflicht zur Wahrung von Geheimnisschutz und Vertraulichkeit bezüglich aller Informationen, die er im Laufe des Verfahrens vom Erftverband erhält und die nicht öffentlich zugänglich oder allgemein bekannt sind, an.

Der Erftverband verpflichtet sich seinerseits, Informationen des Anbieters, die im Rahmen dieser Ausschreibung bekannt werden sowie damit verbundene Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse auch nach Abschluss des Ausschreibungsverfahrens streng vertraulich zu behandeln.

Bekanntmachungs-ID: CXPTYDMDHPV

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: