143/2025

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Messe Berlin GmbH

E-Mail: EU-Ausschreibung@messe-berlin.de

Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Agenturenpool - Los 4

Beschreibung: Die Messe Berlin GmbH, im Folgenden gleichbedeutend auch Messe Berlin und Auftraggeber (AG) genannt, schreibt folgende Leistung aus: RV Agenturenpool (4 Lose), hier Los 4 Ausstellungs-/Messekonzeption, CP1-2025-0069

Kennung des Verfahrens: 5c2a1747-4ef4-4cf6-8c18-87df5a6383fe

Interne Kennung: CP1-2025-0069

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation

Zusätzliche Einstufung (cpv): 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen, 79000000 Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit, 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen, 79930000 Dienstleistungen bezüglich Produktdesign

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 14055

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Aufforderung zur Angebotsabgabe bewerben - *KEIN ANGEBOT*. Erst eine erfolgreiche Bewerbung mit positiver Eignungsprüfung und -bewertung durch den AG führt zur Versendung der Vergabeunterlagen. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Nachrichtenfunktion des AI BIETERCOCKPITS unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme u. des Aktenzeichens CP1-2025-0069 zu erfolgen. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 14.08.2025, 12:00 Uhr über die Nachrichtenfunktion des AI Bietercockpits eingegangen sind. Mündliche oder verspätete Anfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) und Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AGs, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Vergabeplattform der Vergabekooperation Berlin veröffentlichen: https://vergabekooperation.berlin. Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AGs sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bewerber/BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu. Der AG weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird. Die Fragen im Teilnahmewettbewerb beziehen sich auf die Eckpunkte zum Teilnahmewettbewerb bzw. die Eignung. Die Leistungsbeschreibung, die Leistungsverzeichnisse sowie Rahmenvertrag befinden sich in der Entwurfsphase und werden lediglich zur Orientierung der Leistungsumfänge übermittelt. Fachlich inhaltliche Fragen zur Leistungsbeschreibung werden erst im Zuge der Angebotsphase beantwortet. Hierzu erhalten die ausgewählten Bieter eine erneute Frist zur Einreichung von Bieterfragen. Der AG weist daraufhin, dass hinsichtlich der Eignung Mindestkriterien zu erfüllen sind. Der Teilnahmeantrag /das Angebot ist elektronisch und signiert in Textform gem. § 126 b BGB über die Vergabeplattform im AI BIETERCOCKPIT einzureichen. Alle anderen Formen sind ausgeschlossen. Andernfalls führt es zwingend zum Ausschluss. Alle geforderten Unterlagen sind dem Teilnahmeantrag /Angebot beizufügen und in einem Anlageverzeichnis aufzuführen. Teilnahmeanträge /Angebote, die keine vollständigen Erklärungen enthalten, können vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Die Teilnahmeantragsunterlagen müssen vom Bewerber unter der dem Los zugeordneten Vergabenummer im AI BIETERCOCKPIT für jedes Los, für dass sich der Bewerber bewirbt, separat eingereicht werden. Beispiel: Bewerber A bewirbt sich auf Los 4. Bewerber A reicht seine vollständigen Teilnahmeantragsunterlagen für Los 4 im AI BIETERCOCKPIT unter CP1-2025-0069 ein. Für die Leistungen aus Los 1, Los 2, Los 3 und Los 4 sind die Teilnehmer nicht verpflichtet, sich für alle Lose zu bewerben, aber die Teilnehmer können sich auf jedes Los bewerben. Es ist angedacht, dass alle Lose an verschiedene Bieter vergeben werden. Darüber hinaus behält sich der AG vor, alle Lose an einen Auftragnehmer zu vergeben. Der Bewerber/Bieter hat in seinen Teilnahmeanträgen/Angeboten anzugeben, welche(s) Los(e) er priorisiert. Die Vergabe der ausgeschriebenen Leistungen in Los 4 erfolgt im Zuge einer Rahmenvertragsvereinbarung mit maximal drei Wirtschaftsteilnehmern. Die Zuschlagskriterien werden den Bietern mit der Angebotsaufforderung bekannt gegeben. Der AG wird mindestens 3 und maximal 6 Bewerber/ Bewerbergemeinschaften mit positiver Eignungsprognose für das weitere Verfahren auswählen. Der AG behält sich vor, bei Unterschreitung der Mindestzahl von drei zulassungsfähigen Bewerbungen, das vorliegende Vergabeverfahren aufzuheben. Des Weiteren behält sich der AG vor in der Angebotsphase bei Unwirtschaftlichkeit sowie bei Eingang von weniger als drei wertbaren Angeboten das Verfahren aufzuheben und ggf. im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb fortzuführen. Sollte die Prüfung ergeben, dass mehr als die angegebenen maximalen Bewerber /Bewerbergemeinschaften die geforderten Anforderungen erfüllen, so wird der AG, die zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber auswählen, die die Eignungsvoraussetzung am besten erfüllen. Um dies zu ermitteln, wird der AG jeweils die angegebenen Referenzen bewerten. Die Bewerber mit der höchsten Punktsumme werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Rangfolge richtet sich nach den erreichten Punkten auf die vom Bewerber vorgelegten Anträgen. Anträge, deren Bewertungen anhand der vorgegebenen Kriterien weniger als 50 von insgesamt 100 Punkten erreichen, werden als ungeeignet erachtet und im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach der objektiven Auswertung zu hoch, wird die Auswahl unter den verbliebenden Bewerbern durch Los getroffen. (s. Anlage Teilnahmeantragsformular Matrix zur Bewertung von Teilnahmeanträgen). Eine Entschädigung für Aufwand und Kosten der Teilnahmeantrags und Angebotserstellung wird nicht gewährt.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: für alle Punkte geltend; weitere Ausschlussgründe - siehe Eignungskriterien/Auswahlkriterien (Anlage zum Teilnahmeantragsformular Mindestkriterien)

Korruption:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:

Betrug:

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:

Zahlungsunfähigkeit:

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Agenturenpool - Los 4

Beschreibung: Die Leistung wird in nachfolgende vier Lose unterteilt: Los 1 (CP1-2025-0066): Fullservice Agenturleistung für Live-, Digital- und Hybrid-Veranstaltungen inkl. kreativer Konzeption, technischer Planung, Koordination und Umsetzung Los 2 (CP1-2025-0067): Set/Bühnenbau & -design Los 3 (CP1-2025-0068): Content Production & Media Los 4 (CP1-2025-0069): Ausstellungs-/Messekonzeption Es handelt sich demzufolge um eine Losvergabe in vier Einzelvergaben: - Los 1: CP1-2025-0066 - Los 2: CP1-2025-0067 - Los 3: CP1-2025-0068 - Los 4: CP1-2025-0069 Leistungsgegenstand der Ausschreibung in Los 4 ist u.a.: - Strategie & Konzeption - Kreative Gestaltung - Evaluation & Weiterentwicklung - Kommunikation & Aktivierung Angesichts der avisierten Anforderungserhöhungen bzw. auch Anforderungsreduzierungen und perspektivisch möglichen Funktionserweiterungen, müssen die Dienstleistungen an den aktuellen und möglichen neuen Gegebenheiten angepasst bzw. ausgerichtet werden. Während der Vertragslaufzeit können weitere Anforderungen hinzukommen oder wegfallen. Zur professionellen Umsetzung der Veranstaltungen der Messe Berlin GmbH - von Messeeröffnungen über Messeauftritte bis hin zu internen Formaten - bauen wir einen Agenturenpool auf, bestehend aus spezialisierten Partnern für verschiedene Leistungsbereiche auf. Mit diesem Los möchten wir projektübergreifend auf qualifizierte Dienstleister zugreifen können, die auf Basis der neuesten Trends und mit hohen Standards neue Ausstellungskonzeption/-design entwerfen. Der Leistungsort umfasst sämtliche Veranstaltungsflächen der Messe Berlin, einschließlich der Hallen und Freigelände auf dem Messegelände sowie bei Bedarf externe Veranstaltungsorte im Raum Berlin.

Interne Kennung: LOT-0000

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Der AN räumt dem AG durch einseitige Erklärung eine einmalige Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit um 12 Monate zu den Bedingungen dieses Vertrages ein. Der AN hat keinen Anspruch darauf, dass der AG die ihm eingeräumte Vertragsverlängerungsoption auch ausübt. Macht der AG von seiner vorgenannten Optionen Gebrauch, so gelten die Bestimmungen dieses Vertrages für den vereinbarten Verlängerungszeitraum fort.

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/02/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/03/2029

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

Zusätzliche Informationen: MINDESTKRITERIEN gemäß Anlage zum Teilnahmeantragsformular Mindestkriterien: - Die eingesetzte Projektleitung beherrscht mindestens die folgende sprachliche Kompetenz: Deutsch B2 (gemäß des Gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER), um in der Lage zu sein in deutscher Sprache, die Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern klar und präzise zu führen zu können. - Die eingesetzte Projektleitung beherrscht mindestens die folgende sprachliche Kompetenz: Englisch B2 (gemäß des Gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER), um in der Lage zu sein in englischer Sprache, die Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern klar und präzise zu führen zu können. - Das eingesetzte Personal beherrscht mindestens die folgende sprachliche Kompetenz: Deutsch A2 (gemäß desGemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER), um in der Lage zu sein in deutscher Sprache, die Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern klar und präzise zu führen zu können. - Das eingesetzte Personal beherrscht mindestens die folgende sprachliche Kompetenz: Englisch A2 (gemäß des Gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER), um in der Lage zu sein in englischer Sprache, die Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern klar und präzise zu führen zu können. - Die beim AN eingesetzten Kraftfahrzeuge erfüllen mindestens EURO-Norm 5 (grüne Umweltplakette). - Im Rahmen des EU-Sanktionspakets im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine wurde durch die Verordnung (EU) Nr. 2022/576 vom 08. April 2022 der Artikel 5k in die Verordnung (EU) Nr. 833/2014 aufgenommen. Der Bewerber nimmt den Hinweis auf den Artikel 5k zur Kenntnis und verpflichtet sich dies umzusetzen.

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Eintragung in das Handelsregister

Beschreibung des Eignungskriteriums: 1. Nachweis über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens durch Vorlage eines Registerauszuges (nicht älter als 6 Monate); bei Unternehmen in der Rechtsform der GmbH & Co. KG zusätzlich auch für die GmbH (Komplementär).