Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Die Wissenschaftsstadt Darmstadt plant die Einrichtung eines elektronischen Doku-menten Management Systems (im Folgenden auch DMS genannt) als Basis für die Di-gitalisierung der Geschäftsprozesse.

Im ersten Schritt - und damit als Grundlage für die Systemauswahl - soll die Lösung das Führen aller Unterlagen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in elektronischen Ak-ten ermöglichen, unabhängig von den Quellen der Unterlagen, insbesondere gescann-tes Papier, Dateien und E-Mail.

Das künftige DMS soll die elektronische Aktenführung unter Anwendung eines Akten-plans ermöglichen; die Lösung soll daher das Hinterlegen und die laufende Anpassung eines kundenindividuellen Aktenplans auf Basis des produktorientierten Aktenplans der KGSt unterstützen.

Hauptort der Ausführung: Wissensschaftsstadt Darmstadt Luisenplatz 5a 64283 Darmstadt Deutschland

Mit der DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden: • Ablösung der klassischen Papierakten durch elektronische Akten • Schaffung von medienbruchfreier Vorgangsbearbeitung • dauerhafte, unveränderbare und gesicherte Archivierung aller relevanten Doku-mente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und vor Fehlablagen • Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen durch Unterstützung der Fach-verfahren • breite Nutzbarkeit und Verfügbarkeit abgelegter Dokumente und Daten in der gesamten Stadtverwaltung unter Berücksichtigung aller datenschutzrelevanten Vorschriften inkl. eines einfach zu pflegenden Berechtigungsmanagements • Entlastung klassischer Dateiablagen • Einführung einer geordneten Mail-Ablagemöglichkeit • Unterstützung der fall- und sachaktenorientierten Bearbeitung • Nutzung möglichst einheitlicher Ablageverfahren und Ablagen mit möglichst ein-fach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen • Nutzung einer einzigen technischen Anwendungsumgebung / Arbeitsplatzsoft-ware für Aufgaben der Archivierung (Scannen, Mail-, Office-, Datenarchivierung etc.), des Dokumentenmanagements (z. B. Versionierung, Vorlagenverwaltung und Erinnerungsfunktionen), der elektronischen Aktenverwaltung und der Post-korb- / Vorgangsbearbeitung (z. B. Genehmigungsworkflows) • schrittweise Einführung - zunächst in den in Kap. II.4 genannten Ämtern, in spä-teren Projektschritten auch in weiteren Ämtern und die • verwaltungsweite Nutzung der ausgewählten DMS-Lösung. Die DMS-Lösung soll zunächst in ausgewählten Pilotbereichen eingerichtet werden. Im Rahmen der Einrichtung soll jedoch die notwendige Infrastruktur, bestehend aus Hard-ware, Software, Customizing und Verfahren, derart implementiert werden, dass die Aus-weitung der Lösung auf weitere Verwaltungsbereiche sowohl möglichst schnell und mit möglichst geringem Aufwand erfolgen kann. Um die Ablagemöglichkeiten und -verfahren auch in anderen Ämtern nutzen zu können, soll es insbesondere keiner weiteren Programmierung bedürfen. Vielmehr sollen ent-sprechend geschulte System- und Fachadministrator*innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt in der Lage sein, auf Basis der verfügbaren, eingerichteten Systemumge-bung, die notwendigen Anpassungen für die Nutzung der Lösung durch weitere Ämter und Sachgebiete in Eigenregie durchzuführen. In der ersten Beschaffungsstufe sollen ca. 300 User*innen mit Zugriff auf das DMS ausgestattet werden, innerhalb der nächsten ca. 10 Jahre soll die gesamte Stadtverwal-tung mit ca. 1.600 Arbeitsplätzen das DMS nutzen. Besteht im Rahmen des Rollouts allerdings die Notwendigkeit, neue Systemfunktionen, Schnittstellen oder Verfahren zu etablieren, die im Rahmen der Ersteinführung nicht be-schafft wurden, so wird bezüglich deren Beschaffung und Einrichtung mit erneuter Un-terstützung durch den Auftragnehmer oder die Auftragnehmerin gerechnet.

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2