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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: BAHN-BKK
Rechtsform des Erwerbers: Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Abschluss eines Lizenzvertrages für eine Formular-Management-Software auf Basis von Formcycle inklusive Betrieb, Betreuung und Weiterentwicklung
Beschreibung: Der beabsichtigte Abschluss eines Lizenzvertrages mit der ITSC GmbH für eine Formular-Management-Software auf Basis von Formcycle beinhaltet folgende Komponenten: - Haiforms - Softwaretool zur Erstellung digitaler Fragebögen - Digital Plattform - Datenmanagementsystem Ziel der Beschaffung ist die Einführung der ITSC-Lösungen haiforms und digital Plattform, um bestehende Fragebögen (Unfall, Einkommen, Familienbestand) in einem kundenfreundlichen UX/UI sowie mit prozessoptimierender Datenvorbelegung neu bereitzustellen. Die Datenübergabe erfolgt über standardisierte, aber kundenindividuell erweiterbare Schnittstellen direkt an die Aktionssteuerung/Workflows von BITMARCK (21c|ng) und das Archiv 21c_docs (IQVIA), wobei das System zukunftssicher für weitere Fachverfahren offensteht. Analog ausgelesene Fragebögen werden der Plattform so zugeführt, dass sie exakt dieselbe Verarbeitungs- und Archivierungslogik durchlaufen wie die rein digitalen Daten.
Kennung des Verfahrens: ff70c4f1-138b-4289-885d-0b57eecea0ca
Interne Kennung: BKK-2026-3-10-144033
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Frankfurt am Main ist der Sitz der beauftragenden Stelle (Zentrale der BAHN-BKK).
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Der Abschluss des Vertrages ist nach Ablauf der Wartefrist von 10 Kalendertagen gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vorgesehen (analog zu § 135 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - Der vorliegende Auftrag soll über ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 b VgV vergeben werden.
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: Abschluss eines Lizenzvertrages für eine Formular-Management-Software auf Basis von Formcycle inklusive Betrieb, Betreuung und Weiterentwicklung
Beschreibung: Der beabsichtigte Abschluss eines Lizenzvertrages mit der ITSC GmbH für eine Formular-Management-Software auf Basis von Formcycle beinhaltet folgende Komponenten: - Haiforms - Softwaretool zur Erstellung digitaler Fragebögen - Digital Plattform - Datenmanagementsytem Ziel der Beschaffung ist die Einführung der ITSC-Lösungen haiforms und digital Plattform, um bestehende Fragebögen (Unfall, Einkommen, Familienbestand) in einem kundenfreundlichen UX/UI sowie mit prozessoptimierender Datenvorbelegung neu bereitzustellen. Die Datenübergabe erfolgt über standardisierte, aber kundenindividuell erweiterbare Schnittstellen direkt an die Aktionssteuerung/Workflows von BITMARCK (21c|ng) und das Archiv 21c_docs (IQVIA), wobei das System zukunftssicher für weitere Fachverfahren offensteht. Analog ausgelesene Fragebögen werden der Plattform so zugeführt, dass sie exakt dieselbe Verarbeitungs- und Archivierungslogik durchlaufen wie die rein digitalen Daten.
Interne Kennung: 992-80265-34
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Lieferleistungen
Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Zusätzliche Einstufung (cpv): 48310000 Dokumentenerstellungssoftwarepaket
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Es ist eine unbefristete Vertragslaufzeit vorgesehen.
5.1.2.
Erfüllungsort
Land: Deutschland
Ort im Europäischen Wirtschaftsraum
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2026
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundeskartellamt
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet: BAHN-BKK
6. Ergebnisse
Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 460 598,00 EUR
Direktvergabe:
Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung: Nur die ITSC GmbH kann eine Software anbieten, die den von der BAHN-BKK aufgestellten Anforderungen an die Funktionalitäten gerecht wird und die erforderlichen Schnittstellen zur Verfügung stellt. Alternative Software mit eingeschränkten Funktionalitäten können nicht beschafft werden, da ansonsten die gesetzten Ziele mit der Softwareanschaffung nicht erreicht werden können. Die Ziele sind folgende: - langfristige Ablösung analoger Fragebögen durch digitale Formulare (Umstellung analoger Prozesse auf digital), - effiziente und medienbruchfreie Gestaltung interner und externer Prozesse durch die BAHN-BKK - flexible, individualisierte Gestaltung und Weiterentwicklung der digitalen Formulare durch die BAHN-BKK - flexible Verfügbarmachung von Formularen für alle Web- und App-Anwendungen - Sicherstellung eines responsiven Designs sowie Barrierefreiheit in den Formularen - Sicherstellung tagesaktueller Daten in Online-Formularen Mit den gesetzten Zielen gehen folgende Kernanforderungen an die neue Software einher: 1. Die neu zu beschaffende Software muss bereits bei mindestens zwei gesetzlichen Krankenkassen im produktiven Einsatz im Zusammenspiel mit 21c|ng sein. Die neu zu beschaffende Software muss ad hoc für die Bestandsprozesse einsetzbar sein. Aufwändige Schnittstellenentwicklungen sind nicht möglich. Sie muss bereits bestehende und in der Praxis erprobte Schnittstellen zu den von der BAHN-BKK genutzten Systemen vorweisen können. Dies sind beispielsweise die im Zusammenhang mit der Nutzung von Fragebögen verwendeten Systeme und Komponenten wie Scannung [Smartfix], Archivierung [21c_docs], Prozessautomatisierung [21c|ng: AS|ng + Workflows], Brieferstellung [Germo], IAM-Nutzung [bitIAM], Appanbindung [bitGo_App / white label app]. 2. Die neue Software muss in der Lage sein, Online-Formulare beim Login des Versicherten mit tagesaktuellen Daten per direkter Datenbankabfrage zu befüllen und eingehende Daten aus Fragebögen in die Fachverfahren zurückzuspielen. Auf dieser Basis entsteht erst die Möglichkeit zur Einführung neuer Online-Formulare, die sich auf dynamisch ändernden Daten wie z.B. Zahlungsdaten beziehen. 3. Das flexible Zusammenspiel der einzelnen Anwendungen und die selbstständige Konfiguration der Systeme (Online-Formulare, analoge Fragebögen und das Datenmanagementsystem DigitalPlattform) ist essenziell, um bestehende Prozesse kosteneffizient betreuen und neue Prozesse entwickeln zu können. Das Datenmanagementsystem zur Übergabe und Anreicherung von Daten und der daraus anzusprechenden Schnittstellen muss seitens der BAHN-BKK frei konfigurierbar / ergänzbar sein. Daraus ergibt sich, dass mehrere Eingangsprozesse an eine oder mehrere Schnittstellen übergeben werden können oder umgekehrt. Es gibt außer der Softwarelösung der ITSC GmbH keinen weiteren Anbieter einer Software auf dem Markt, die alle Anforderungen bis zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses erfüllen kann.
8. Organisationen
8.1.
ORG-0000
Offizielle Bezeichnung: BAHN-BKK
Registrierungsnummer: 992-80265-34
Postanschrift: Franklinstr. 50
Stadt: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60486
Land, Gliederung (NUTS): Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt (DE712)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Telefon: +496977078176
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Bundeskartellamt
Registrierungsnummer: t:022894990
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammern des Bundes
Telefon: +49 228 94499 0
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: ITSC GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Großunternehmen
Registrierungsnummer: DE198329821
Stadt: Hannover
Postleitzahl: 30659
Land, Gliederung (NUTS): Region Hannover (DE929)
Land: Deutschland
Telefon: +49511 270710
Rollen dieser Organisation:
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer:
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 86381b2c-e8de-4cea-a441-8c69ddd82214 - 01
Formulartyp: Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung: Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Unterart der Bekanntmachung: 25
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/07/2026 09:51:04 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 500099-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 137/2026
Datum der Veröffentlichung: 20/07/2026