1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: HOCH Health Ostschweiz, Departement IT
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung
Beschreibung: Ausgangslage Die Personaleinsatzplanung befindet sich heute zunehmend im Spannungsfeld zwischen betrieblichen Anforderungen, den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden (Work-Life Balance) und einer sich wandelnden Arbeitskultur. Entwicklungen wie New Work, interprofessionelle Zusammenarbeit und eine stärkere Mitarbeiterpartizipation bei der Dienstplanung gewinnen an Bedeutung und stellen neue Anforderungen an die Planung. Eine transparente, ausgewogene und automatisierte Personaleinsatzplanung fördert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch positive Effekte auf die Qualität der Versorgung hat. All dies trägt gleichzeitig zur Stärkung der Arbeitgeberattraktivität und Bindung bei, insbesondere bei Pflegenden im Kerngeschäft. Diese Trends erfordern eine Planungsumgebung, die Effizienz und Teilhabe verbindet, Ressourcen optimal steuert und eine konsistente, mitarbeiterorientierte Planungskultur unterstützt. Die momentane Art der Personaleinsatzplanung (PEP) sowie die aktuelle Implementation der PEP-Lösung «Polypoint» unterstützen die dafür notwendige organisatorische und technische Veränderung nicht. Polypoint kommt auch im Bereich der Zeitwirtschaft zum Einsatz. Vor diesem Hintergrund soll mit dem Projekt PEP4US eine neue, benutzerorientierte und zu-kunftsfähige Lösung geschaffen werden, die technische, organisatorische und kulturelle Dimensionen integriert, sowohl für die Personaleinsatzplanung aber auch die Zeitwirtschaft. Ziel ist es, die Personaleinsatzplanung als strategisches Element der Unternehmensentwicklung zu stärken und einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung der strategischen Massnahmen «New Work im Kerngeschäft» sowie «Strategisches Ressourcenmanagement» zu leisten. Darüber hinaus ist das Projekt eng mit den strategischen Digitalisierungsschwerpunkten von HOCH verknüpft, um Synergien zu nutzen, zur Prozesseffizienz im Kerngeschäft beizutragen und die Transformation ganzheitlich voranzutreiben. Eine detaillierte Beschreibung der Ist-Situation erfolgt im Lastenheft LH01 Kapitel 2. Mit der Ausschreibung soll das für die heutigen und künftigen Bedürfnisse von HOCH Health Ostschweiz, sowie der weiteren Kunden des DIT Departement IT, geeignetste Produkt, sowie eine zuverlässige und erfahrene Partnerin für die Einführung und Betreuung der künftigen Lösung gefunden werden. Beschreibung Zielbild Der Beschaffungsgegenstand umfasst die Einführung und den Betrieb einer zentralen, integrierten, performanten sowie organisatorisch und technologisch zukunftsfähigen Lösung für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft bei HOCH Health Ostschweiz und deren Tochtergesellschaften (ca. 9'700 Mitarbeitende, mehrere Lohnarten und Arbeitszeitmodelle sowie zahlreiche Planblätter und Dienste). Die Lösung soll eine organisationsübergreifende, standardisierte und automatisierte Personaleinsatzplanung mit Partizipation ermöglichen. Bestehende Insellösungen mit Funktionsüberschneidungen werden abgelöst, die bestehende Schnittstellen- und Integrationslandschaft bleibt erhalten. Personaleinsatzplanung, Partizipation, Qualifikationen/Skills Die Planung soll künftig systemgestützt und weitgehend automatisiert erfolgen. Die Lösung muss Dienstplanvorschläge generieren, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben berücksichtigen sowie insbesondere die Springerplanung effizient unterstützen. Eine einheitliche Datenbasis und konsistente Planungslogik über alle Organisationseinheiten hinweg sind sicherzustellen. Mitarbeitende sollen ihre Verfügbarkeiten, Dienstwünsche und Abwesenheiten über intuitive, rollenbasierte Oberflächen erfassen und einsehen können. Automatisierte Dienstplanvorschläge sollen Bedarfsdaten, Qualifikationen und betriebliche Anforderungen berücksichtigen. Dadurch werden manuelle Aufwände reduziert, Planungsprozesse standardisiert sowie Transparenz, Fairness und Arbeitgeberattraktivität gestärkt. Die Lösung muss transparente und faire Planungsprozesse ermöglichen. Mitarbeitende sollen nachvollziehen können, wie Einsätze zustande kommen und wie Wünsche sowie Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Zudem muss die Lösung harmonisierte Planungsprozesse mit einer standardisierten Erfassung von Qualifikationen, Erfahrungen und Einsatzpräferenzen unterstützen. Dies schafft die Grundlage für eine bedarfsgerechte, faire und transparente Personaleinsatzplanung. Springer-/Poolmanagement Die Lösung muss ein spitalweites Springer- und Poolmanagement unterstützen und Einsätze, Qualifikationen sowie Ressourcen standort- und fachbereichsübergreifend steuern. Die Funktionen der bisherigen Planungstools sollen integriert und Planung, Kommunikation sowie Steuerung in einer Lösung vereint werden. Anbindung IKM Integrales Kapazitätsmanagement Die Anbindung an das IKM schafft die Grundlage für eine datenbasierte Abstimmung zwischen Bedarfs- und Personaleinsatzplanung. Die Lösung muss die Anbindung und aktive Nutzung der Bedarfsplanung für die Personalbedarfsplanung ermöglichen und damit das Personalmodul im IKM unterstützen. Zeitwirtschaft, Zeiterfassung Die Aufgaben der Zeitwirtschaft einschliesslich gesetzlicher Vorgaben und weiterer Regelwerke müssen vollständig unterstützt werden. Die Zeiterfassung muss über verschiedene Kanäle erfolgen können, insbesondere über eine Mobile App sowie bestehende AZE-Terminals, inklusive definierter Korrekturmöglichkeiten durch die Mitarbeitenden. Mehrfachanstellungen Die Lösung muss Mehrfachanstellungen vollständig unterstützen und eine transparente, konsolidierte Darstellung ermöglichen. Dies ist insbesondere im Spitalumfeld mit mehreren Funktionen oder Einsatzbereichen pro Mitarbeitenden erforderlich. Reporting, Auswertung Die Lösung soll rollenbasierten Zugriff auf relevante System- und Bewegungsdaten bieten. Neben standardisierten Berichten, beispielsweise zu Zeitkonten oder gesetzlichen Vorgaben, sollen individuelle Auswertungen durch HR-, IT-Administratoren und Fachbereiche möglich sein. Dazu gehören Analysen von Eins
Kennung des Verfahrens: a0b30852-0a0b-4591-b419-a0f822f27135
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: St.Gallen
Postleitzahl: 9000
Land, Gliederung (NUTS): St. Gallen (CH055)
Land: Schweiz
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0000
Titel: PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung
Beschreibung: Ausgangslage Die Personaleinsatzplanung befindet sich heute zunehmend im Spannungsfeld zwischen betrieblichen Anforderungen, den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden (Work-Life Balance) und einer sich wandelnden Arbeitskultur. Entwicklungen wie New Work, interprofessionelle Zusammenarbeit und eine stärkere Mitarbeiterpartizipation bei der Dienstplanung gewinnen an Bedeutung und stellen neue Anforderungen an die Planung. Eine transparente, ausgewogene und automatisierte Personaleinsatzplanung fördert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch positive Effekte auf die Qualität der Versorgung hat. All dies trägt gleichzeitig zur Stärkung der Arbeitgeberattraktivität und Bindung bei, insbesondere bei Pflegenden im Kerngeschäft. Diese Trends erfordern eine Planungsumgebung, die Effizienz und Teilhabe verbindet, Ressourcen optimal steuert und eine konsistente, mitarbeiterorientierte Planungskultur unterstützt. Die momentane Art der Personaleinsatzplanung (PEP) sowie die aktuelle Implementation der PEP-Lösung «Polypoint» unterstützen die dafür notwendige organisatorische und technische Veränderung nicht. Polypoint kommt auch im Bereich der Zeitwirtschaft zum Einsatz. Vor diesem Hintergrund soll mit dem Projekt PEP4US eine neue, benutzerorientierte und zu-kunftsfähige Lösung geschaffen werden, die technische, organisatorische und kulturelle Dimensionen integriert, sowohl für die Personaleinsatzplanung aber auch die Zeitwirtschaft. Ziel ist es, die Personaleinsatzplanung als strategisches Element der Unternehmensentwicklung zu stärken und einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung der strategischen Massnahmen «New Work im Kerngeschäft» sowie «Strategisches Ressourcenmanagement» zu leisten. Darüber hinaus ist das Projekt eng mit den strategischen Digitalisierungsschwerpunkten von HOCH verknüpft, um Synergien zu nutzen, zur Prozesseffizienz im Kerngeschäft beizutragen und die Transformation ganzheitlich voranzutreiben. Eine detaillierte Beschreibung der Ist-Situation erfolgt im Lastenheft LH01 Kapitel 2. Mit der Ausschreibung soll das für die heutigen und künftigen Bedürfnisse von HOCH Health Ostschweiz, sowie der weiteren Kunden des DIT Departement IT, geeignetste Produkt, sowie eine zuverlässige und erfahrene Partnerin für die Einführung und Betreuung der künftigen Lösung gefunden werden. Beschreibung Zielbild Der Beschaffungsgegenstand umfasst die Einführung und den Betrieb einer zentralen, integrierten, performanten sowie organisatorisch und technologisch zukunftsfähigen Lösung für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft bei HOCH Health Ostschweiz und deren Tochtergesellschaften (ca. 9'700 Mitarbeitende, mehrere Lohnarten und Arbeitszeitmodelle sowie zahlreiche Planblätter und Dienste). Die Lösung soll eine organisationsübergreifende, standardisierte und automatisierte Personaleinsatzplanung mit Partizipation ermöglichen. Bestehende Insellösungen mit Funktionsüberschneidungen werden abgelöst, die bestehende Schnittstellen- und Integrationslandschaft bleibt erhalten. Personaleinsatzplanung, Partizipation, Qualifikationen/Skills Die Planung soll künftig systemgestützt und weitgehend automatisiert erfolgen. Die Lösung muss Dienstplanvorschläge generieren, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzliche Vorgaben berücksichtigen sowie insbesondere die Springerplanung effizient unterstützen. Eine einheitliche Datenbasis und konsistente Planungslogik über alle Organisationseinheiten hinweg sind sicherzustellen. Mitarbeitende sollen ihre Verfügbarkeiten, Dienstwünsche und Abwesenheiten über intuitive, rollenbasierte Oberflächen erfassen und einsehen können. Automatisierte Dienstplanvorschläge sollen Bedarfsdaten, Qualifikationen und betriebliche Anforderungen berücksichtigen. Dadurch werden manuelle Aufwände reduziert, Planungsprozesse standardisiert sowie Transparenz, Fairness und Arbeitgeberattraktivität gestärkt. Die Lösung muss transparente und faire Planungsprozesse ermöglichen. Mitarbeitende sollen nachvollziehen können, wie Einsätze zustande kommen und wie Wünsche sowie Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Zudem muss die Lösung harmonisierte Planungsprozesse mit einer standardisierten Erfassung von Qualifikationen, Erfahrungen und Einsatzpräferenzen unterstützen. Dies schafft die Grundlage für eine bedarfsgerechte, faire und transparente Personaleinsatzplanung. Springer-/Poolmanagement Die Lösung muss ein spitalweites Springer- und Poolmanagement unterstützen und Einsätze, Qualifikationen sowie Ressourcen standort- und fachbereichsübergreifend steuern. Die Funktionen der bisherigen Planungstools sollen integriert und Planung, Kommunikation sowie Steuerung in einer Lösung vereint werden. Anbindung IKM Integrales Kapazitätsmanagement Die Anbindung an das IKM schafft die Grundlage für eine datenbasierte Abstimmung zwischen Bedarfs- und Personaleinsatzplanung. Die Lösung muss die Anbindung und aktive Nutzung der Bedarfsplanung für die Personalbedarfsplanung ermöglichen und damit das Personalmodul im IKM unterstützen. Zeitwirtschaft, Zeiterfassung Die Aufgaben der Zeitwirtschaft einschliesslich gesetzlicher Vorgaben und weiterer Regelwerke müssen vollständig unterstützt werden. Die Zeiterfassung muss über verschiedene Kanäle erfolgen können, insbesondere über eine Mobile App sowie bestehende AZE-Terminals, inklusive definierter Korrekturmöglichkeiten durch die Mitarbeitenden. Mehrfachanstellungen Die Lösung muss Mehrfachanstellungen vollständig unterstützen und eine transparente, konsolidierte Darstellung ermöglichen. Dies ist insbesondere im Spitalumfeld mit mehreren Funktionen oder Einsatzbereichen pro Mitarbeitenden erforderlich. Reporting, Auswertung Die Lösung soll rollenbasierten Zugriff auf relevante System- und Bewegungsdaten bieten. Neben standardisierten Berichten, beispielsweise zu Zeitkonten oder gesetzlichen Vorgaben, sollen individuelle Auswertungen durch HR-, IT-Administratoren und Fachbereiche möglich sein. Dazu gehören Analysen von Eins
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Optionen:
Beschreibung der Optionen: Die optionalen Leistungen sind Bestandteil des Angebots. Die damit verbundenen Kosten sind im Leistungsverzeichnis separat und nachvollziehbar auszuweisen. Die Optionen werden jedoch nur bei Bedarf und nach ausdrücklicher Beauftragung durch die Beschaffungsstelle umgesetzt. Option 1 - Import SAP HCM OM gem. LH02 Kapitel 9.2.3 Option 2 - Anbindung IKM gem. LH02 Kapitel 9.6 Option 3 - Stundenpool zusätzliche Umsetzungen Projekt Offerieren Sie einen Stundenpool von 200h mit gemischtem Stundensatz für zusätzliche Umsetzungen während dem Projekt. Option 4 - Stundenpool zusätzliche Umsetzungen im Betrieb Offerieren Sie einen Stundenpool von 200h mit gemischtem Stundensatz für jährliche zusätzliche Umsetzungen im Betrieb.
5.1.2.
Erfüllungsort
Stadt: St.Gallen
Postleitzahl: 9000
Land, Gliederung (NUTS): St. Gallen (CH055)
Land: Schweiz
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/03/2027
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2033
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 0
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Auftragsunterlagen
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Zuschlagskriterien
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Die Zuschlagskriterien sind in den Dokumenten definiert.
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Zugang zu bestimmten Auftragsunterlagen ist beschränkt
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Simap.ch
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Zulässig
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 25/09/2026 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 365 Tage
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Weitere Angaben in der offiziellen Publikation auf simap.ch
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
Finanzielle Vereinbarung: Weitere Angaben in der offiziellen Publikation auf simap.ch
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Bundesverwaltungsgericht
Informationen über die Überprüfungsfristen: Rechtsmittelbelehrung Gegen diese Verfügung kann innert 20 Tagen seit Publikation auf www.simap.ch beim Verwaltungsgericht des Kantons St.Gallen, Webergasse 8, 9001 St.Gallen, schriftlich Beschwerde erhoben werden (Art. 52 Abs. 1 i.V.m. Art. 56 der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen [sGS 841.51]). Die Frist ist eingehalten, wenn die Beschwerde spätestens am letzten Tag der Frist beim Gericht eingereicht oder zu dessen Handen der Schweizerischen Post oder einer schweizerischen diplomatischen oder konsularischen Vertretung übergeben wird (Art. 143 Abs. 1 der Schweizerischen Zivilprozessordnung [SR 272] i.V.m. Art. 30 Abs. 1 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege [sGS 951.1]). Die Beschwerde muss einen Antrag sowie eine Darstellung des Sachverhaltes und eine Begründung enthalten. Sie ist zu unterzeichnen und im Doppel einzureichen. Diese Verfügung ist beizulegen. Es gelten keine Gerichtsferien.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: HOCH Health Ostschweiz, Departement IT
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: HOCH Health Ostschweiz, Departement IT
Registrierungsnummer: e21dca90-ba3d-4bbb-a562-6c9939d1c3d0
Postanschrift: Rorschacher Strasse 139
Stadt: St.Gallen
Postleitzahl: 9000
Land, Gliederung (NUTS): St. Gallen (CH055)
Land: Schweiz
Telefon: +41714942424
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Bundesverwaltungsgericht
Registrierungsnummer: BVGER
Postanschrift: Postfach
Stadt: St. Gallen
Postleitzahl: 9023
Land, Gliederung (NUTS): St. Gallen (CH055)
Land: Schweiz
Telefon: +41584652626
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Simap.ch
Registrierungsnummer: CH001
Postanschrift: Holzikofenweg 36
Stadt: Bern
Postleitzahl: 3003
Land, Gliederung (NUTS): Bern / Berne (CH021)
Land: Schweiz
Telefon: +41584646388
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: PROCEDURE
Beschreibung der Änderungen: Ausführungen zu Eignungskriterium "Schweizer Referenz" (EK2). Siehe dazu angepasstes Dokument «A102_Eignungskriterien_Teilnahmebedingungen» sowie Antwort auf Frage 1 im Frageforum.
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 738c8698-4af1-4a13-a34b-a60dfedcdacd - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 21/07/2026 02:25:58 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 505157-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 139/2026
Datum der Veröffentlichung: 22/07/2026