1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Woonmaatschappij !Mpuls Menen-Wervik bv
Rechtsform des Erwerbers: Öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Plaatsbeschrijvingstool
Beschreibung: Deze overheidsopdracht wordt in de markt gezet door Woonmaatschappij !Mpuls Menen-Wervik, optredend als Aankoopcentrale in de zin van Artikel 2, 6° van de Wet inzake Overheidsopdrachten van 17 juni 2016. De Aankoopcentrale treedt in deze procedure op in eigen naam, maar namens en voor rekening van de volgende specifiek aangewezen woonmaatschappijen die het exclusieve recht hebben om op deze opdracht in te tekenen: Woonmaatschappij Vlaamse Ardennen, Woonmaatschappij Stek92 en Woonmaatschappij Woonsprong. Na de definitieve gunning sluit de Aankoopcentrale een overkoepelende raamovereenkomst af met de winnende inschrijver. De deelnemende woonmaatschappijen zullen op basis van deze raamovereenkomst via een afzonderlijke bestelbon of afnameovereenkomst volledig zelfstandig hun eigen licenties activeren. De uitvoering, operationele opvolging en de rechtstreekse, gescheiden facturatie gebeuren strikt per individuele entiteit op grond van de werkelijk afgenomen volumes. De woonmaatschappijen zijn op zoek naar een efficiënte en gebruiksvriendelijke digitale tool (SaaS) voor het beheren en opmaken van plaatsbeschrijvingen bij de in- en uittreding van huurders. Daarnaast moet het platform de mogelijkheid bieden om een vereenvoudigde inspectieversie uit te voeren ten behoeve van de jaarlijkse huisbezoeken (waarbij de registratie van enkele kerngegevens, opmerkingen en ondersteunende foto's volstaat).We streven naar een innovatieve softwareoplossing die een substantiële tijdswinst oplevert voor de terrein- en administratieve diensten, met behoud van de opmaak van juridisch sluitende rapporten. Er wordt hierbij een integratie van Artificiële Intelligentie (AI) verwacht om automatisch objectieve, tekstuele beschrijvingen bij genomen foto's te genereren.De opdracht omvat in haar totaliteit: De levering en het onderhoud van de softwareapplicatie (webomgeving en native mobiele apps). De integratie en technische implementatie binnen de bestaande ICT-infrastructuur van de respectievelijke maatschappijen. Het voorzien van gerichte opleidingen voor de medewerkers.Het leveren van onderhoud, doorontwikkeling en Nederlandstalige support (SLA). De looptijd van de raamovereenkomst en de daaruit voortvloeiende afnamecontracten bedraagt vier jaar.
Kennung des Verfahrens: 6ad3c544-16b6-4e7b-bd53-9a710e55fe9a
Interne Kennung: PPP2F7-5/6036/PLB2026
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Oostende (BE255)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Dendermonde (BE232)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Oudenaarde (BE235)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Oostende (BE255)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Dendermonde (BE232)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Oudenaarde (BE235)
Land: Belgien
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 960 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Plaatsbeschrijvingstool
Beschreibung: Deze overheidsopdracht wordt in de markt gezet door Woonmaatschappij !Mpuls Menen-Wervik, optredend als Aankoopcentrale in de zin van Artikel 2, 6° van de Wet inzake Overheidsopdrachten van 17 juni 2016. De Aankoopcentrale treedt in deze procedure op in eigen naam, maar namens en voor rekening van de volgende specifiek aangewezen woonmaatschappijen die het exclusieve recht hebben om op deze opdracht in te tekenen: Woonmaatschappij Vlaamse Ardennen, Woonmaatschappij Stek92 en Woonmaatschappij Woonsprong. Na de definitieve gunning sluit de Aankoopcentrale een overkoepelende raamovereenkomst af met de winnende inschrijver. De deelnemende woonmaatschappijen zullen op basis van deze raamovereenkomst via een afzonderlijke bestelbon of afnameovereenkomst volledig zelfstandig hun eigen licenties activeren. De uitvoering, operationele opvolging en de rechtstreekse, gescheiden facturatie gebeuren strikt per individuele entiteit op grond van de werkelijk afgenomen volumes. De woonmaatschappijen zijn op zoek naar een efficiënte en gebruiksvriendelijke digitale tool (SaaS) voor het beheren en opmaken van plaatsbeschrijvingen bij de in- en uittreding van huurders. Daarnaast moet het platform de mogelijkheid bieden om een vereenvoudigde inspectieversie uit te voeren ten behoeve van de jaarlijkse huisbezoeken (waarbij de registratie van enkele kerngegevens, opmerkingen en ondersteunende foto's volstaat).We streven naar een innovatieve softwareoplossing die een substantiële tijdswinst oplevert voor de terrein- en administratieve diensten, met behoud van de opmaak van juridisch sluitende rapporten. Er wordt hierbij een integratie van Artificiële Intelligentie (AI) verwacht om automatisch objectieve, tekstuele beschrijvingen bij genomen foto's te genereren.De opdracht omvat in haar totaliteit: De levering en het onderhoud van de softwareapplicatie (webomgeving en native mobiele apps). De integratie en technische implementatie binnen de bestaande ICT-infrastructuur van de respectievelijke maatschappijen. Het voorzien van gerichte opleidingen voor de medewerkers.Het leveren van onderhoud, doorontwikkeling en Nederlandstalige support (SLA). De looptijd van de raamovereenkomst en de daaruit voortvloeiende afnamecontracten bedraagt vier jaar.
Interne Kennung: PLB2026_1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Seringenstraat 21a
Stadt: Oostende
Postleitzahl: 8400
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Oostende (BE255)
Land: Belgien
Zusätzliche Informationen: Woonsprong
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Volkslaan 302/0201
Stadt: Menen
Postleitzahl: 8930
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Land: Belgien
Zusätzliche Informationen: Woonmaatschappij !Mpuls Menen-Wervik bv
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Pijnderslaan 2
Stadt: Dendermonde
Postleitzahl: 9200
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Dendermonde (BE232)
Land: Belgien
Zusätzliche Informationen: Woonmaatschappij Stek92
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Sint-Jozefsplein 18
Stadt: Oudenaarde
Postleitzahl: 9700
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Oudenaarde (BE235)
Land: Belgien
Zusätzliche Informationen: Woonmaatschappij Vlaamse Ardennen
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2026
Enddatum der Laufzeit: 30/09/2030
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 960 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Zusätzliche Informationen: Verspreid over de verschillende woonmaatschappijen gaat dit ongeveer over 3000 plaatsbeschrijvingen per jaar.
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan middels een verklaring of attest van een geldige verzekering tegen beroepsrisico's en burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Minimumeisen: De verzekeringspolis dient minimaal de volgende garanties te bieden:Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA): minimaal € 500.000 per schadegeval (lichamelijke en materiële schade samen). Beroepsaansprakelijkheid (fouten in de dienstverlening/software): minimaal € 250.000 per schadegeval en minimaal € 500.000 per verzekeringsjaar. Bewijsvoering:De inschrijver verklaart in het UEA dat hij aan deze eisen voldoet. Indien de inschrijver op het moment van offerte-indiening nog niet over een polis met deze minimumbedragen beschikt, volstaat in de eerste fase een schriftelijke intentieverklaring van een erkende verzekeringsmaatschappij dat zij deze dekking zullen verlenen bij gunning.De aanbestedende overheid zal het effectieve verzekeringsattest (of de polisuitbreiding) opvragen bij de vermoedelijke winnaar vóór de definitieve gunning.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Een lijst van gelijkaardige opdrachten die de afgelopen 3 jaar zijn uitgevoerd, met vermelding van de datum, omvang en de publieke of private instantie.
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: De inschrijver moet aantonen dat hij over voldoende economische en financiële draagkracht beschikt om deze opdracht gedurende de volledige looptijd kwalitatief uit te voeren. Minimumeisen: Vereiste: De inschrijver beschikt over een minimale totale jaaromzet van € 200.000 (of het equivalent daarvan). Referentieperiode: Deze minimale omzet moet zijn behaald in elk van de afgelopen drie (3) beschikbare boekjaren, óf moet worden aangetoond als het gemiddelde over de afgelopen drie (3) beschikbare boekjaren. Uitzondering voor startende ondernemingen (Art. 67 KB Plaatsing): Indien de inschrijver om een gegronde reden (bijvoorbeeld omdat het een recent opgestarte onderneming betreft) de gevraagde omzetcijfers over de afgelopen drie boekjaren niet kan overleggen, mag hij zijn economische draagkracht aantonen met elk ander document dat de aanbestedende overheid geschikt acht (bijvoorbeeld een gedetailleerd businessplan, een achtergestelde lening, of een kapitaalinjectie door investeerders).
Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gegevensbeveiliging en GDPR Minimumeisen: De software moet volledig voldoen aan de GDPR-wetgeving. De inschrijver voegt bij zijn offerte een ontwerp van de verwerkersovereenkomst (DPA) en de bijbehorende technische en organisatorische maatregelen (TOM's), waarin de volgende metrics gegarandeerd en geborgd zijn: o Europese Datasoevereiniteit: Volledige hosting van de applicatie, de database, de foutlogs én de dagelijkse back-ups binnen de Europese Economische Ruimte (EER). o Datalek-notificatie: Een contractuele verplichting om elk (vermoedelijk) datalek binnen maximaal 12 uur na ontdekking schriftelijk te melden aan de respectievelijk getroffen woonmaatschappij(en), zodat zij aan hun wettelijke 72-uurs meldplicht kunnen voldoen. o Beveiligingsstandaarden: Expliciete vermelding van de inzet van TLS 1.2+ voor encryptie in transit en AES-256 (of gelijkwaardig) voor encryptie at rest (inclusief back-ups). o Dataretentie: Ondersteuning voor de contractueel afgesproken configureerbare bewaartermijnen, inclusief de harde, GDPR-compliant verwijdering of anonimisering van data en logs na het verlopen van de retentietermijn.
Kriterium: Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
Beschreibung des Eignungskriteriums: De opgave van het team dat zal instaan voor de implementatie, de opleiding van de medewerkers en de helpdeskondersteuning.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Kosten
Beschreibung: Totaalprijs over 4 jaar
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: Kwaliteit
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
5.1.11.
Auftragsunterlagen
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Niederländisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 19/08/2026 11:30:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 90 Tage
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 19/08/2026 11:30:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk
Informationen über die Überprüfungsfristen: Organisatie die informatie verstrekt over beroepsprocedures en bijhorende termijnen: Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Woonmaatschappij !Mpuls Menen-Wervik bv
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Woonmaatschappij !Mpuls Menen-Wervik bv
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Woonmaatschappij !Mpuls Menen-Wervik bv
Registrierungsnummer: 0405 501 174
Postanschrift: Volkslaan 302/0201
Stadt: Menen
Postleitzahl: 8930
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Land: Belgien
Kontaktperson: Ewout Catteeuw
Telefon: +32 56532799
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk
Registrierungsnummer: 0308357753
Postanschrift: Beheerstraat 41
Stadt: Kortrijk
Postleitzahl: 8500
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Kortrijk (BE254)
Land: Belgien
Telefon: +32 56269600
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registrierungsnummer: BE 0475.480.736
Stadt: Antwerpen / Anvers
Postleitzahl: 2000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
Telefon: +32 3 294 30 51
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: FPS Policy and Support
Registrierungsnummer: BE 0671.516.647
Stadt: Brussels
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
Telefon: +32 2 740 80 00
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 8533a1ea-0c69-4e8a-a6d6-69059c245b47 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 17/07/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 17/07/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 507070-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 139/2026
Datum der Veröffentlichung: 22/07/2026