149/2025

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH

E-Mail: Einkauf@bim-berlin.de

Rechtsform des Erwerbers: Gruppe öffentlicher Stellen

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: Datenverarbeitungs-Dienstleistungen - KYC Software

Beschreibung: Die Auftraggeberin beabsichtigt, eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung zu beschaffen und über einen Zeitraum von drei Jahren mit der Option auf eine einjährige Verlängerung zu betreiben. Ziel ist die automatisierte und regelkonforme Prüfung persönlicher und geschäftlicher Daten von Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern nach dem Know-Your-Customer-Prinzip (KYC). Dadurch soll sichergestellt werden, dass sämtliche Prüfprozesse den regulatorischen Anforderungen entsprechen und zur wirksamen Prävention von Geldwäsche, Wirtschaftskriminalität und Terrorismusfinanzierung beitragen. Die Prüfungen sollen sowohl regelmäßig als auch anlassbezogen erfolgen, um eine lückenlose Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere des Geldwäschegesetzes (GwG), sicherzustellen. Derzeit geht der Auftraggeber von einem Prüfvolumen von etwa 1.000 Vorgängen pro Jahr aus. Aufgrund erwarteter Entwicklungen wird innerhalb der nächsten fünf Jahre eine Verdopplung dieser Anzahl prognostiziert. Die zu implementierende Lösung muss eine hohe Skalierbarkeit aufweisen, umsteigende Anforderungen effizient abdecken zu können. Darüber hinaus sind Datenschutz und IT-Sicherheit zentrale Anforderungen. Die Lösung muss mit den bestehenden IT-Systemen des Auftraggebers kompatibel sein und eine reibungslose Integration in die vorhandenen Geschäftsprozesse ermöglichen. Zusätzlich werden umfassende Audit- und Reporting-Funktionalitäten benötigt, um die Erfüllung der regulatorischen Nachweispflichten sicherzustellen. Die Implementierung der SaaS-Lösung erfolgt in enger Abstimmung mit den relevanten Fachbereichen, um eine effiziente, rechtskonforme und benutzerfreundliche Nutzung über die gesamte Vertragslaufzeit zu gewährleisten. Die Software muss zur Evaluierung der Barrierefreiheit vorgestellt werden, wobei eine erfolgreiche Prüfung durch die BIM eine zwingende Voraussetzung für die Abnahme ist. Unabhängig von der Barrierefreiheit der Software wird ein technisches Aufklärungsgespräch stattfinden, indem die Software dem von der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH ausgewählten Gremium vorgeführt wird. Während der Vorstellung soll exemplarisch ein Prüfbericht zur „STRABAG SE“ erstellt werden. Das technische Aufklärungsgespräch dient zur Bewertung der im Angebot enthaltenen Software gem. Punkt 2.3 „Vorstellung Software“ der Bewertungsmatrix. Das technische Aufklärungsgespräch stellt kein Verhandlungsgespräch gem. § 17 Abs. 10 VgV dar. Die Vorstellung wird ca. 2-3 Wochen nach dem Eröffungstermin stattfinden. Die Bieter werden hierzu per E-Mail informiert. Der exemplarische Prüfbericht zur „STRABAG SE“ ist bereits zur Angebotsabgabe dem Angebot beizufügen. Die Berliner Immobilienmanagement GmbH behält sich gem. § 17 Abs. 11 VgV vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Die Auftraggeberin plant den Abschluss eines EVB-IT Cloud-Vertrags mit einer Laufzeit von drei Jahren sowie der Option auf eine einjährige Verlängerung. Im Rahmen dieses Vertrags sollen zunächst fünf Nutzerzugänge eingerichtet werden. Die BIM behält sich jedoch das Recht vor, während der Vertragslaufzeit zusätzliche Nutzerzugänge zu benötigen, weshalb der Anbieter diese optional bereitstellen muss.

Kennung des Verfahrens: 9fd36d24-3b40-4ab0-b4f3-61e98b4f7175

Interne Kennung: V-2025-000136

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48900000 Diverse Softwarepakete und Computersysteme, 72222300 Informationstechnologiedienste

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10000

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Dieses Verfahren wird neu aufgelegt

Zusätzliche Informationen: - Wir weisen darauf hin, dass die BIM - Berliner Immobilienmanagement GmbH auch geschäftsbesorgend für andere Auftraggeber des Landes Berlin tätig wird. - Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem durch dieses Vergabeverfahren zu beauftragenden Bieter aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer Gründe, die zur Beendigung des Vertragsverhältnisses führen können, beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen un-ter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter des Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächstwirtschaftlicheren Angebot. - Für die Stellung eines Teilnahmeantrages sind vom Bewerber zwingend die Vergabeunterlagen über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de herunterzuladen. Eine Bewerbung ist ausschließlich über die Vergabeplattform des Landes Berlin unter http://www.vergabeplattform.berlin.de möglich. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen in Papier versendet, sondern ausschließlich in elektronischer Form bereitgestellt. Eine Bewerbung in schriftlicher Form kann nicht angenommen und bearbeitet werden. Um sich bewerben zu können, ist eine einmalige Registrierung auf der Internetseite http://www.vergabeplattform.berlin.de notwendig. Nach der erfolgreichen Registrierung kann die sofortige Bewerbung mit dem selbst vergebenen Benutzer-Login erfolgen. Die Registrierung sowie die Vergabe-/Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei unter http://www.vergabeplatt-form.berlin.de zur Verfügung. Es werden nur Teilnahmeanträge zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Teilnahmefrist elektronisch abgegeben wurden. Die Abgabe der Angebote kann ausschließlich über die Vergabeplattform des Landes Berlin erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zu-gelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf die Vergabeplattform hochgeladen und bei der Abgabe in Textform die Person des Erklärenden benannt wurde. Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen. Es wird darauf hingewiesen, dass Doppelangebote, also die mehrfache Beteiligung von Bietern und/oder Nachunternehmern, das vergaberechtliche Gebot des Geheimwettbewerbs und den Gleichbehandlungsgrundsatz verletzen können und daher gegebenenfalls vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden müssen. - Die Bewerber/ Bieter werden auf die Verpflichtungen zur Zahlung bestimmter Mindeststundenentgelte und zur Tariftreue gem. § 9 Abs. 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer - siehe Besondere Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt BVB (Teil B) - hingewiesen. Für die Teilnehmer von Bewerber- /Bietergemeinschaften sind die dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen. - Es bestehen gesonderte Anforderungen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG), siehe Vergabeunterlagen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen

5. Los

5.1.

Los: LOT-0000

Titel: Datenverarbeitungs-Dienstleistungen - KYC Software

Interne Kennung: V-2025-000136

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Lieferleistungen

Haupteinstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48900000 Diverse Softwarepakete und Computersysteme, 72222300 Informationstechnologiedienste

Optionen:

Beschreibung der Optionen: Option auf eine einjährige Verlängerung der Laufzeit

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Berlin

Postleitzahl: 10178

Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 01/01/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028

5.1.4.

Verlängerung

Maximale Verlängerungen: 1

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis fachlicher Eignung anhand von projektvergleichbaren Referenzen des Unternehmens. Es muss mindestens eine projektvergleichbare Referenz vorliegen, die alle unten genannten Inhalte/Anforderungen erfüllt, um wertbar zu sein. Eine Referenz ist projektvergleichbar, wenn mit ihr alle nachfolgend aufgeführten Inhalte/Anforderungen erfüllt werden: a) Leistungsinhalt und -umfang der Referenz ist im Bereich Know Your Customer (KYC) vergleichbar; b) die Leistungen der Referenz müssen im Zeitraum von 2020 bis zum Tag der Versendung der Bekanntmachung dieser Vergabe erbracht worden sein c) die bisherige Leistungserbringung der Referenz beträgt bereits mindestens 6 Monate bis zum Tag der Versendung der Bekanntmachung dieser Vergabe d) Zudem muss sich mindestens eine Referenz auf einen Auftragswert von mindestens 250.000,00 € netto beziehen.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Der durchschnittliche Konzern-/Gesamtjahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre muss mindestens 500.000,00 € betragen. *Hinweis: Angaben für 2021 nur, wenn das Geschäftsjahr 2024 noch nicht abgeschlossen ist, ansonsten Angaben für 2022 - 2024

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung gemäß der folgender Bedingungen: 1.) dass ich/ wir über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden einer Versicherungsgesellschaft mit Firmensitz in der EU unter Berücksichtigung der folgenden Mindestdeckungssummen je Schadensereignis verfüge/n bzw. im Fall der Auftragserteilung eine entsprechende Versicherung abschließen werde/n: 5.000.000 € Pauschal für Personenschäden (2 fach maximiert p.a.) 500.000 € für Vermögensschäden (2 fach maximiert p.a.) 2.) dass ich/ wir diese Versicherung während der gesamten Vertragslaufzeit vorhalten werde und 3.) dass ich/ wir das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung spätestens 14 Tage nach Zuschlagserteiung unaufgefordert nachweisen werden.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Beschreibung des Eignungskriteriums: Rechtsverbindliche Erklärung, dass die eingesetzte System- und Projektsprache zwingend deutsch ist.

Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:

Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3

Der Erwerber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Bezeichnung: Angebotspreis

Beschreibung: Gesamtangebotspreis in Euro brutto für mindestens fünf (5) Nutzerzugänge