1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Landesarchiv Baden-Württemberg
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Landesarchiv Baden-Württemberg - Europaweite Vergabe von Digitalisierungsleistungen für Archivalien
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien, einschließlich die Strukturierung der erzeugten Digitalisate sowie die Erstellung von Nutzungsderivaten für das Landesarchiv Baden-Württemberg.
Kennung des Verfahrens: 87be04b8-186f-47d5-8fb2-79c392077f45
Interne Kennung: 2026/1338
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Karlstraße 1+3
Stadt: Sigmaringen
Postleitzahl: 72488
Land, Gliederung (NUTS): Sigmaringen (DE149)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Arsenalplatz 3
Stadt: Ludwigsburg
Postleitzahl: 71638
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigsburg (DE115)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Colombistraße 4
Stadt: Freiburg
Postleitzahl: 79098
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Nördl. Hildapromenade 3
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZM3RM#
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 2
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 2
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Digitalisierung und Strukturierung von Archivalien der Abteilungen Staatsarchiv Sigmaringen und Staatsarchiv Ludwigsburg
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien des Landesarchivs Baden-Württemberg. Die vergabegegenständlichen Leistungen werden in zwei Losen vergeben: Los 1: Digitalisierung und Strukturierung von Archivalien der Abteilungen Staatsarchiv Sigmaringen und Staatsarchiv Ludwigsburg Los 2: Digitalisierung und Strukturierung von Archivalien der Abteilungen Staatsarchiv Freiburg und Generallandesarchiv Karlsruhe Wegen der Einzelheiten zum Leistungsgegenstand in den einzelnen Losen wird auf die "Leistungsbeschreibung" verwiesen.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Karlstraße 1+3
Stadt: Sigmaringen
Postleitzahl: 72488
Land, Gliederung (NUTS): Sigmaringen (DE149)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Arsenalplatz 3
Stadt: Ludwigsburg
Postleitzahl: 71638
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigsburg (DE115)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Colombistraße 4
Stadt: Freiburg
Postleitzahl: 79098
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Nördl. Hildapromenade 3
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Bereich von Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungs-summe in Höhe von mind. 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 500.000 EUR für Vermögensschäden bzw. Eigenerklärung, dass im Auftragsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens hervorgeht.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis eines Informationssicherheitsmanagementsystems Mit dem Angebot ist ein gültiges Zertifikat nach DIN EN ISO 27001 oder eine vergleichbare Zertifizierung (z. B. Basis- oder Kernabsicherung nach IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Gültigkeit und den Anwendungsbereich des Zertifikats zu überprüfen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter hat folgende Mindestreferenz vorzulegen: Nachweis von mindestens zwei geeigneten Referenzprojekt über erbrachte vergleichbare Leistungen des Unternehmens im Bereich der Digitalisierung von Archivalien aus den letzten drei Jahren vor Angebotsabgabe Die Erklärungen über die Referenzprojekte müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Bezeichnung des Auftrags - Kurze Beschreibung des Leistungsumfangs - Name des Auftraggebers inkl. Ansprechpartner - Art des Auftraggebers (öffentlicher Auftraggeber ja/nein) - Zeitraum der Leistungserbringung - Volumen der Leistungserbringung in EUR netto für den gesamten Leistungszeitraum Hinweis: Die geforderte Mindestreferenz muss je Los bei jeder Angebotsabgabe nur einmal vorgelegt werden. Das gilt auch im Falle einer Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft. So-weit sich ein Bieter auf mehrere Lose bewirbt, braucht nicht separat für jedes Los die genannte Referenz vorgelegt zu werden. Die Einreichung von mehr als drei Referenzen ist nicht erwünscht.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Im Rahmen der Bewertung des Zuschlagskriteriums "Preis" erhält der Bieter mit dem auf Grundlage des Angebotsformulars günstigsten Angebot für das jeweilige Los die höchste Punktzahl. Das günstigste Angebot für das jeweilige Los ist dasjenige, welches den niedrigsten Gesamtangebotspreis aufweist. Die Preise der übrigen Angebote werden im Verhältnis zu der Punktzahl des günstigsten Bieters linear prozentual schlechter bewertet. Angebote, deren zu wertender Ge-samtangebotspreis im jeweiligen Los mindestens doppelt so hoch ist wie das günstigste Angebot, erhalten null Punkte. Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungs- und Organisationskonzept
Beschreibung: Der Bieter hat ein Konzept einzureichen, aus dem hervorgeht, wie die ausgeschriebenen Leistungen erbracht werden sollen. In dem Konzept hat der Bieter die beabsichtigte Leistungserbringung sowie die dabei zum Einsatz kommende Organisations- und Infrastruktur darzulegen. Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzulegen: - Darstellung der eingesetzten Digitalisierungstechnik und der technischen Durchführung. Dabei sind insbesondere die räumliche Situation der Digitalisierungsstation sowie die Beleuchtungssituation und deren Eignung für die Digitalisierung der Archivalien zu beschreiben. - Darstellung der Maßnahmen, mit denen der Bieter den Schutz des Kulturguts während der gesamten Leistungserbringung gewährleisten will, insbesondere Angaben zu Schutzkonzepten während des Transports und der Bearbeitung, Angaben zu Transportbehältnissen, Angaben zu räumlichen und klimatischen Bedingungen des Lagerorts, Angaben zu Sicherheitskonzepten (z. B. Zugangskontrollen) und Angaben zur Qualifikation und Schulung des Personals um Um-gang mit unikalem Archivgut. - Darstellung der bei der Auftragsdurchführung eingesetzten technischen Infrastruktur einschließlich der verwendeten Hard- und Software unter Angabe der jeweils eingesetzten Versionen. - Eindeutige und ausführliche Beschreibung des vorgesehenen Projektablaufs einschließlich Zeitplan. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie die einzelnen Prozessschritte von der Übernahme der Archivalien bis zur Übergabe der Digitalisate organisiert werden und wie die Einhaltung der vorgesehenen Bearbeitungsfristen gewährleistet werden soll. Ferner ist darzustellen, wie vom Auftraggeber bereitgestellte Listen zu überspringender Verzeichnungseinheiten in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden, wie Fehler vermieden werden und wie sichergestellt wird, dass zu überspringende Akten zuverlässig von einer erneuten Digitalisierung ausgenommen werden. - Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätskontrolle und zum Qualitätsmanagement. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie die Einhaltung der technischen und fachlichen Anforderungen des Auftraggebers sichergestellt und dokumentiert werden soll. - Darstellung der Auswahl, Qualifikation und Organisation des voraussichtlich mit der Auftragsausführung betrauten Personals. - Darstellung, ob und in welcher Form Scan-on-Demand-Leistungen angeboten werden. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie entsprechende Einzelanforderungen des Auftraggebers organisatorisch abgewickelt und in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden. Die gesamte schriftliche Darstellung soll einen Umfang von 5 Seiten A4 inkl. Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm) nicht überschreiten.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 17/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 28/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 56 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bewerbern die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlangen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Erbringung der vertraglich vereinbarten (Teil-)Leistungen findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der europäischen Union, einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz statt. Jede Verlagerung von Teilleistungen oder der gesamten Leistung in ein Drittland ist nicht zulässig. Ist vorgesehen, (Teil-)Leistungen außerhalb der Bundesrepublik Deutschlands zu erbringen, ist dies dem Auftraggeber unter Angabe des Landes vor Vertragsschluss mitzuteilen und bedarf dessen Zustimmung. Die Zustimmung gilt als erteilt für die im Vergabeverfahren, insbesondere im finalen Angebot des Auftragnehmers sowie den hierzu eingereichten Unterlagen, gemachten Angaben zu den Leistungsorten. Hierzu ist mit Angebotsabgabe eine Eigenerklärung über eine vorgesehene Ausfuhr der Unterlagen ins Ausland abzugeben (vgl. S. 23 des Angebotsformulars).
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesarchiv Baden-Württemberg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Landesarchiv Baden-Württemberg
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Digitalisierung und Strukturierung von Archivalien der Abteilungen Staatsarchiv Freiburg und Generallandesarchiv Karlsruhe
Beschreibung: Gegenstand des Vergabeverfahrens sind Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien des Landesarchivs Baden-Württemberg. Die vergabegegenständlichen Leistungen werden in zwei Losen vergeben: Los 1: Digitalisierung und Strukturierung von Archivalien der Abteilungen Staatsarchiv Sigmaringen und Staatsarchiv Ludwigsburg Los 2: Digitalisierung und Strukturierung von Archivalien der Abteilungen Staatsarchiv Freiburg und Generallandesarchiv Karlsruhe Wegen der Einzelheiten zum Leistungsgegenstand in den einzelnen Losen wird auf die "Leistungsbeschreibung" verwiesen.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Karlstraße 1+3
Stadt: Sigmaringen
Postleitzahl: 72488
Land, Gliederung (NUTS): Sigmaringen (DE149)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Arsenalplatz 3
Stadt: Ludwigsburg
Postleitzahl: 71638
Land, Gliederung (NUTS): Ludwigsburg (DE115)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Colombistraße 4
Stadt: Freiburg
Postleitzahl: 79098
Land, Gliederung (NUTS): Freiburg im Breisgau, Stadtkreis (DE131)
Land: Deutschland
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Nördl. Hildapromenade 3
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbekannt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Bereich von Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungs-summe in Höhe von mind. 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 500.000 EUR für Vermögensschäden bzw. Eigenerklärung, dass im Auftragsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens hervorgeht.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Nachweis eines Informationssicherheitsmanagementsystems Mit dem Angebot ist ein gültiges Zertifikat nach DIN EN ISO 27001 oder eine vergleichbare Zertifizierung (z. B. Basis- oder Kernabsicherung nach IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Gültigkeit und den Anwendungsbereich des Zertifikats zu überprüfen.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Der Bieter hat folgende Mindestreferenz vorzulegen: Nachweis von mindestens zwei geeigneten Referenzprojekt über erbrachte vergleichbare Leistungen des Unternehmens im Bereich der Digitalisierung von Archivalien aus den letzten drei Jahren vor Angebotsabgabe Die Erklärungen über die Referenzprojekte müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Bezeichnung des Auftrags - Kurze Beschreibung des Leistungsumfangs - Name des Auftraggebers inkl. Ansprechpartner - Art des Auftraggebers (öffentlicher Auftraggeber ja/nein) - Zeitraum der Leistungserbringung - Volumen der Leistungserbringung in EUR netto für den gesamten Leistungszeitraum Hinweis: Die geforderte Mindestreferenz muss je Los bei jeder Angebotsabgabe nur einmal vorgelegt werden. Das gilt auch im Falle einer Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft. So-weit sich ein Bieter auf mehrere Lose bewirbt, braucht nicht separat für jedes Los die genannte Referenz vorgelegt zu werden. Die Einreichung von mehr als drei Referenzen ist nicht erwünscht.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: Im Rahmen der Bewertung des Zuschlagskriteriums "Preis" erhält der Bieter mit dem auf Grundlage des Angebotsformulars günstigsten Angebot für das jeweilige Los die höchste Punktzahl. Das günstigste Angebot für das jeweilige Los ist dasjenige, welches den niedrigsten Gesamtangebotspreis aufweist. Die Preise der übrigen Angebote werden im Verhältnis zu der Punktzahl des günstigsten Bieters linear prozentual schlechter bewertet. Angebote, deren zu wertender Ge-samtangebotspreis im jeweiligen Los mindestens doppelt so hoch ist wie das günstigste Angebot, erhalten null Punkte. Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 70
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Leistungs- und Organisationskonzept
Beschreibung: Der Bieter hat ein Konzept einzureichen, aus dem hervorgeht, wie die ausgeschriebenen Leistungen erbracht werden sollen. In dem Konzept hat der Bieter die beabsichtigte Leistungserbringung sowie die dabei zum Einsatz kommende Organisations- und Infrastruktur darzulegen. Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzulegen: - Darstellung der eingesetzten Digitalisierungstechnik und der technischen Durchführung. Dabei sind insbesondere die räumliche Situation der Digitalisierungsstation sowie die Beleuchtungssituation und deren Eignung für die Digitalisierung der Archivalien zu beschreiben. - Darstellung der Maßnahmen, mit denen der Bieter den Schutz des Kulturguts während der gesamten Leistungserbringung gewährleisten will, insbesondere Angaben zu Schutzkonzepten während des Transports und der Bearbeitung, Angaben zu Transportbehältnissen, Angaben zu räumlichen und klimatischen Bedingungen des Lagerorts, Angaben zu Sicherheitskonzepten (z. B. Zugangskontrollen) und Angaben zur Qualifikation und Schulung des Personals um Um-gang mit unikalem Archivgut. - Darstellung der bei der Auftragsdurchführung eingesetzten technischen Infrastruktur einschließlich der verwendeten Hard- und Software unter Angabe der jeweils eingesetzten Versionen. - Eindeutige und ausführliche Beschreibung des vorgesehenen Projektablaufs einschließlich Zeitplan. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie die einzelnen Prozessschritte von der Übernahme der Archivalien bis zur Übergabe der Digitalisate organisiert werden und wie die Einhaltung der vorgesehenen Bearbeitungsfristen gewährleistet werden soll. Ferner ist darzustellen, wie vom Auftraggeber bereitgestellte Listen zu überspringender Verzeichnungseinheiten in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden, wie Fehler vermieden werden und wie sichergestellt wird, dass zu überspringende Akten zuverlässig von einer erneuten Digitalisierung ausgenommen werden. - Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätskontrolle und zum Qualitätsmanagement. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie die Einhaltung der technischen und fachlichen Anforderungen des Auftraggebers sichergestellt und dokumentiert werden soll. - Darstellung der Auswahl, Qualifikation und Organisation des voraussichtlich mit der Auftragsausführung betrauten Personals. - Darstellung, ob und in welcher Form Scan-on-Demand-Leistungen angeboten werden. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie entsprechende Einzelanforderungen des Auftraggebers organisatorisch abgewickelt und in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden. Die gesamte schriftliche Darstellung soll einen Umfang von 5 Seiten A4 inkl. Deckblatt (Schriftart: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Zeilenabstand: 1,5; Seitenränder: 2,5 cm) nicht überschreiten.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 17/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 28/08/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 56 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Vergabestelle behält sich vor, von den Bewerbern die Nachreichung, Vervollständigung und/oder Korrektur von Unterlagen im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu verlangen. Werden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, vervollständigt oder korrigiert, wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Die Erbringung der vertraglich vereinbarten (Teil-)Leistungen findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der europäischen Union, einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz statt. Jede Verlagerung von Teilleistungen oder der gesamten Leistung in ein Drittland ist nicht zulässig. Ist vorgesehen, (Teil-)Leistungen außerhalb der Bundesrepublik Deutschlands zu erbringen, ist dies dem Auftraggeber unter Angabe des Landes vor Vertragsschluss mitzuteilen und bedarf dessen Zustimmung. Die Zustimmung gilt als erteilt für die im Vergabeverfahren, insbesondere im finalen Angebot des Auftragnehmers sowie den hierzu eingereichten Unterlagen, gemachten Angaben zu den Leistungsorten. Hierzu ist mit Angebotsabgabe eine Eigenerklärung über eine vorgesehene Ausfuhr der Unterlagen ins Ausland abzugeben (vgl. S. 23 des Angebotsformulars).
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Landesarchiv Baden-Württemberg
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Landesarchiv Baden-Württemberg
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Landesarchiv Baden-Württemberg
Registrierungsnummer: USt-ID: DE 811743190
Postanschrift: Urbanstraße 31A
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70182
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Telefon: +49 71166040-00
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB
Registrierungsnummer: PR 155 (Registergericht Stuttgart)
Postanschrift: Stresemannstr. 79
Stadt: Stuttgart
Postleitzahl: 70191
Land, Gliederung (NUTS): Stuttgart, Stadtkreis (DE111)
Land: Deutschland
Telefon: +49 71166040 00
Rollen dieser Organisation:
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Kapellenstr. 17
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76131
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
Telefon: +49 721926-8730
Fax: +49 721926-3985
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
10. Änderung
10.1.
Änderung
Abschnittskennung: PROCEDURE
Beschreibung der Änderungen: Verlängerung der Angebotsfrist bis zum 28.08.2026 um 12:00 Uhr und entsprechende Anpassung der Frist für Rückfragen bis zum 17.08.2026.
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: cb73c50a-a3b6-4dfd-b9c3-12a51411b717 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/07/2026 15:33:32 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 517768-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 142/2026
Datum der Veröffentlichung: 27/07/2026