521602-2026 - Wettbewerb
Belgien – Verwaltungsdienste im Sozialwesen – Aanstellen van een sociaal secretariaat voor Zorggroep Annendael vzw Diest
OJ S 143/2026 28/07/2026
Auftragsbekanntmachung – Sonderregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Zorggroep Annendael vzw
E-Mail: overheidsopdrachten@annendael.be
Rechtsform des Erwerbers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Aanstellen van een sociaal secretariaat voor Zorggroep Annendael vzw Diest
Beschreibung: ZORGGROEP ANNENDAEL vzw, wenst een betrouwbare en toekomstgerichte partner aan te stellen voor de verwerking van payroll, sociaal-juridische ondersteuning en aanverwante HR-dienstverlening. De inschrijver houdt rekening met: • aantal medewerkers: 530 koppen, 330 VTE • personeelscategorieën Zorgprofielen (verpleegkundigen, zorgkundigen, Administratieve krachten, logistieke medewerkers) • paritaire comités; paritair comité 330 • eventuele ploegen- of shiftdiensten: ja • meerdere vestigingen: 4 vestigingen o GGZ: Psychiatrisch ziekenhuis – Vestenstraat 1, 3290 Diest o GGZ: Beschut wonen – Begijnenstraat 8, 3290 Diest o OZ: WZC Huis August – Fabiolalaan 2A, 3290 Diest o OZ: WZC Huis Sterre – Prins Alexanderstraat 55, 3270 Scherpenheuvel • complexe looncomponenten; IFIC barema’s, functiecomplementen, Bijzondere beroepstitels en bijzondere beroepsbekwaamheden, maaltijdcheques, groepsverzekering, cafetariaplan, fietslease • interfacing met bestaande systemen; Toba Cube, Digitaal medewerkersdossier(==> in eindfase gunning/beslissing), boekhoudsoftware • toekomstige groei en veranderende regelgeving De opdracht omvat: • Loonverwerking • Sociaal-juridische ondersteuning • Digitale payroll- en HR-processen • Integratie met het gekozen digitale medewerkersdossier • HR-rapportering • Financiële rapportering loonkosten vs boekhouding, begrotingsmodule, tool om actuals in te lezen en te vergelijken met de begroting • Rapporteringen noodzakelijk voor de overheid, bv e-calcura velden ter beschikking zodat rapportering voor WZC mogelijk zijn • Ondersteuning bij de implementatie, optimalisatie en continuïteit. De opdrachtgever verwacht een duurzame samenwerking waarbij dienstverlening, digitale maturiteit, veiligheid, compliance en sector specifieke expertise centraal staan.
Kennung des Verfahrens: ed9567b6-4eac-4905-8a8c-cf626ebdaecb
Interne Kennung: PPP0XQ-81/6004/ZA_HR/2026_01
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Zentrale Elemente des Verfahrens: openbare procedure
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 85321000 Verwaltungsdienste im Sozialwesen
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
2.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 2 235 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Aanstellen van een sociaal secretariaat voor Zorggroep Annendael vzw Diest
Beschreibung: ZORGGROEP ANNENDAEL vzw, wenst een betrouwbare en toekomstgerichte partner aan te stellen voor de verwerking van payroll, sociaal-juridische ondersteuning en aanverwante HR-dienstverlening. De inschrijver houdt rekening met: • aantal medewerkers: 530 koppen, 330 VTE • personeelscategorieën Zorgprofielen (verpleegkundigen, zorgkundigen, Administratieve krachten, logistieke medewerkers) • paritaire comités; paritair comité 330 • eventuele ploegen- of shiftdiensten: ja • meerdere vestigingen: 4 vestigingen o GGZ: Psychiatrisch ziekenhuis – Vestenstraat 1, 3290 Diest o GGZ: Beschut wonen – Begijnenstraat 8, 3290 Diest o OZ: WZC Huis August – Fabiolalaan 2A, 3290 Diest o OZ: WZC Huis Sterre – Prins Alexanderstraat 55, 3270 Scherpenheuvel • complexe looncomponenten; IFIC barema’s, functiecomplementen, Bijzondere beroepstitels en bijzondere beroepsbekwaamheden, maaltijdcheques, groepsverzekering, cafetariaplan, fietslease • interfacing met bestaande systemen; Toba Cube, Digitaal medewerkersdossier(==> in eindfase gunning/beslissing), boekhoudsoftware • toekomstige groei en veranderende regelgeving De opdracht omvat: • Loonverwerking • Sociaal-juridische ondersteuning • Digitale payroll- en HR-processen • Integratie met het gekozen digitale medewerkersdossier • HR-rapportering • Financiële rapportering loonkosten vs boekhouding, begrotingsmodule, tool om actuals in te lezen en te vergelijken met de begroting • Rapporteringen noodzakelijk voor de overheid, bv e-calcura velden ter beschikking zodat rapportering voor WZC mogelijk zijn • Ondersteuning bij de implementatie, optimalisatie en continuïteit. De opdrachtgever verwacht een duurzame samenwerking waarbij dienstverlening, digitale maturiteit, veiligheid, compliance en sector specifieke expertise centraal staan.
Interne Kennung: ZA_HR/2026_01_1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 85321000 Verwaltungsdienste im Sozialwesen
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Laufzeit: 144 Monate
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: De opdracht bevat twee verlengingen.
5.1.5.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 2 235 000,00 EUR
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's. Minimumeisen: idem

Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bewijs van registratie van erkenning als sociaal secretariaat Minimumeisen: De indiening van een kopie van de erkenningsbeslissing door de RSZ of een verklaring op eer dat het sociaal secretariaat erkend is.

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 11 van het KB van 18 april 2017. Minimumeisen: idem

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: De inschrijver heeft tijdens de afgelopen vijf jaar minstens 3 opdrachten als sociaal secretariaat uitgevoerd voor klanten binnen onze sector, waarvan minstens 2 binnen het paritair comité 330. Minimumeisen: De inschrijver heeft tijdens de afgelopen vijf jaar minstens 3 opdrachten als sociaal secretariaat uitgevoerd voor klanten binnen onze sector, waarvan minstens 2 binnen het paritair comité 330 -vergelijkbare sectoren, ervaring in woonzorgcentra; beschut wonen en geestelijke gezondheid-psychiatrisch ziekenhuis -vergelijkbare complexiteit -minstens 3 jaar klant bij de opgegeven referentie Per referentie meegeven: • korte beschrijving • scope • aantal medewerkers • contactpersoon • duur samenwerking -vergelijkbare systeemintegraties

Kriterium: Informationssicherheit
Beschreibung des Eignungskriteriums: De inschrijver beschikt over een kwaliteitsborgingssysteem en beleid rond compliance, waaronder GDPR. Bewijsstuk: Een toelichting (max. 2 pagina’s) waarin volgende onderdelen aantoonbaar worden opgenomen: • kwaliteitszorgsysteem of interne controleprocedures, • klachtenbehandeling, • GDPR-beleid en -tools, • mechanismen voor continue verbetering (bv. klanttevredenheidsmetingen, auditprocedures). Minimumeisen: Het bewijs wordt aanvaard indien: • de processen zijn onderbouwd met concrete voorbeelden of tools (bv. klachtenregister, DPO, auditverslag), • GDPR niet louter wordt benoemd, maar ook aantoonbaar is verankerd (bv. via dataregister, toegangsbeheer). Veralgemeende beweringen zonder onderbouwing worden als onvoldoende beschouwd

Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Qualität
Beschreibung: Payrol Software
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 32
Kriterium: 
Art: Qualität
Beschreibung: Dienstverlening sociaal secretariaat
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 32
Kriterium: 
Art: Qualität
Beschreibung: Samenwerking met externe partij HR-software (digitaal medewerkersdossier)
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
Kriterium: 
Art: Kosten
Beschreibung: Prijs
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 21
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://cloud.3p.eu/Downloads/1/81/XQ/2026
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.publicprocurement.be
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Niederländisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Beschreibung der finanziellen Sicherheit: Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental (€ 22.350,00))
Frist für den Eingang der Angebote: 07/09/2026 13:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Rechtbank Eerste Aanleg Leuven
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Zorggroep Annendael vzw
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Zorggroep Annendael vzw
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Zorggroep Annendael vzw
Registrierungsnummer: BE0414604526
Postanschrift: Vestenstraat 1
Stadt: Diest
Postleitzahl: 3290
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
Kontaktperson: Sonia Laermans
E-Mail: overheidsopdrachten@annendael.be
Telefon: +32 13380523
Internetadresse: http://www.annendael.be/
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Rechtbank Eerste Aanleg Leuven
Registrierungsnummer: BE 0308.357.753
Postanschrift: Ferdinand Smoldersplein 5
Stadt: Leuven
Postleitzahl: 3000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Leuven (BE242)
Land: Belgien
E-Mail: overheidsopdrachten@sad.be
Telefon: +32 16214111
Internetadresse: https://www.rechtbanken-tribunaux.be/nl/rechtbank-eerste-aanleg-leuven
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registrierungsnummer: BE 0475.480.736
Stadt: Antwerpen / Anvers
Postleitzahl: 2000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Land: Belgien
E-Mail: info@3p.eu
Telefon: +32 3 294 30 51
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffungsdienstleister
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: FPS Policy and Support
Registrierungsnummer: BE 0671.516.647
Stadt: Brussels
Postleitzahl: 1000
Land, Gliederung (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Land: Belgien
E-Mail: e.proc@publicprocurement.be
Telefon: +32 2 740 80 00
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: b7785ecd-6068-4ed0-938b-9d39eb8e0499  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftragsbekanntmachung – Sonderregelung
Unterart der Bekanntmachung: 20
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 24/07/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Bekanntmachung — eSender-Übermittlungsdatum: 24/07/2026 00:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Niederländisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 521602-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 143/2026
Datum der Veröffentlichung: 28/07/2026