2023-OJS166-523177-de

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1.

Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Stadt Bochum

Ort: Bochum

NUTS-Code: DEA51 Bochum, Kreisfreie Stadt

Land: Deutschland

E-Mail: cmerkel@bochum.de

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.bochum.de

I.4.

Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde

I.5.

Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand

II.1.

Umfang der Beschaffung

II.1.1.

Bezeichnung des Auftrags

Neuregelung Support und Betrieb Doxis

II.1.2.

CPV-Code Hauptteil
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme

II.1.3.

Art des Auftrags
Lieferauftrag

II.1.4.

Kurze Beschreibung

Doxis ICA Service Bundles für die Stadt Bochum

(SaaS, Hosting & Doxis ICA Service Bundles)

II.1.6.

Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.1.7.

Gesamtwert der Beschaffung
Wert ohne MwSt.: 1,00 EUR

II.2.

Beschreibung

II.2.3.

Erfüllungsort

NUTS-Code: DEA51 Bochum, Kreisfreie Stadt

Hauptort der Ausführung: Stadt Bochum, Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation Willy-Brandt-Platz 2-6, 44787 Bochum

II.2.4.

Beschreibung der Beschaffung

Doxis ICA Service Bundles für die Stadt Bochum

(SaaS, Hosting & Doxis ICA Service Bundles)

II.2.5.

Zuschlagskriterien

Preis

II.2.11.

Angaben zu Optionen
Optionen: nein

II.2.13.

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14.

Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1.

Beschreibung

IV.1.1.

Verfahrensart
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung

Erläuterung:

Es sollen zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden, die entweder zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind, und ein Wechsel des Unternehmens würde dazu führen, dass der öffentliche Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde.

Mit der SER bestehen seit Jahren Verträge (Konzernlizenz) zur Entwicklung und Support von Doxis / eAkten. In diesem Zusammenhang erfolgten bereits erforderliche Eigenentwicklungen / Programmierungen, um das eAkten-System auf die Bedürfnisse der Fachbereiche anzupassen / zu optimieren. Aufgrund der spezifischen Anforderungen und der Komplexität des Projektes eAkten ist eine nahtlose Integration und Interoperabilität, das heißt die möglichst nahtlose Zusammenarbeit unterschiedlicher Systeme mit der bereits vorhandenen Softwarelösung von entscheidender Bedeutung. Hier handelt es sich um eine teilweise Erneuerung und Erweiterung des bestehenden Vertrages mit die SER, die einen verbesserten / verstärkten Support regelt, verbunden mit einem zusätzlichen Dienstleistungskontingent für Entwicklungen am bereits bestehenden Doxis-System.

Ein Wechsel des Unternehmens würde zu unterschiedlichen Leistungen und somit zu technischen Inkompatibilitäten mit den bisherigen Programmierungen führen, welcher letztendlich zu erheblichen Verzögerungen im weiteren Rollout der eAkten führen würde.

Die Vielfalt der technischen Anforderungen bedingt spezialisiertes Fachwissen und maßgeschneiderte Lösungen.

Die Durchführung eines offenen Wettbewerbs würde dazu führen, dass nicht alle erforderlichen technischen Merkmale abgedeckt werden können oder die Integration und Interoperabilität mit dem vorhandenen System und Infrastrukturen erschwert wird.

Durch die Auswahl eines einzelnen Anbieters können wir sicherstellen, dass die spezifischen technischen Anforderungen erfüllt werden und die gewünschte Leistung auf einem hohen Qualitätsniveau geliefert wird. Zudem kann die SER die geforderten Leistungen zeitnah anbieten.

Die Entscheidung zur Vergabe an einen spezialisierten Anbieter im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahme-Wettbewerb zielt darauf ab, die bestmögliche technische Lösung zu erhalten.

Ein Wechsel des Unternehmens, das bereits die Software Doxis im Haus betreut, könnte zudem zu erheblichen zeitlichen Problemen führen. Es könnte eine längere Einarbeitungszeit für das neue Unternehmen erforderlich sein, um die Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers zu verstehen und die Dienstleistung nahtlos fortzusetzen.

Darüber hinaus könnte ein Wechsel dazu führen, dass die Stadt Bochum eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste. Dies könnte zeitintensive Schulungen für die Mitarbeitenden, Anpassungen an den Arbeitsprozessen und zusätzliche Kosten für die Umstellung der Systeme erfordern.

Durch die Auswahl eines anderen Anbieters bestünde das Risiko technischer Inkompatibilitäten, Datenverlustsoder erheblicher Verzögerungen bei der Umsetzung.

Der aktuelle Anbieter verfügt über das erforderliche Fachwissen, Kenntnisse der vorhandenen Softwarearchitekturund tiefgreifende Einblicke in das Projekt.

Dies ermöglicht eine reibungslose Fortsetzung der Entwicklungsarbeiten und minimiert potenzielle Risiken.

Die Bauleistungen/Lieferungen/Dienstleistungen können aus folgenden Gründen nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden:
- nicht vorhandener Wettbewerb aus technischen Gründen

IV.1.3.

Angaben zur Rahmenvereinbarung

IV.1.8.

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein

IV.2.

Verwaltungsangaben

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

Auftrags-Nr.: StBo_ZEK1_2023_00380_VhV_IT

Bezeichnung des Auftrags:

Neuregelung Support und Betrieb Doxis

V.2.

Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2.1.

Tag der Zuschlagsentscheidung
25/08/2023

V.2.2.

Angaben zu den Angeboten

Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein

V.2.3.

Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: SER eGovernment Europe GmbH Geschäftsstelle Münster

Ort: Münster

NUTS-Code: DEA33 Münster, Kreisfreie Stadt

Postleitzahl: 48143

Land: Deutschland

Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja

V.2.4.

Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession
Ursprünglich veranschlagter Gesamtwert des Auftrags/Loses/der Konzession: 1,00 EURGesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 1,00 EUR

V.2.5.

Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3.

Zusätzliche Angaben

VI.4.

Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren

VI.4.1.

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster

Ort: Münster

Land: Deutschland

VI.4.3.

Einlegung von Rechtsbehelfen

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antragssteller den aus seiner Sicht erfolgten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht gegenüber der Stadt Bochum gerügt hat oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Stadt Bochum, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. hierzu im Einzelnen § 160 (3) GWB mit den dort festgelegten Rügefristen).

VI.5.

Tag der Absendung dieser Bekanntmachung
25/08/2023