Rahmenvereinbarung Mediaagentur

Die Tourismus-Agentur Schleswig-Holstein GmbH (TA.SH) schreibt die Betreuung durch eine Media-Agentur für maximal vier Jahre aus. Vertragsbeginn ist der 01. Juli 2023.

Hauptaufgabe der Agentur ist es, Mediaplanungen für sämtliche Kampagnen der TA.SH – vorwiegend digital (Online & Digital Out of Home), im Einzelfall auch im Print-Bereich – zu erstellen und die entsprechenden Maßnahmen umzusetzen, auszuwerten sowie weiterzuentwickeln.

Hauptort der Ausführung: Kiel

Die Media-Agentur, die den Zuschlag erhält, übernimmt folgende Aufgaben:

- Erstellung von Mediaplanungen – vorwiegend digital (Online & Digital Out of Home), im Einzelfall auch im Print-Bereich – auf Basis der unter Punkt 3 genannten Rahmenbedingungen für Kampagnen der TA.SH und solcher, die in Zusammenarbeit mit regionalen und lokalen Tourismusorganisationen umgesetzt werden bzw. an welchen sich diese beteiligen können (Kooperationskampagnen)

- Einkauf und Abrechnung, Einrichtung und Steuerung sowie fortlaufende Optimierung und Auswertung der im Mediaplan enthaltenen Maßnahmen

- Bereitstellung von Produktionsplänen zur Erstellung der benötigten Werbemittel durch die Kreativ-Agentur

- Regelmäßige und unaufgeforderte Auskunftserteilung zu Kampagnen-Zwischenständen

- Erstellung detaillierter und aussagekräftiger Kampagnen-Auswertungen inkl. fundierter Einordnung des Kampagnenerfolgs und Empfehlung bzgl. möglicher Optimierungen für zukünftige Maßnahmen

- Transparente und einheitliche Darstellung aller anfallenden Kosten (Mediakosten, technische Kosten, Agenturhonorar etc.)

- Prüfung externer Angebote für Einzelmaßnahmen (z. B. von Medienpartnern, Verlagen etc.) und Aussprache entsprechender Handlungsempfehlungen

- Beratung in Bezug auf das interne Kampagnen-Tracking über Google Analytics und Matomo sowie ggf. Unterstützung bei Anpassungen in den genannten Tools

- Beratung und Unterstützung bei der Einrichtung kampagnenrelevanter Tags/Pixels auf den Webseiten der TA.SH

- Beratung bzgl. technischer und datenschutzrechtlicher Entwicklungen im Online-Marketing

Da sich die finanziellen, zeitlichen und inhaltlichen Rahmenbedingungen einzelner Kampagnen teilweise kurzfristig ändern können, wird in Bezug auf die Umsetzung der jeweiligen Mediaplanungen ein gewisses Maß an Flexibilität vorausgesetzt.

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Höchstwert:

Für diese Rahmenvereinbarung gilt der folgende Höchstwert für die zu liefernden Waren in Bezug auf den ausgeschriebenen Zeitraum.

Folgender Höchstwert wurde für den Gesamtzeitraum (4 Jahre) ermittelt:

3.200.000,00 Euro.

Bei erreichen des Höchstwertes beendet dies automatisch die Rahmenvereinbarung.

Preis - Gewichtung: 35 %

Präqualifikation:

Zum Nachweis der unternehmensbezogenen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit kann die Bescheinigung der Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) vorgelegt werden.Darüber hinausgehend geforderte Unterlagen sind zusätzlich vorzulegen.

7. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio, Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße im relevanten Segment, Anzahlder Mitarbeiter, Standorte, Gründungsdatum, Historie, Telefon und Telefaxnummer, E-Mailadresse, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Bankverbindung, Beschreibung des Unternehmenszweiges, der die ausgeschriebene Dienstleistung erbringen wird (max. 4 DIN A-4-Seiten),

8. Unterschriebenes Angebotsschreiben (Formblatt),

9. Preisblatt,

10. Ggfls. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt),

11. Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns (Formblatt),

12. Eine exemplarische Kostenaufstellung gem. Anlage 3,

12. Eine exemplarische Mediaplanung gem. Anlage 3,

13. Eine exemplarische Kampagnenauswertung gem. Anlage 3,

14. ausgefüllte Formblatt „Sanktionen Russland“.

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Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

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Fragen zur Ausschreibung

Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 16. August 2022 an die GMSH, z.H. Herrn Ralf Krätschmann (e-Vergabesystem, E-Mail: ralf.kraetschmann@gmsh.de) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.

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Bewertungsmatrix

Mit den Vergabeunterlagen wird eine detaillierte Bewertungsmatrix für die Angebote versandt.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: