534157-2026 - Wettbewerb
Deutschland – Event-Organisation – Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Institutions Initiative
OJ S 147/2026 03/08/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
E-Mail: vergabe@eichlerkernklein.de
Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftliche Angelegenheiten
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Institutions Initiative
Beschreibung: Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Initiative (https://www.eit-hei.eu/).
Kennung des Verfahrens: 62fc59fd-ad6e-4511-baf3-8f492649c636
Interne Kennung: EITRM-HEI-EVENT2026
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
2.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Terms and conditions may be subject to individual service assignments.
2.1.3.
Wert
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1 700 000,00 EUR
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4DM2MGGZ# 1) Tenderers must declare that there is no connection to the Russian Federation within the meaning of Article 5k(1) of Regulation (EU) No 833/2014, as amended by Article 1(16) of Council Regulation (EU) 2025/2032 of 23 October 2025. The form Declaration of non-existence of grounds for exclusion must be used for the declaration. 2) The English version of this tender is directly available on the procurement platform DTVP
Rechtsgrundlage: 
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6.
Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Section 123(1) No 1 Competition Act
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Section 123(1) No 1 Competition Act
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Section 123(1) No 2 and 3 Competition Act
Betrug: Section 123(1) No 4 and 5 Competition Act
Korruption: Section 123(1) No 6 Competition Act
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Section 123(1) No 10 Competition Act
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern: Section 123(4) No 1 Competition Act
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen: Section 123(4) No 1 Competition Act
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Section 124(1) No 1 Competition Act
Zahlungsunfähigkeit: Section 124(1) No 2 Competition Act
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Section 124(1) No 2 Competition Act
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Section 124(1) No 3 Competition Act
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Section 124(1) No 2 Competition Act
Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten: Section 124(1) No 2 Competition Act
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Section 124(1) No 4 Competition Act
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Section 124(1) No 5 Competition Act
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Section 124(1) No 6 Competition Act
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Section 124(1) No 7 Competition Act
Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren: Section 124(1) No 8 and 9 Competition Act
5. Los
5.1.
Los: LOT-0001
Titel: Event Management Services in the framework of the EIT Higher Education Institutions Initiative
Beschreibung: EIT RawMaterials GmbH intends to establish a framework contract for event management services in relation to the EIT Higher Education Initiative. It is therefore seeking an event management agency to support the planning, organ-isation, delivery, and follow-up of EIT Higher Education Initiative events until the end of 2028. The selected agency is expected to provide flexible, high-quality, and cost-efficient event man-agement services for in-person, hybrid, and online formats, depending on the needs of each specific event. Please refer to the service description for further information.
Interne Kennung: EITRM-HEI-EVENT2026
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79952000 Event-Organisation
5.1.2.
Erfüllungsort
Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen: Terms and conditions may be subject to individual service assignments.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/10/2026
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2028
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme: 
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt ganz oder teilweise aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung des Eignungskriteriums: 1) Registration with the commercial register (Indication of the HRB/HRA number and the register court). If there is no obligation to register (e.g. due to the legal form), corresponding information must be provided. 2) Registration with a professional or trade register in other EU Member States (For the Member States of the European Union, the respective professional or trade registers are set out in Annex 11 to Directive 2014/24/EU).

Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Total turnover Annual turnover in EUR (net), based on the last three completed financial years before the time limit for tenders, for which figures are already available. Minimum requirement The tenderer must provide evidence that its total turnover for each of the last three completed financial years was at least EUR 1,000,000 (net, excl. VAT) per financial year. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung des Eignungskriteriums: Business liability insurance Evidence must be provided of the existence of business liability insurance for activities that are the subject of the tendered contract. Minimum requirement The business liability insurance to be proven must include the following minimum coverage: Personal injury, property damage and financial losses: EUR 500,000 sum insured per claim and limited to EUR 1 million sum insured for all claims in an insurance year. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: References Tenderers have to make proof of suitable references in the form of a self-declaration in a list of the main supplies and services delivered or performed over the last three years before the deadline for submission of tenders. For the purpose of this procurement procedure, a reference is defined as a contractual relationship between the tenderer and a client covering services which are comparable to those subject of the tendered contract. By the means of references it has to be made proof of the following (minimum requirements): - EU Institutions: The tenderer must demonstrate its experience with event management services with EU institutions, international organisations, public sector bodies, or other organisations of similar scale and complexity (minimum requirement: one reference). - Innovation and technology sector: The tenderer must demonstrate its experience with event management services in the innovation and technology sector, including organisations promoting research, innovation, entrepreneurship, technology commercialisation, digital transformation, and industrial competitiveness. For the purpose of this procurement procedure this sector is to be defined as sector in whch companies and public entities develop, manufacture and distribute technologies, e.g. software, IT, hardware, electronics, telecommunication, deep tech (minimum requirement: one reference). - In-person, hybrid, and online events: The tenderer must demonstrate its experience with international in-person, hybrid, and online events, including including conferences and workshops. (minimum requirement: one reference). Note: One reference may cover more than one of the above-mentioned exclusion criteria. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Number of employees Declaration showing the tenderer's average annual number of permanent employees over the last three completed fiscal years before the deadline for submission of tenders. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"

Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung des Eignungskriteriums: Tenderers have to declare which parts of the contract the tenderer intends to subcontract, where such a declaration is already possible. Declarations must be made by using the form "Declaration of Eligibility"
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Concept outline for an in-person commu-nity event
Beschreibung: See section 6.4.1 of the invitation to tender. The tenderer is requested to prepare a concept with an outline for an in-person community event with the following minimum content (see table below). The outline for an in-person community event should not exceed 20 DIN A4 text pages (with maximum font size 11, Arial or comparable). The tender concept shall be prepared up in accordance with the guidelines set out in the sep-arate document "In-Person Community Event Brief." Please refer to the procurement documents for further information on the award criteria and the evaluation of tenders.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 50
Kriterium: 
Art: Qualität
Bezeichnung: Quality, Expertise and Experience of the Proposed Project Team
Beschreibung: See section 6.4.2 of the invitation to tender. The tenderer is requested to prepare a presentation of the agency's team for the contractual services covering all required roles. The presentation shall not exceed 1 DIN A4 text page (with maximum font size 11, Arial or comparable) per team member. Please refer to the procurement documents for further information on the award criteria and the evaluation of tenders.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium: 
Art: Preis
Bezeichnung: Total per price list
Beschreibung: See section 6.5 of the invitation to tender. The tenderers calculate the requested prices on the basis of the Service Description and the Terms of Contract and enter these in full in the fields provided in the Price List. Please refer to the procurement documents for further information on the award criteria and the evaluation of tenders.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Englisch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 24/08/2026 23:59:59 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MGGZ/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal: 
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MGGZ
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung: 
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4DM2MGGZ
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 01/09/2026 12:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 3 Monate
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: 
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Section 56 Procurement Ordinance shall apply to follow-up requests for documentation.
Auftragsbedingungen: 
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung: 
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: 
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: According to section 160 (3) sentence 1 No 4 Competition Act a review procedure is inadmissible, if more than 15 calendar days have expired since receipt of notification from the contracting authority that it is unwilling to redress the objection.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: EIT RawMaterials GmbH
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: EIT RawMaterials GmbH
8. Organisationen
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: EIT RawMaterials GmbH
Registrierungsnummer: VAT ID DE301692026
Postanschrift: Knesebeckstr. 62
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10719
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabe@eichlerkernklein.de
Telefon: +4930467384230
Rollen dieser Organisation: 
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Stadt: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de
Internetadresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/
Rollen dieser Organisation: 
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation: 
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4aa79d2d-1585-4f1d-b798-a757b5e9648e  -  01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 31/07/2026 12:53:47 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Englisch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 534157-2026
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 147/2026
Datum der Veröffentlichung: 03/08/2026