Beschaffung einer EHS-Managementsoftware

Die Software ist im Bereich des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) angesiedelt und wird verwaltungsintern von 700 Mitarbeitern genutzt werden.

Die EHS-Software muss die Verantwortlichen bei der Organisation und Durchführung dieser Aufgaben mit Hilfe eines durchgängigen und individuell festlegbaren Berechtigungs- und Rollenkonzeptes unterstützen. Mit Hilfe der Software muss eine übersichtliche Überwachung und Delegation von Aufgaben, Pflichten und Terminen ermöglicht werden. Des Weiteren müssen eine revisionssichere und zeitpunktgenaue Dokumentation sowie die Generierung von Statistiken per Knopfdruck möglich sein. Ebenfalls muss die EHS-Managementsoftware die Verantwortlichen bei der Durchführung von internen und externen Audits unterstützen.

Die Voraussetzung ist, dass die EHS-Managementsoftware in Modulen arbeitet, die untereinander verknüpft sind und somit auf die Daten untereinander zugreifen können. Zudem sollen die Module jederzeit individuell erweiterbar sein. Mit den Modulen sollen Gefährdungsbeurteilungen und die passenden Betriebsanweisungen abgebildet und Maßnahmen daraus abgeleitet werden. Ebenfalls sollen Gefahrstoffe mit Hilfe eines Gefahrstoffkatasters dargestellt werden können.

Des Weiteren müssen Unterweisungen koordiniert und über Rollenverteilungen gemanagt werden. Die Unterweisungen funktionieren über ein E-Learning-System. Unterweisungsnachweise werden zu dokumentationszwecken erstellt und können ausgedruckt oder gespeichert werden.

Alle Inhalte der EHS-Managementsoftware entsprechen den aktuellen rechtlichen Anforderungen und werden regelmäßig und bei gesetzlichen Änderungen durch den Hersteller aktualisiert. Zudem müssen eigene verwaltungsinterne Unterweisungsthemen eingepflegt oder importiert werden.

Unfallanzeigen müssen über ein separates Modul unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten erfasst und zu statistischen Zwecken revisionssicher bearbeitet werden (bspw. Unfallstatistik, etc.).

Die Koordination von Arbeitsmedizinischen Vorsorgen erfolgt ebenfalls über ein gesondertes Modul.

Es werden alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt (Schutz sensibler Personendaten bzw. Daten bestimmter Personengruppen) und es liegt eine Zertifizierung gemäß DSGVO vor.

Hauptort der Ausführung: 56564 Neuwied

1. Lizenzen:

Die Stadt Neuwied hat 750 Beschäftigte und benötigt Lizenzen für 700 Anwender. Hierbei wird nicht unterschieden zwischen der Verwendung der Lizenz für den Zugriff, Web-Client oder mobiler App für IOS. Alle drei Client-Varianten sind zwingend Bestandteil des Angebotes und können von jedem lizensierten User wahlfrei genutzt werden.

Es gibt keine Einschränkung bzw. Preisanpassung aufgrund der gespeicherten Anzahl von Objekten im System (bspw. Unterweisungsnachweise, Dokumente, usw.).

2. Schnittstelle:

Zusätzlich enthalten ist eine allgemeine Import-Schnittstelle, mit der verschiede Dateiformat, wie CSV, XML importiert werden können. Insbesondere soll damit gewährleistet werden, dass bereits vorhandene in Excel aufgestellte Gefährdungsbeurteilungen ins System übertragen werden können. Legen Sie dem Angebot bitte eine Übersicht aller weiteren Schnittstellen bei, die Ihr System derzeit bietet.

3.Schulungen:

Erläutern Sie bitte Ihr Schulungskonzept und geben Sie eine Kosten- und Aufwandsschätzung ab für

• Schulung für Administration

• Anwenderschulungen

Bieten Sie hier eine Multiplikatorenschulung für einen kleinen Teilnehmerkreis der Verwaltung (maximal 8 Personen) an. Wir beabsichtigen nicht jeden MA durch den Auftragnehmer schulen zu lassen.

4. Softwarepflege- und Support:

Der Gesamtpreis für Softwarepflege- und Support ist im Preisblatt anzugeben. Wir benötigen die folgenden Supportzeiten:

• Montag bis Freitag zwischen 8:00 Uhr und 16:00 Uhr

• Die Reaktionszeit beträgt 4 Stunden.

Zur einfacheren Problemlösung bzw. Fehlersuche kann sich der Auftragnehmer, bei Bedarf, auf Arbeitsplatzrechner oder Server des Auftraggebers via Fernzugriff mit via Teamviewer oder ähnlichem Produkt aufschalten. Hilfe und Support erfolgen in deutscher Sprache. Die kostenpflichtige Softwarepflege beinhaltet alle Softwarekosten für Updates, Upgrades und Releases.

5. Dokumentation

Die Dokumentationen liegen in deutscher Sprache vor.

Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2

Anzahl der elektronisch eingegangenen Angebote: 2

A. Einzureichende Unterlagen

- Vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis.

- Vollständig ausgefülltes Preisblatt.

- Vollständiges Angebot mit den in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis geforderten Komponenten.

- Beschreibung Ihres Schulungskonzeptes.

- Übersicht aller weiteren Schnittstellen, die Ihr System derzeit bietet.

- Übersicht über mindestens 5 Referenzkundeninstallationen mit Datum der Produktivnahme. Dabei sollte es sich möglichst um Kommunalverwaltungen in ähnlicher Größe zur Stadt Neuwied handeln. Von diesen wiederum sollte zumindest eine langfristige Installation und eine möglichst erst kurzfristig erfolgte Einrichtung aufgeführt werden.

B. Nach Zuschlagserteilung ist ein EVB-IT Überlassungsvertrag Typ A (Langfassung mit Pflege) abzuschließen. Maßgeblich für den Leistungsumfang sind ausschließlich die Bestimmungen aus dem EVB-IT Vertrag, nicht die AGBs des Anbieters.

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: