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1. Beschaffer
1.1.
Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Rechtsform des Erwerbers: Regionale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1.
Verfahren
Titel: Rahmenverträge Öffentlichkeitsarbeit MKW 2024 ff.
Beschreibung: Die Öffentlichkeitsarbeit des Ministeriums hat die Aufgabe, der Informationspflicht der Landesregierung gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern nachzukommen und über die Maßnahmen in den Themenbereichen Kultur und Wissenschaft zu informieren. Hierbei sollen alle der modernen Kommunikation zur Verfügung stehenden Instrumente zum Einsatz kommen, um die verschiedenen Empfängergruppen (Allgemeine Öffentlichkeit, Studentinnen und Studenten, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Künstlerinnen und Künstler, Multiplikatoren, u.v.m.) zielgruppengerecht anzusprechen. Ziel ist es, einheitlich und mit starken visuellen Elementen für die Themenschwerpunkte des Ministeriums zu kommunizieren. Aufgrund der quantitativ und qualitativ gestiegenen Nachfrage an das öffentliche Informationsangebot des Ministeriums in den vergangenen Jahren sollen Rahmenverträge zur Unterstützung der von den Referaten MB4 und MB5 koordinierten Öffentlichkeitsarbeit ausgeschrieben werden.
Kennung des Verfahrens: ccf6f59d-d9c5-43fe-9606-6de5190e9e18
Verfahrensart: Offenes Verfahren
2.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79416000 Öffentlichkeitsarbeit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 75110000 Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung, 79810000 Druckereidienste, 92110000 Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen
2.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Völklinger Straße 49
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40221
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort ist Deutschland, da sich die Vertragsparteien zur kurzfristigen engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit verpflichten, die nicht nur eine inhaltliche Nähe zu den Themen des Ministeriums, sondern auch eine geografische Nähe voraussetzt. Für Wegstrecken zwischen Firmensitz der Auftragnehmerin und des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft, Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf, werden beispielsweise keine Fahrtkosten erstattet.
2.1.4.
Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPY1A2QMSRK I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Frau Johanna Hauptmann Referat Z.14 40190 Düsseldorf E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de II. Informationen und Kommunikation Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften. Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum: 29.01.2024 Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 14.11.2023 zur Kenntnis gegeben. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 06.02.2024 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen. Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 13.02.2024 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.5.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Höchstzahl der Lose, für die ein Bieter Angebote einreichen kann: 3
Auftragsbedingungen:
Höchstzahl der Lose, für die Aufträge an einen Bieter vergeben werden können: 3
2.1.6.
Ausschlussgründe
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Konkurs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vergleichsverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Entrichtung von Steuern: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
5. Los
5.1.
Los: LOT-0002
Titel: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen)
Beschreibung: Fachlos 1: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen) Beratung und Agenturleistungen für die (auch kurzfristige) Erstellung von Videos (z.B. Videogrußworte mit Promptertechnik, Kurzfilme/Trailer/Aftermovie, Video(podcasts), Livestreaming und Durchführung von Hybrid-Veranstaltungen) Finanzieller Rahmenumfang: 200.505 EUR (netto) für 2024, 126.050 EUR (netto) pro Folgejahr Dies stellt nur eine Schätzung dar und begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf ein bestimmtes Auftragsvolumen. Dazu sollen im Einzelnen gehören: 1. Konzeption und Umsetzung von Bewegtbildformaten, Video- und Filmproduktionen, insbesondere für die Sozialen Medien des Ministeriums (inkl. YouTube-Kanal) und die Website sowie für Veranstaltungen, 2. filmische Begleitung von Terminen des Ministeriums (u.a. der Ministerin und der Staatssekretärin) und kurzfristige Umsetzung von Videoformaten (z.B. Aftermovies/Trailer/Kurzfilme etc.) inkl. Schnitt, Musik, Vertonung mit Sprecherin oder Sprecher, Untertitelung, Texttafeln, Gebärdendolmetscher, etc., 3. Aufzeichnung von Videogrußworten mit Promptertechnik, 4. Planung und Durchführung hybrider Veranstaltungen (inkl. technischer Tests vorab, Auf- und Abbau, technischer Betreuung am Veranstaltungstag, Recording und Nachbearbeitung), 5. Planung und Durchführung von Livestreams (inkl. technischer Tests vorab, Auf- und Abbau, technischer Betreuung am Veranstaltungstag, Recording und Nachbearbeitung), 6. Umsetzung von Kampagnen-Videos.
Interne Kennung: 1
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79416000 Öffentlichkeitsarbeit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 75110000 Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung, 79810000 Druckereidienste, 92110000 Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Völklinger Straße 49
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40221
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort ist Deutschland, da sich die Vertragsparteien zur kurzfristigen engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit verpflichten, die nicht nur eine inhaltliche Nähe zu den Themen des Ministeriums, sondern auch eine geografische Nähe voraussetzt. Für Wegstrecken zwischen Firmensitz der Auftragnehmerin und des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft, Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf, werden beispielsweise keine Fahrtkosten erstattet.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/04/2024
Enddatum der Laufzeit: 14/04/2025
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Es ist beabsichtigt, die Verträge zunächst mit einer Laufzeit vom 15.04.2024 bis 14.04.2025 zu schließen und sie mit einer jeweils jährlichen Verlängerungsoption, also vom 15.04.2025 bis zum 14.04.2026 und vom 15.04.2026 bis zum 14.04.2027, zu versehen. Die Verlängerungsoptionen stehen jeweils unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Haushaltsgesetzgebers.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Die Berücksichtigung der Energieeffizienz und daran gekoppelte Maßnahmen sind zwar nicht für alle drei Fachlose in gleichem Maße umsetzbar, da es sich verstärkt um Dienstleistungen handelt, dennoch werden von den Agenturen herausgestellte Umweltaspekte und - zeichen als zusätzlicher Pluspunkt gewertet. So sollten zukünftige fertige Druckerzeugnisse im Bestfall die Anforderungen des Blauen Engels erfüllen. Zudem sollte auf umweltfreundlichen Versand geachtet werden. Ein entsprechender Passus wird insbe-sondere im Vertrag von Fachlos 2 ergänzt.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz, Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 (Formular 523 EU, Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt: a) Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung b) Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags c) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 1: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen) d) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 2: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-(Print-Dienstleistungen) e) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 3: Veranstaltungsmanagement (physisch)
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 27/02/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 42 $name_timeperiod.DAYS_PLURAL_deu
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung - EU - Formular 531 EU - Erklärung Ausschlussgründe EU - Formular 521 EU - Erklärung Eignungsleihe - EU - Formular 532 EU - ausgefülltes Dokument Preisblatt - Verpflichtungserklärung Nachunternehmer EU - Formular 533 EU - zu Fachlos 1 - Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 2 - Online-Kommunikation und Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienst-leistungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 3 - Veranstaltungsmanagement (physisch): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
5.1.
Los: LOT-0003
Titel: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienstleistungen)
Beschreibung: Fachlos 2: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienstleistungen) Beratung und Agenturleistungen für Ideenentwicklung, Konzeption und Durchführung, Gestaltung und Layout, Lektorat und Redaktion sowie digitale Produktion von Online-Kommunikations-Grafiken und Kampagnen sowie Druckabwicklung und Druck von Präsentationsprodukten und Werbemitteln Finanzieller Rahmenumfang: 159.800 EUR (netto) für 2024, 126.050 EUR (netto) pro Folgejahr Dies stellt nur eine Schätzung dar und begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf ein bestimmtes Auftragsvolumen. Dazu sollen im Einzelnen gehören: 1. Weiterentwicklung des Corporate Design (CD) des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen passend zum CD des Landes Nordrhein-Westfalen unter strenger Berücksichtigung des durch das Land vorgegebenen Rahmens, 2. Strategische Beratung, Planung, Konzeption und kurzfristige Realisierung von Maßnahmen für die interne und externe Kommunikation (Social Media, Website, E-Mail-Newsletter, etc.), 3. Kampagnen: Entwicklung von Ideen und Konzepten crossmedialer Kommunikations-maßnahmen (Print und Online), 4. Erarbeitung von (barrierefreien) Vorlagen für die Online-Kommunikation (Social Media, Website, Intranet etc.), 5. Ideenentwicklung, Beratung, Gestaltung, Konzeption und kurzfristige Produktion von (barrierefreien) Präsentations- und Werbemitteln, in gedruckter Form und digital (wie bspw. Weihnachtskarten, Einladungen, Grußkarten, Autogrammkarten, Plakate, Roll-Ups, Messewände, Flyer, Giveaways, etc.), 6. Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Sonderformaten wie digitale Veröffentlichungen, E-Paper, Online-Präsentationen oder Apps, Paid Social-Anzeigen, Online-Banner, animierte Karten, Animationen, Grafiken oder Illustrationen für Social Media (soweit wie möglich barrierefrei), 7. Beratung, Recherche, Redaktion und Lektorat, 8. Bildrecherchen nach Vorgaben und Erstellung von Bildlisten mit Quellenangaben.
Interne Kennung: 2
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79416000 Öffentlichkeitsarbeit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 75110000 Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung, 79810000 Druckereidienste, 92110000 Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Völklinger Straße 49
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40221
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort ist Deutschland, da sich die Vertragsparteien zur kurzfristigen engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit verpflichten, die nicht nur eine inhaltliche Nähe zu den Themen des Ministeriums, sondern auch eine geografische Nähe voraussetzt. Für Wegstrecken zwischen Firmensitz der Auftragnehmerin und des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft, Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf, werden beispielsweise keine Fahrtkosten erstattet.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/04/2024
Enddatum der Laufzeit: 14/04/2025
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Es ist beabsichtigt, die Verträge zunächst mit einer Laufzeit vom 15.04.2024 bis 14.04.2025 zu schließen und sie mit einer jeweils jährlichen Verlängerungsoption, also vom 15.04.2025 bis zum 14.04.2026 und vom 15.04.2026 bis zum 14.04.2027, zu versehen. Die Verlängerungsoptionen stehen jeweils unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Haushaltsgesetzgebers.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Die Berücksichtigung der Energieeffizienz und daran gekoppelte Maßnahmen sind zwar nicht für alle drei Fachlose in gleichem Maße umsetzbar, da es sich verstärkt um Dienstleistungen handelt, dennoch werden von den Agenturen herausgestellte Umweltaspekte und - zeichen als zusätzlicher Pluspunkt gewertet. So sollten zukünftige fertige Druckerzeugnisse im Bestfall die Anforderungen des Blauen Engels erfüllen. Zudem sollte auf umweltfreundlichen Versand geachtet werden. Ein entsprechender Passus wird insbe-sondere im Vertrag von Fachlos 2 ergänzt.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz, Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 (Formular 523 EU, Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt: a) Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung b) Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags c) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 1: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen) d) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 2: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-(Print-Dienstleistungen) e) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 3: Veranstaltungsmanagement (physisch)
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 27/02/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 42 $name_timeperiod.DAYS_PLURAL_deu
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung - EU - Formular 531 EU - Erklärung Ausschlussgründe EU - Formular 521 EU - Erklärung Eignungsleihe - EU - Formular 532 EU - ausgefülltes Dokument Preisblatt - Verpflichtungserklärung Nachunternehmer EU - Formular 533 EU - zu Fachlos 1 - Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 2 - Online-Kommunikation und Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienst-leistungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 3 - Veranstaltungsmanagement (physisch): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
5.1.
Los: LOT-0004
Titel: Veranstaltungsmanagement (physisch)
Beschreibung: Fachlos 3: Veranstaltungsmanagement (physisch) Beratung und Agenturleistungen für die Planung, Organisation und Durchführung von physischen Veranstaltungen Die Veranstaltungen des MKW sind so unterschiedlich, wie die Zielgruppen, für die sie durchgeführt werden. Daher unterscheiden sich die Formate erheblich. Inhaltliche Ausrichtung und Vorgaben werden durch das Ministerium vorgenommen. Finanzieller Rahmenumfang: 84.034 EUR (netto) pro Jahr Dies stellt nur eine Schätzung dar und begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf ein bestimmtes Auftragsvolumen. Dazu sollen im Einzelnen gehören: 1. Beratung, Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen zu Kommunikationsmaßnahmen und Pressearbeit, 2. Vorbereitung: Organisatorische Planung (z. B. Recherche für Veranstaltungsorte, Akquise von speziellen Räumlichkeiten, Technik, Catering, Dekoration, Ausschilderung, Abstimmungen mit allen Beteiligten, Vorort-Begehungen), 3. Bewerbung und Begleitung der Veranstaltung (z. B. digitales oder analoges Einladungsmanagement, Bau und Betreuung von Landing Pages, Plakate, Dekorationselemente, Erstellung von Informations-/Tagungsunterlagen, Gestaltung von Grafikflächen, etc.), ggf. Konzeption/Produktion von Ausstellungssystemen und -elementen, logistische Organisation von Transport- und Aufbauleistungen (An- und Abtransport), 4. Durchführung der Veranstaltung: Teilnehmermanagement, organisatorische und ggf. technische Betreuung vor Ort, Ansprechpartner für Unterauftragnehmer (z.B. Catering, Garderobe, usw.), 5. Nachbereitung inkl. Dokumentation von Veranstaltungsformaten.
Interne Kennung: 3
5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79416000 Öffentlichkeitsarbeit
Zusätzliche Einstufung (cpv): 75110000 Dienstleistungen der allgemeinen öffentlichen Verwaltung, 79810000 Druckereidienste, 92110000 Film- und Videofilmherstellung und verbundene Dienstleistungen
5.1.2.
Erfüllungsort
Postanschrift: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Völklinger Straße 49
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40221
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen: Erfüllungsort ist Deutschland, da sich die Vertragsparteien zur kurzfristigen engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit verpflichten, die nicht nur eine inhaltliche Nähe zu den Themen des Ministeriums, sondern auch eine geografische Nähe voraussetzt. Für Wegstrecken zwischen Firmensitz der Auftragnehmerin und des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft, Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf, werden beispielsweise keine Fahrtkosten erstattet.
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 15/04/2024
Enddatum der Laufzeit: 14/04/2025
5.1.4.
Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: Es ist beabsichtigt, die Verträge zunächst mit einer Laufzeit vom 15.04.2024 bis 14.04.2025 zu schließen und sie mit einer jeweils jährlichen Verlängerungsoption, also vom 15.04.2025 bis zum 14.04.2026 und vom 15.04.2026 bis zum 14.04.2027, zu versehen. Die Verlängerungsoptionen stehen jeweils unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Haushaltsgesetzgebers.
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Noch nicht bekannt
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung: Die Berücksichtigung der Energieeffizienz und daran gekoppelte Maßnahmen sind zwar nicht für alle drei Fachlose in gleichem Maße umsetzbar, da es sich verstärkt um Dienstleistungen handelt, dennoch werden von den Agenturen herausgestellte Umweltaspekte und - zeichen als zusätzlicher Pluspunkt gewertet. So sollten zukünftige fertige Druckerzeugnisse im Bestfall die Anforderungen des Blauen Engels erfüllen. Zudem sollte auf umweltfreundlichen Versand geachtet werden. Ein entsprechender Passus wird insbe-sondere im Vertrag von Fachlos 2 ergänzt.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen: Klimaschutz, Vermeidung und Verminderung der Umweltverschmutzung
5.1.9.
Eignungskriterien
Kriterium:
Art: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Kriterium:
Art: Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung: Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung des Eignungskriteriums: - Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521 EU) - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022 (Formular 523 EU, Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU)
Kriterium:
Art: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung des Eignungskriteriums: Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt: a) Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung b) Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags c) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 1: Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen) d) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 2: Online-Kommunikation & Kampagnen (inkl. Grafik-(Print-Dienstleistungen) e) Erfahrungen und Kenntnisse im Themenbereich von Fachlos 3: Veranstaltungsmanagement (physisch)
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 27/02/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 42 $name_timeperiod.DAYS_PLURAL_deu
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: vgl. § 56 VgV
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Eröffnungstermin: 27/02/2024 12:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Einzureichende Unterlagen: - Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung - EU - Formular 531 EU - Erklärung Ausschlussgründe EU - Formular 521 EU - Erklärung Eignungsleihe - EU - Formular 532 EU - ausgefülltes Dokument Preisblatt - Verpflichtungserklärung Nachunternehmer EU - Formular 533 EU - zu Fachlos 1 - Video-Dienstleistungen (inkl. Livestreams/Hybrid-Veranstaltungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 2 - Online-Kommunikation und Kampagnen (inkl. Grafik-/Print-Dienst-leistungen): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - zu Fachlos 3 - Veranstaltungsmanagement (physisch): Für weitere Informationen hierzu siehe Dokument "Leistungsbeschreibung" unter "Vergabeunterlagen". - Eigenerklärung zur Umsetzung von Art. 5 k Abs. 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08. April 2022. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
TED eSender: Beschaffungsamt des BMI
8. Organisationen
8.1.
ORG-0005
Offizielle Bezeichnung: Beschaffungsamt des BMI
Registrierungsnummer: 994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
8.1.
ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Registrierungsnummer: 05111-06001-89
Postanschrift: Völklinger Straße 49
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40221
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Telefon: +49 21189604
Fax: +49 2118964555
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
8.1.
ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Registrierungsnummer: 05111-06001-89
Postanschrift: Völklinger Straße 49
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40221
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Telefon: +49 21189604
Fax: +49 2118964555
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
8.1.
ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Geschäftsstelle
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1.
ORG-0004
Offizielle Bezeichnung: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen
Registrierungsnummer: 05111-06001-89
Postanschrift: Völklinger Straße 49
Stadt: Düsseldorf
Postleitzahl: 40221
Land, Gliederung (NUTS): Düsseldorf, Kreisfreie Stadt (DEA11)
Land: Deutschland
Telefon: +49 21189604
Fax: +49 2118964555
Rollen dieser Organisation:
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 0d29fb47-3a4b-4b90-99e6-f2f04621a095 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 25/01/2024 11:47:54 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung: 54265-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe: 19/2024
Datum der Veröffentlichung: 26/01/2024