160/2025

1. Beschaffer

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: DMT-Gesellschaft für Lehre und Bildung mbH

Rechtsform des Erwerbers: Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Bildung

2. Verfahren

2.1.

Verfahren

Titel: DBM Archiv- und Sammlungsinformationssystem

Beschreibung: Für die Dokumentation, Zugänglichmachung und Verwaltung der umfangreichen und vielfältigen Sammlungen und Bestände des Deutschen Bergbau Museum Bochum soll ein neues, dem heutigen technischen Stand entsprechendes Archiv- und Sammlungsinformationssystem (ASIS) angeschafft werden. Damit soll eine Digitalisierung und Verklammerung grundlegender fachlicher Arbeits- und Verwaltungsprozesse zum Management der Sammlungen und Bestände im DBM und seinem montan.dok erreicht werden. Das System muss individuelle Anpassungen ermöglichen und dabei standardkonforme Lösungen bieten, um eine integrierte digitale Erschließung bzw. Dokumentation , (Online-)Zugänglichmachung und Verwaltung der umfangreichen und vielfältigen Sammlungen und Bestände im DBM in den und über die Grenzen der klassischen Dokumentationsparten hinweg zu erlauben.

Kennung des Verfahrens: e886a3f5-0197-47f3-8e40-2b6c8ff602cb

Interne Kennung: DMT-2025-0032

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren

Das Verfahren wird beschleunigt: nein

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Bochum

Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)

Land: Deutschland

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXVHYYJYT925BVQ2 Teilnahmewettbewerb: Das dem Teilnahmewettbewerb beiliegende Leistungsverzeichnis dient ausschließlich der Information. Geben Sie im Teilnahmewettbewerb KEIN Preisblatt mit ab. Dies führt zum Ausschluss. Unklarheiten: Enthalten die Ausschreibungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, insbesondere solche, welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bewerber/Bieter den Auftraggeber umgehend darauf per Nachricht über die Vergabeplattform hinzuweisen. Selbiges gilt für eventuelle Widersprüche und Unvollständigkeiten in den Vergabeunterlagen. Hinweise zur Kommunikation im Verfahren: Fragen zum Verfahren stellen Sie bitte ausschließlich über die Vergabeplattform. Alle Bewerberfragen die bis zum 27.08.2025 bei uns eingehen werden rechtzeitig vor Teilnahmeantragsfrist beantwortet. Die den Bietern übermittelten Antworten werden Teil der Ausschreibungsunterlagen und sind im weiteren Verfahren zu beachten. Dies gilt auch für die während des Teilnahmewettbewerbs beantworteten Fragen. Bitte beachten Sie, dass die Vergabestelle Anfragen per Email oder Fax nicht berücksichtigt oder per Email beantwortet. Die Vergabestelle wickelt all ihre Vergaben über die Vergabeplattform ab. Um die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten zu gewährleisten, verwendet die Vergabestelle für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in allen Vergabeverfahren ausschließlich die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatz. Es wird an der Kommunikation über die Funktion des Vergabemarktplatzes bis zur Zuschlagerteilung festgehalten. Insofern muss der Bewerber/Bieter auch nach Angebotsabgabe die Nachrichten des Vergabemarktplatzes über den Eingang von Nachrichten auf dem Vergabemarktplatz beachten. Kennzeichnung von Geheimnissen: Der Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebotes, die berechtigterweise ein Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer/die Rechtsbehelfsinstanz im Falle eines Nachprüfungsverfahrens von seiner Zustimmung auf Einsicht durch andere Verfahrensbeteiligte (z.B. andere Teilnehmer oder Bieter) ausgehen. Bekanntmachung über Auftragsvergabe: Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung sein Name und der zu zahlende Auftragspreis entspre-chend der Vorgaben der EU bekannt gegeben werden. Sofern durch den Bieter Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, ent-scheidet der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

vgv -

2.1.6.

Ausschlussgründe

Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung

Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung:

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten:

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung:

Betrug:

Korruption:

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Steuern:

Verstoß gegen die Verpflichtung zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen:

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen:

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen:

Zahlungsunfähigkeit:

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter:

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit:

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften:

Schwerwiegendes berufliches Fehlverhalten:

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs:

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren:

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen:

Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage erforderlicher Unterlagen oder Erlangung vertraulicher Informationen zu dem Verfahren:

5. Los

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: DBM Archiv- und Sammlungsinformationssystem

Beschreibung: Folgende Anforderungen an das neue Archiv- und Sammlungsinformationssystem (ASIS) - die im Anhang weiter ausgeführt werden - sind dabei zu beachten: - Die Daten aus den unterschiedlichen Datenbanken in Faust müssen in das neue ASIS migriert werden (vgl. 3 Datenmigration) - Wir erwarten von dem Unternehmen eine fachspezifische Beratung und aktive Unterstützung bei dem Migrationsprozess (vgl. 3 Datenmigration) - Wir erwarten eine Schulung des ASIS und Support beim Betrieb (vgl. 4 Support und Schulungen) - Das ASIS muss eine differenzierte Administration der Benutzer:innen und eine Backupstrategie anbieten, um von allen Standorten des DBM aus sowie innerhalb der jeweiligen Standorte in unterschiedlichen Räumlichkeiten (Büros, Depots und Magazine) von ca. 50 aktiven Mitarbeiterinnen genutzt werden können. (vgl. 5 Systemadministration) - Die Verwendung von fachbezogenen Normdaten (z. B. GND, AAT etc. ) als kontrollierten Vokabularen muss im ASIS generell möglich sein (vgl. 6.3.1.6., Kontrollierte Vokabulare). - Die Verwendung von (poly-)hierarchischen mehrstufigen Thesauri muss im ASIS generell möglich sein (vgl. 6.3.1.7, Thesauri). - Das ASIS muss die Erzeugung und Verwaltung qualitativ hochwertiger und interoperabler Metadaten als sammlungsbezogene Forschungsdaten durch eine konsequente Orientierung an den allgemeinen und in den Fach-Communities einschlägigen (Daten-) Standards sowie deren weitergehende Verfügbarmachung und Vernetzung mit anderen digitalen Ressourcen innerhalb des DBM und online ermöglichen. - Das ASIS muss Datensouveränität und Datenhoheit des DBM gewährleisten. - Das ASIS soll bereits weitestgehend Datenstrukturen und -modelle aufweisen, muss aber durch einen speziell geschulten Technik-Administrator des Auftraggebers angepasst bzw. erweitert werden können. - Das ASIS soll an die spezifischen und mitunter komplexen Fachanforderungen unterschiedlicher sammlungsbezogene Domänen und Entitäten im DBM angepasst werden können (vgl. Anhang 6.1 Sammlungsbezogene Domänen und Entitäten). - Das ASIS soll das Management digitaler Repräsentationen und analoger Sammlungsentitäten erlauben (z. B. analoge Fotografie und deren digitale Reproduktion). - Das ASIS muss basale fachliche Arbeits- und Verwaltungsprozesse zu den Sammlungen und Beständen unterstützen (vgl. Anhang 6.1 Sammlungsbezogene Arbeits- und Verwaltungsprozesse). - Das ASIS soll objektbezogen die Administration der ständigen Ausstellung und zukünftiger Wechselausstellungen (u. a. Leihverkehr, Exponatbeschreibungen) unterstützen (vgl. Anhang 6.1 Sammlungsbezogene Arbeits- und Verwaltungsprozesse). - Das ASIS sollte idealerweise auch darüber hinaus Planung und Management von Ausstellungen unterstützen. - Dass Angebot muss die lokale Installation auf Servern des DBM und den Betrieb des Systems durch das DBM kalkulieren. Die einmaligen sowie die laufenden Kosten pro Jahr müssen getrennt ausgewiesen werden. Bitte beschreiben Sie kurz Ihre Lösung und die damit verbundenen Anforderungen an die IT-Infrastruktur innerhalb des DBM. - Prinzipiell ist auch eine cloudbasierte Lösung auf externen Servern z. B. des Anbieters denkbar, die als zusätzliche und alternative Option kurz beschrieben und kalkuliert werden soll. Im Fall einer cloudbasierten Lösungen muss Datenschutzkonformität gewährleistet und bescheinigt werden. Die Software-Überlassung sowie die Erbringung von Serviceleistungen (Wartung, Updates, Support etc.) sollen in Abhängigkeit des Systems in entsprechenden EVB-IT-Verträgen geregelt werden. Der Vertrag ist zunächst auf eine Laufzeit von vier Jahren ausgelegt. Es besteht die Absicht, den Vertrag auch über diesen Zeitraum hinaus optional zu verlängern.

Interne Kennung: DMT-2025-0032

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72200000 Softwareprogrammierung und -beratung

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Bochum

Land, Gliederung (NUTS): Bochum, Kreisfreie Stadt (DEA51)

Land: Deutschland

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Andere Laufzeit: Unbegrenzt

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme:

Teilnahme ist nicht vorbehalten.

Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja

Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#

5.1.7.

Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung

5.1.9.

Eignungskriterien

Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung

Kriterium: Allgemeiner Jahresumsatz

Beschreibung des Eignungskriteriums: Gesamtumsatz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestkriterium ist ein Gesamtumsatz p.a. in den Geschäftsjahren 2021,2022, 2023, 2024 von mindestens 500.000 Euro (netto). Dies ist in geeigneter Form nachzuweisen.