2021-10110 Implementierung und Betrieb von SAP SuccessFactors sowie Subskriptionen für die Autobahn GmbH des Bundes

Implementierung und Betrieb

Hauptort der Ausführung: Berlin

Ziel von Los 1 ist die Implementierung der SAP SuccessFactors Module in die bestehende Systemlandschaft der Autobahn GmbH sowie die Begleitung des Produktivbetriebs im Sinne der Weiterentwicklung (Konfiguration und Erweiterung) und Übernahme des Second-Level-Supports für die implementierten Module. Die im Zuge von Los 1 zu erbringenden Leistungen sind u. a. die Erstellung eines Feinkonzepts zu Beginn der Implementierung, die Konfiguration und Erweiterung der Module, Anbindung von SAP SuccessFactors an die beteiligten Systeme und die Schulung von Key-User und Administratoren. Des Weiteren ist der Auftragnehmer von Los 1 zuständig für die Datenmigration von Altsystemen nach SAP SuccessFactors und den Rollout aller Module im Vergabeumfang. Nach erfolgreicher Produktivsetzung inklusive Hypercare-Phase hat der Auftragnehmer zudem die implementierte Systemlösung an die Auftraggeberin zu übergeben und übernimmt fortan die Weiterentwicklung der Module sowie den Second-Level-Support.

Der unter Abschnitt V.2.4) angegebene Gesamtwert enthält noch nicht den Wert der Verlängerungsoption für die vereinbarten Systemserviceleistungen (zweimal um jeweils ein weiteres Jahr); pro Jahr ergeben sich derzeit geschätzt ca. 500.000 € pro weiteres Jahr).

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Hauptort der Ausführung: Berlin

Die ursprüngliche Planung wurde auf Basis der einzelnen Module des SAP SF-Projekts ausgelegt. Mittlerweile hat das Projekt mehrere Umplanungen erfahren, um den aktuellen Bedingungen der HR-Prozesse bei der Autobahn GmbH zu entsprechen. Die Autobahn GmbH nahm am 01.01.2021 den Betrieb mit ca. 12.000 besetzten von ca. 15.000 geplanten Stellen auf. Demnach besteht dringender Bedarf an der Talentmanagementsoftware SuccessFactors, u.a. zum Recruiting der offenen Stellen, zur besseren Digitalisierung des Schulungsangebotes, zur Abbildung von Mitarbeitergesprächen und von Entwicklungspfaden der Autobahn Mitarbeiter. Die im Projekt beteiligten Fachbereiche Recruiting oder Personalentwicklung der Zentrale und der Niederlassungen waren und sind im permanenten Spagat zwischen operativer Arbeit (Stellen besetzen) und Projektarbeit (SuccessFactors), sodass die Änderungen in einem dynamischem Umfeld erfolgen. Durch die Aufbauphase der Autobahn GmbH, den herausfordernden Arbeitnehmermarkt sowie die nicht vollbesetzten Teams im Recruiting, waren und sind die Mitarbeitenden der Personalgewinnung so stark in den operativen Aufgaben (Stellen besetzen) gebunden, dass diverse Aufgaben an den externen Dienstleister delegiert werden mussten (insbesondere Softwareschulungen, bei der Spezifikation, Abstimmung und Dokumentation fachlicher Anforderungen, Prozessharmonisierung Die Implementierung aller geschuldeten Softwarekomponenten soll nun schnellstmöglich, spätestens aber bis zum Ablauf des 31.12.2024 erfolgen. Das Ziel ist weiterhin die Implementierung der SAP SuccessFactors Module in die bestehende Systemlandschaft der Autobahn GmbH sowie die Begleitung des Produktivbetriebs im Sinne der Weiterentwicklung (Konfiguration und Erweiterung) und Übernahme des Second-Level-Supports für die implementierten Module. Die im Zuge von Los 1 zu erbringenden Leistungen bleiben u. a. die Erstellung eines Feinkonzepts der Implementierung, die Konfiguration und Erweiterung der Module, Anbindung von SAP SuccessFactors an die beteiligten Systeme und die Schulung von Key-User und Administratoren. Des Weiteren existiert die Zuständigkeit für die Datenmigration von Altsystemen nach SAP SuccessFactors und den Rollout aller Module. Nach erfolgreicher Produktivsetzung inklusive Hypercare-Phase ist zudem die implementierte Systemlösung zu übergeben und fortan die Weiterentwicklung der Module und den Second-Level-Support sicherzustellen.

Im Rahmen der Projektarbeit sind vor dem Hintergrund der oben unter VII.1.4) angeführten Umstände zusätzliche Dienstleistungen erforderlich geworden, die am 31.08.2023 beauftragt wurden:

- Der Auftragnehmer wird eine Schnittstelle (Transport von Stellenanforderungen von SAP HCM nach SuccessFactors Recruiting) gemäß der Leistungsbeschreibung implementieren.

- Die Implementierung des Moduls „Recruiting“ hat nunmehr innerhalb von 13 Monaten zu erfolgen. Zudem sind für dieses Modul im Rahmen des begleitenden Testens nunmehr vier Iterationen vorgesehen. Desweiteren wurden die folgenden zusätzlichen Leistungen im Hinblick auf das Modul "Recruiting" erforderlich: a) Implementierung und Support des SAP Quick Apply Feature; b) Erweiterung des Job Profile Builders (Stellenprofilvorlage) um zwei Abschnitte für interne und externe Stellenbeschreibungen; c) Anbindung der Jobboards für Agentur für Arbeit und Interamt vorbehaltlich der Bereitstellung der Schnittstelle der SAP SE; d) Implementierung und Support der E-Mail-Kampagnenfunktion im Recruiting Marketing (RMK); e)Implementierung und Support eines weiteren Recruiting-Prozesses für Nachwuchskräfte.

- Im Hinblick auf das Modul "Learning" wurden zudem die folgenden Leistungen erforderlich: Integration von Microsoft Teams an das Modul Learning im Zuge der Ablösung von WebEx als Besprechungsplattform der Autobahn GmbH.

- Die modulübergreifende Feinkonzeption soll nunmehr spätestens bis zum 31.12.2023 erfolgen. Die Themenübersicht zur Feinkonzeption war zudem um die Dokumentation der Anforderungen und Umsetzung der Speicherung und Löschung der SAP zu ergänzen.

- Auch wurde die Beauftragung von SuccessFactors Komponenten Plattform (Employee Profil), Recruiting, Learning erforderlich, sowie ggf. weiterer noch durch den Auftragnehmer zu implementierenden SAP SuccessFactors Komponenten.

- Nach vorheriger Abstimmung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber wird der Auftragnehmer weitere Feinkonzepte im Sinne der Leistungsbeschreibung erstellen.

- Neben den Personengruppen der Administratoren und Key-User wird der Auftragnehmer auch die Schulung der Endanwender in den SAP SuccessFactors Modulen Recruiting und Learning (im Bedarfsfall auch für die Module Succession&Developement, Performance&Goals, People Analytics: Advanced Edition, People Analytics: Planning Edition) durchführen und dabei die Durchführung von Online-Schulungen (Webinare), die Erstellung von zielgruppenspezifischen Klickanleitungen als Onepager im Format „ppt“ oder „pdf“, die Erstellung von Schulungsvideos (aufgezeichnete und bearbeitete Online-Schulungen) als auch e-Learnings übernehmen.

- Zuletzt wird der Auftragnehmer den Auftraggeber nach Fertigstellung des Stellen- und Kompetenzkatalogs bei der Implementierung in den entsprechenden Modulen von SAP SuccessFactors unterstützen.

Die Leistungen sind erfolgskritisch für das Projekt und das operative Geschäft der Auftraggeberin. Die Erforderlichkeit folgt aus dem erheblichen Mehraufwand der Prozessharmonisierung und Umsetzung von autobahnspezifischen Funktionen zur Zielerreichung. Der Zeitaufwand/-verlust durch ein neues Vergabeverfahren würde eine erhebliche Verzögerung von mindestens 6 Monaten der Go-live-Termine bedeuten und die Nutzbarkeit der Module beeinträchtigen. Die notwendige Einarbeitung inkl. Onboarding eines neuen Dienstleisters würde zu weiteren Verzögerungen und erheblichen Mehrkosten führen. Ferner sind Spezialkenntnisse der autobahnspezifischen Integration an die Bestandssysteme nicht ohne deutlichen Zeit- und Budgetaufwand zu erlangen. Die zeitnahe Verfügbarkeit der SuccessFactors Personalplattform noch im 3. Quartal 2023 ist ein wesentlicher Faktor für die dringend nötige Besetzung der vielen offenen Stellen und angestrebten Prozessoptimierungen beim Recruiting- und Weiterbildungsprozess.