5.1.1.
Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 72268000 Bereitstellung von Software
5.1.2.
Erfüllungsort
Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Berlin
5.1.3.
Geschätzte Dauer
Andere Laufzeit: Unbegrenzt
5.1.6.
Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7.
Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9.
Eignungskriterien
Quellen der Eignungskriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Spezifischer Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gefordert sind der Gesamt-Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 bis 2024) sowie Umsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten drei Geschäftsjahre (2022 bis 2024). Vergleichbare Leistungen sind Leistungen der Einführung von Workforce Management Softwarelösungen. Nachzuweisen ist ein durchschnittlicher Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von mindestens 3,5 Mio. EUR netto in den letzten drei Geschäftsjahren (2022 bis 2024).
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Gefordert sind drei Unternehmensreferenzen über abgeschlossene vergleichbare Aufträge in Form einer Liste mit folgenden Angaben im Zeitraum ab 06/2022: - Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Kontaktdaten - Beschreibung der erbrachten Leistungen nach Art, Umfang und Schwierigkeit - Auftragswert in EUR (netto) - Leistungszeitraum - Erklärung über die Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer, Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft Vergleichbare Leistungen sind Leistungen der Einführung (komplette Neueinführung) von Workforce Management Cloud-Softwarelösungen. Mindestens drei Referenzen müssen jeweils die folgenden Merkmale vollständig erfüllen: - Mindestens eine Referenz bei einem Universitätsklinikum oder einem Krankenhaus der Maximalversorgung mit > 9.000 Mitarbeitenden; - Mindestens zwei weitere Referenzen bei Organisationen aus dem Gesundheitswesen. - Eine Referenz gilt als abgeschlossen, wenn die Leistung abgenommen bzw. das Go-Live abgeschlossen ist.
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Eignungskriteriums: Die Lösung wird in der Cloud bereitgestellt, der Anbieter verfügt über die notwendige Zertifizierung nach ISO 27001 und erfüllt die C5-Standards (oder vergleichbare Standards) für die Bereitstellung, Konfiguration und den Betrieb von Cloud Services für Workforce Management Lösungen. Zusicherung oder Nachweise werden erbracht.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bestätigung der Verwendung eines EVB-IT Cloudvertrags inklusive Service Level Agreement (SLA). Der Vertragsentwurf wird in der Angebotsphase mitgegeben.
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bestätigung des Vorhandenseins ausreichende personelle Ressourcen und Verfügbarkeit zur Projektumsetzung mit der Charité nach dem definierten Zeitplan mit geplantem Start des Projekts im ersten Quartal 2026 und einer Laufzeit von zwei Jahren.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bestätigung der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundes- und Landesdatenschutzgesetzes, des Landeskrankenhausgesetz sowie Akzeptanz des Charité AV-Vertrages.
Kriterium: Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
Beschreibung des Eignungskriteriums: Bestätigung, dass sichergestellt wird, dass für die Durchführung der Projekttätigkeiten ausschließlich deutschsprachige Mitarbeiter eingesetzt werden. Die eingesetzten Mitarbeiter müssen dabei die Anforderungen gemäß C3 erfüllen oder Muttersprachler sein.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: - Referenzgeber ist ein Krankenhaus mit Hauptnutzungssprache Deutsch: 10 Punkte bei > 1.000 Mitarbeitenden, 30 Punkte bei > 3.000 Mitarbeitenden - Referenzgeber ist ein Universitätsklinikum mit Hauptnutzungssprache Deutsch: 30 Punkte Je Unterkriterium werden max. 5 Referenzen über vergleichbare Leistungen bewertet. Reicht der Bieter mehr als fünf Referenzen für ein Kriterium ein, hat er kenntlich zu machen, in welcher Reihenfolge die AG diese bewerten soll. Einzelne Referenzen können für mehrere der Kriterien eingereicht und berücksichtigt werden. Die AG bewertet bei den Kriterien „Krankenhaus“ und „Universitätsklinikum“ nur Referenzen, welche die nachfolgende Mindestanforderung erfüllen: - Ab dem Zeitraum 06/2022 abgeschlossene Projekte: Referenzen gelten nur dann als abgeschlossen, wenn die Leistung abgenommen bzw. das Go-Live abgeschlossen ist. - Vergleichbare Leistungen sind Leistungen der Einführung (komplette Neueinführung) von Workforce Management Cloud-Softwarelösungen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 62,49
Kriterium: Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: Der durchschnittliche Jahresumsatz im Bereich Software für Zeitwirtschaft und Dienstplanung im deutschsprachigen Raum wird wie folgt bewertet: In den letzten 3 Geschäftsjahren (2022 bis 2024): - Ab durchschnittlich 80 Mio. EUR netto Jahresumsatz = 20 Punkte - Ab durchschnittlich 60 Mio. EUR netto Jahresumsatz = 15 Punkte - Ab durchschnittlich 40 Mio. EUR netto Jahresumsatz = 10 Punkte - Bis durchschnittlich 40 Mio. EUR netto Jahresumsatz = 5 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 4,17
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: Gefordert ist die Angabe der jährlichen Anzahl der im Unternehmen Vollzeit beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024) im Bereich: - Forschungs- und Entwicklungsabteilung, besonders hinsichtlich Künstlicher Intelligenz (KI), für den Unternehmensbereich Zeitwirtschaft und Dienstplanung Als Mitarbeitende zählen alle sozialversicherungspflichtige Beschäftigten. In den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024): - Ab durchschnittlich 150 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 10 Punkte - Ab durchschnittlich 100 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 5 Punkte - Ab durchschnittlich 50 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 3 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 2,08
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: Es ist nachzuweisen (Zusicherung oder Nachweise) werden erbracht, dass das Unternehmen folgende aktuelle Zertifizierungen besitzt: - Zertifizierungen im Qualitätsmanagement (z. B. ISO 9001) = 10 Punkte - Zertifizierungen bzw. Erfüllung von Standards in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit (z. B. ISO-Norm 9241) und Barrierefreiheit (z. B. Standards der EU-Richtlinie zur Barrierefreiheit, European Accessibility Act, umgesetzt durch das deutsche Barrierefreiheitsstärkungsgesetz) = 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 4,17
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: Gefordert ist die Angabe der jährlichen Anzahl der im Unternehmen Vollzeit beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024) im Bereich: - Consulting für Zeitwirtschafts- und Dienstplanungssoftware Als Mitarbeitende zählen alle sozialversicherungspflichtige Beschäftigten. In den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024): - Ab durchschnittlich 25 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 50 Punkte - Ab durchschnittlich 15 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 30 Punkte - Ab durchschnittlich 5 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 10,42
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: Anzahl Mitarbeiter in Deutschland, welche für die Change-Begleitung im Projekt mit der Charité zur Verfügung stehen: 5 Punkte pro Person. Berücksichtigt werden max. 6 Personen.
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 6,25
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: Gefordert ist die Angabe der jährlichen Anzahl der im Unternehmen Vollzeit beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024) im Bereich: - Service und Support für Zeitwirtschafts- und Dienstplanungs-software, die zum 2nd- und 3rd-Level-Support des Auftragnehmers gehören. Als Mitarbeitende zählen alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten. In den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024): - Ab durchschnittlich 10 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 30 Punkte - Ab durchschnittlich 5 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 15 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 6,25
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Eignungskriteriums: Dieses Eignungskriterium wird zur Auswahl herangezogen, wenn mehr als drei vollständige Teilnahmeanträge von geeigneten Bietern vorliegen. Es wird anhand der folgenden Kriterien bewertet: Gefordert ist die Angabe der jährlichen Anzahl der im Unternehmen Vollzeit beschäftigten Mitarbeitenden in den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024) im Bereich: - Service und Support für Zeitwirtschafts- und Dienstplanungs-software, die zum 2nd- und 3rd-Level-Support des Auftragnehmers gehören. Als Mitarbeitende zählen alle sozialversicherungspflichtig Beschäftigten. In den letzten 3 Jahren (2022 bis 2024): - Ab durchschnittlich 10 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 20 Punkte - Ab durchschnittlich 5 vollzeitbeschäftigte Mitarbeitende im o.g. Bereich = 10 Punkte
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen
Gewichtung (Prozentanteil, genau): 4,17
Informationen über die zweite Phase eines zweiphasigen Verfahrens:
Mindestzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber: 3
Das Verfahren wird in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchgeführt. In jeder Phase können einige Teilnehmer ausgeschlossen werden
5.1.10.
Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Niedrigster Preis
Beschreibung: Niedrigster Preis
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 30
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: KANN-Anforderungen
Beschreibung: Punkte aus Anforderungskatalog
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Implementierungskonzept
Beschreibung: Implementierungskonzept
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 20
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Use Case Präsentation
Beschreibung: Use Case Präsentation
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Teststellung
Beschreibung: Teststellung
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl: 15
5.1.11.
Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 26/08/2025 11:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
5.1.12.
Bedingungen für die Auftragsvergabe
Verfahrensbedingungen:
Voraussichtliches Datum der Absendung der Aufforderungen zur Angebotseinreichung: 18/09/2025
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge: 05/09/2025 10:00:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Gemäß der gesetzlichen Bedingungen können Unterlagen nachgefordert werden.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15.
Techniken
Rahmenvereinbarung:
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
5.1.16.
Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Schlichtungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin
Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 GWB). Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB). Die o.a. Fristengelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekannt-machung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Charité - Universitätsmedizin Berlin
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Vergabekammer des Landes Berlin