159/2026

1.1.

Beschaffer

Offizielle Bezeichnung: Gmina Miejska Kraków - Urząd Miasta Krakowa

Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft

Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung

2.1.

Verfahren

Titel: Dostawa i wdrożenie oraz świadczenie usługi udostępniania i atik dla licencjonowanego oprogramowania ODPN (Obsługa Dotacji dla Placówek Niepublicznych)

Beschreibung: Dostawa i wdrożenie oraz świadczenie usługi udostępniania i atik dla licencjonowanego oprogramowania ODPN (Obsługa Dotacji dla Placówek Niepublicznych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera zawarta umowa wraz z załącznikami.

Kennung des Verfahrens: 16061a3a-5a9d-4ae5-919c-d8eb2fb20382

Vorherige Bekanntmachung: 517677-2026

Interne Kennung: OR-10.271.70.2026

Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket

2.1.2.

Erfüllungsort

Postanschrift: pl. Wszystkich Świętych 3-4

Stadt: Kraków

Postleitzahl: 31-004

Land, Gliederung (NUTS): Miasto Kraków (PL213)

Land: Polen

2.1.3.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 284 552,85 PLN

2.1.4.

Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen: Zamówienie może być realizowane wyłącznie przez jednego dostawcę na podstawie: 1) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze z uwagi na to, że na rynku nie istnieje rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia - art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793.), Poniżej skrócone uzasadnienie zastosowania trybu z wolnej ręki: 1) Unikalne rozwiązania techniczne: Przedmiotem zamówienia jest zatem system informatyczny służący do pełnej obsługi zarówno procesu rejestrowania jak i dotowania szkół i placówek prowadzonych przez osoby fizyczne i inne niż jednostki samorządu terytorialnego osoby prawne, który pozwoli zintegrować obydwa ww. zadania w sposób umożliwiający obsługę tych zadań w ramach jednego systemu informatycznego. W wyniku badania dostępnych na rynku narzędzi informatycznych stwierdzono, iż wyłącznie aplikacja ODPN dostarczana przez firmę Krakfin s.c. posiada następujące (konieczne z punktu widzenia Zamawiającego) rozwiązania związane z prowadzeniem pełnego rejestru szkół niesamorządowych, skorelowany z procesem udzielania dotacji pozwalającym na maksymalne zindywidualizowanie procesu: a) posiadanie rozbudowanego mechanizmu kontroli prawidłowości wprowadzanych przez szkoły danych oparty o mechanizmy kontroli przypisywanych cech i parametrów, b)posiadanie rozbudowanego system blokowania wielokrotnego finansowania tego samego ucznia, c) moduł weryfikacji danych wynikających z orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego, d) kompleksowa kontrola warunku udzielania dotacji w niepublicznych szkołach dla dorosłych, e) pełna kontrola pracownika organu dotującego nad wprowadzonymi przez szkoły i placówki danymi w postaci modyfikacji danych, korekt naliczonych dotacji oraz blokad dzieci i uczniów dla dorosłych wynikających z prowadzonych spraw i posiadanych dokumentacji, f) pełne dostosowanie do aplikacji do uregulowań lokalnych w postaci uchwały organu stanowiącego Gminy w sprawie trybu udzielania, rozliczania i prowadzenia kontroli dotacji dla szkół i placówek nie samorządowych. 2) Nieprzewidziane okoliczności, których organ nie był w stanie przewidzieć i które wymagają natychmiastowego wykonania zamówienia: Z uwagi na roczny charakter dotacji i konieczność poprawy oraz ustabilizowania obecnego procesu udzielania dotacji niezbędna jest pilna migracja danych historycznych. Zamawiający w wyniku zmiany wieloletniego oprogramowania firmy Krakfin s.c. o nazwie ODPN, na narzędzie, które wymaga od użytkowników znacznie szerszej wiedzy i dokładności we wprowadzaniu danych, a także gruntownej znajomości mechanizmów naliczania dotacji stwierdził przypadki błędnie wprowadzonych danych. Ponadto duża liczba klientów zgłasza swoje zastrzeżenia i wątpliwości oraz liczne problemy w procesie przekazywania danych oraz transparentności naliczonych stawek dotacji. Zamawiający staje obecnie przed koniecznością zapewnienia prawidłowego naliczenia dotacji w kolejnych miesiącach 2026 r. W związku z powyższym brak jest realnej alternatywy dla wyboru aplikacji ODPN, która była źródłem posiadanej bazy i będzie w stanie w takim czasie dokonać pełnej i sprawdzonej migracji danych historycznych i w oparciu o te dane pozwolić na weryfikację i naprawę procesu. Zamawiający na etapie zmiany systemu w grudniu 2025 r. nie był w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności wynikających ze zmiany oprogramowania do rejestrowania i naliczania dotacji. Błędy dotyczące procesu naliczania dotacji uwidoczniły się dopiero na etapie wdrożenia produkcyjnego aplikacji, a zatem brak było możliwości przewidzenia ich zaistnienia oraz konsekwencji. Obecnie toczące się postępowania wymagają natychmiastowego przekazania danych historycznych oraz zakupienia systemu spełniającego wymagania Zamawiającego. Z uwagi na ograniczenia techniczne Ogłoszenia pełna treść uzasadnienia trybu znajduje się w Załączniku nr 1 do Ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy.

Rechtsgrundlage:

Richtlinie 2014/24/EU

art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793.)

5.1.

Los: LOT-0001

Titel: Dostawa i wdrożenie oraz świadczenie usługi udostępniania i atik dla licencjonowanego oprogramowania ODPN (Obsługa Dotacji dla Placówek Niepublicznych)

Beschreibung: Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie oraz świadczenie usługi udostępniania i atik dla licencjonowanego oprogramowania ODPN (Obsługa Dotacji dla Placówek Niepublicznych). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera zawarta umowa wraz z załącznikami.

Interne Kennung: OR-10.271.70.2026

5.1.1.

Zweck

Art des Auftrags: Dienstleistungen

Haupteinstufung (cpv): 72250000 Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

Zusätzliche Einstufung (cpv): 48920000 Büroautomatisierungssoftwarepaket

5.1.2.

Erfüllungsort

Stadt: Kraków

Postleitzahl: 31-004

Land, Gliederung (NUTS): Miasto Kraków (PL213)

Land: Polen

5.1.3.

Geschätzte Dauer

Datum des Beginns: 20/08/2026

Enddatum der Laufzeit: 31/12/2029

5.1.5.

Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt.: 1 284 552,85 PLN

5.1.6.

Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja

5.1.10.

Zuschlagskriterien

Kriterium:

Art: Preis

Beschreibung: 100%

Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann: Cena 100%

5.1.15.

Techniken

Rahmenvereinbarung:

Keine Rahmenvereinbarung

Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:

Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16.

Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Schlichtungsstelle: Prokuratoria Generalna

Überprüfungsstelle: Krajowa Izba Odwoławcza

Informationen über die Überprüfungsfristen: 1. Odwołanie przysługuje na: 1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy; 2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy; 3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany. 2. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. 3. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. 4. Odwołanie wnosi się w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a. 5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 6. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 7. Zamawiający przesyła niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia otrzymania, kopię odwołania innym Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeżeli odwołanie dotyczy treści ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, zamieszcza ją również na stronie internetowej, na której jest zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu lub są udostępniane dokumenty zamówienia, wzywając Wykonawców do przystąpienia do postępowania odwoławczego. 8. Wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania, wskazując stronę, do której przystępuje, i interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje. 9. Zgłoszenie przystąpienia doręcza się Prezesowi Izby, a jego kopię przesyła się Zamawiającemu oraz Wykonawcy wnoszącemu odwołanie. Do zgłoszenia przystąpienia dołącza się dowód przesłania kopii zgłoszenia przystąpienia Zamawiającemu oraz Wykonawcy wnoszącemu odwołanie. 10. Wykonawcy, którzy przystąpili do postępowania odwoławczego, stają się uczestnikami postępowania odwoławczego, jeżeli mają interes w tym, aby odwołanie zostało rozstrzygnięte na korzyść jednej ze stron. 11. Czynności uczestnika postępowania odwoławczego nie mogą pozostawać w sprzeczności z czynnościami i oświadczeniami strony, do której przystąpił, z wyjątkiem przypadku zgłoszenia sprzeciwu, o którym mowa w art. 523 ust. 1 ustawy, przez uczestnika, który przystąpił do postępowania po stronie Zamawiającego.

Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Krajowa Izba Odwoławcza

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge: 1 284 552,85 PLN

Direktvergabe:

Begründung der Direktvergabe: Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist

Sonstige Begründung: Uzasadnienie trybu zamieszczone w podpunkcie 2.1.4 Informacje ogólne.

6.1.

Ergebnis, Los-– Kennung: LOT-0001

Status der Preisträgerauswahl: Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2.

Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner:

Offizielle Bezeichnung: Krakfin s.c.

Angebot:

Kennung des Angebots: Krakfin S.C. Jan Filas, Barbara Cieślik, Marek Sujdak

Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001

Wert des Angebots: 1 284 552,85 PLN

Vergabe von Unteraufträgen: Nein

Informationen zum Auftrag:

Kennung des Auftrags: W/I/2688/EK/19/2026

Datum der Auswahl des Gewinners: 11/08/2026

Datum des Vertragsabschlusses: 13/08/2026

6.1.4.

Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge:

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote auf elektronischem Wege eingereicht

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von kleinen Unternehmen

Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge: 1

Art der eingegangenen Einreichungen: Angebote von Kleinstunternehmen